Hur man hanterar förutbetalda intäkter för korrekt finansiell rapportering
Någonsin registrerat dig för en tjänst som Netflix eller en tidning och betalat innan du fått något? Det är här förutbetalda intäkter spelar in. Det är en situation där ett företag får betalt innan de levererar en produkt eller tjänst. Så, varför är detta viktigt? Här är en komplett guide för att svara på det.
Vad är egentligen förutbetalda intäkter?
Förutbetalda intäkter, även kända som icke-intjänade intäkter, är pengarna ett företag får i förskott men ännu inte har tjänat eftersom de fortfarande är skyldiga kunder något. Exempelvis betalar du Netflix nu, men de är skyldiga dig tjänsten för nästa månad eller år.
Anledningen till att förutbetalda intäkter är viktiga är att de hindrar företag från att överskatta sina intäkter. Genom att vänta med att erkänna intäkter tills de faktiskt har levererat det som lovats, säkerställer företag att deras finansiella rapporter är korrekta. Detta är superviktigt för personer som investerare, revisorer och banker för att se till att de förstår företagets verkliga ekonomiska hälsa. Kort sagt hjälper förutbetalda intäkter företag att vara ärliga om vad de är skyldiga och vad de har tjänat.
Förståelse av förutbetalda intäkter
Enkelt uttryckt, förutbetalda intäkter är pengar ett företag får i förväg för tjänster eller varor det ännu inte har levererat. Det är som ett löfte. Företaget lovar att leverera, men kunden har redan överlämnat kontanterna. Förrän det löftet är uppfyllt märks pengarna som förutbetalda intäkter på företagets böcker.
Varför är det en skuld?
Tänk på det så här: när ett företag får betalt i förväg är det nästan som ett lån. De har kundens pengar, men de måste fortfarande ge något i gengäld. Denna skyldighet gör förutbetalda intäkter till en skuld i balansräkningen. Företaget är skyldig kunden och kan därför inte räkna pengarna som tjänade ännu.
Registrera kontanter innan leverans av tjänster
Så, när en kund betalar för en tjänst eller produkt i förväg, kan företaget inte bara fira och kalla det vinst. Istället registreras betalningen som förutbetalda intäkter. Företaget har kontanterna, men de har ännu inte tjänat dem för att tjänsten inte har tillhandahållits eller produkten har inte levererats. Det är först när företaget fullbordar jobbet som det kan flytta det beloppet från förutbetalda intäkter till verkliga, intjänade intäkter.
Förutbetalda intäkter vs. upplupna intäkter
Detta kanske låter lite förvirrande, men här är skillnaden: Förutbetalda intäkter inträffar när kunden betalar först, men tjänsten eller produkten ännu inte har levererats. Å andra sidan är upplupna intäkter motsatsen—det inträffar när ett företag har levererat en tjänst men ännu inte fått betalt. Så, förutbetalda intäkter är förskottsbetalningar, medan upplupna intäkter är betalningar som fortfarande är skyldiga.
Varför är förutbetalda intäkter en skuld i balansräkningen?
Det kan kännas konstigt att pengar i banken betraktas som en skuld, men här är varför. Förutbetalda intäkter representerar pengar som ett företag har mottagit, men det har ännu inte tjänat dem. Så tekniskt sett är det inte riktigt företagets pengar ännu—det tillhör kunden tills företaget levererar det som lovades.
Inkomstredovisningsprincipen
Det finns en viktig bokföringsregel som kallas inkomstredovisningsprincipen, som i princip säger att företag endast bör räkna pengar som intäkter när de har tjänat dem. Om en kund betalar i förväg för en tjänst kan företaget inte räkna det som intäkter förrän de faktiskt levererar tjänsten eller produkten. Tills dess är det som ett löfte som väntar på att bli uppfyllt.
Den icke-intjänade skyldigheten till kunden
Förutbetalda intäkter handlar om företagets skyldighet gentemot sina kunder. Pengarna sitter i företagets bankkonto, men de är ännu inte intjänade. Företaget är fortfarande skyldigt att leverera det som lovades, oavsett om det är en produkt, tjänst eller prenumeration. Tills det händer är betalningen en skuld eftersom företaget är skyldigt kunden antingen tjänsten eller en återbetalning om det inte fungerar.
Nyckel exempel på förutbetalda intäkter som skulder
Programvaruprenumerationer
Ett bra exempel på förutbetalda intäkter kommer från företag som Netflix eller Spotify. De får dina pengar i förväg för månaden eller året, men de är skyldiga dig tjänsten över tid. Varje månad de levererar, minskar de förutbetalda intäkterna och räknar dem som intjänade.
Tidningsprenumerationer
Tidningsförlag är ett annat vanligt exempel. När du betalar för ett års prenumeration i förskott kan företaget inte räkna det som intjänade intäkter direkt. De måste leverera varje nummer. Så, tills du har fått alla tidningarna, räknar de den betalningen som förutbetalda intäkter.
Långtidskontrakt
Inom byggbranschen eller andra företag med långtidskontrakt är förutbetalda intäkter en vanlig syn. Låt oss säga att ett byggföretag får en deposition för ett projekt. De kan inte räkna den depositionen som intäkter förrän de startar och avslutar delar av projektet. Tills dess är det en skuld eftersom de är skyldiga kunden det arbete som har betalats för i förväg.
Processen att bokföra förutbetalda intäkter
När ett företag får betalning innan leverans av varor eller tjänster behöver de följa specifika steg för att registrera den transaktionen korrekt. Här är en enkel genomgång:
Registrera den ursprungliga transaktionen
När en kund betalar i förväg, erkänner inte företaget den summan som inkomst direkt. Istället registrerar det betalningen som förutbetalda intäkter under skulder i balansräkningen. Detta visar att företaget är skyldig kunden något—vare sig det är en tjänst, produkt eller återbetalning om det behövs.
Justera skulden över tid
När företaget börjar leverera de utlovade tjänsterna eller varorna måste de minska beloppet för förutbetalda intäkter. Till exempel, om kunden har betalat för en 12-månaders programvaruprenumeration, kommer företaget varje månad att minska de förutbetalda intäkterna med en tolftedel eftersom tjänsten levereras.
Tidpunkten för inkomstredovisning
Tidpunkten är avgörande när det gäller att erkänna förutbetalda intäkter. Företag kan endast erkänna intäkter när tjänsten eller produkten tillhandahålls till kunden. Till exempel, om en kund betalar i förväg för ett års online tjänster, kan företaget inte erkänna hela summan som inkomst förrän det har levererat alla 12 månader av tjänsten.
Hur olika branscher hanterar inkomstredovisning
Olika branscher hanterar förutbetalda intäkter på olika sätt beroende på arten av deras verksamhet. Till exempel sprider SaaS-företagen erkännandet av intäkter över prenumerationens livslängd. Byggföretag, som arbetar med långsiktiga kontrakt, kan erkänna intäkter när delar av projektet är slutfört. Varje bransch har unika tidskrav och utmaningar för när de ska erkänna de intäkter de tekniskt har mottagit.
Journalanteckningar för förutbetalda intäkter
Registrera icke-intjänade intäkter
När ett företag mottar en betalning i förskott registreras det som icke-intjänade intäkter. Här är hur det kan se ut i en journalanteckning:
- Debet: Kontanter (ökad med mottaget belopp)
- Kredit: Förutbetalda intäkter (ökad med samma belopp)
Vid denna tidpunkt erkänner företaget att det är skyldigt kunden en tjänst eller produkt.
Justera anteckningar allteftersom tjänster levereras
Eftersom företaget uppfyller sina åtaganden måste justeringar göras för att återspegla de intjänade intäkterna. För varje period då tjänster levereras kan journalanteckningen se ut så här:
- Debet: Förutbetalda intäkter (minskat eftersom tjänster levereras)
- Kredit: Intäkter (ökad eftersom tjänster levereras)
Denna process fortsätter tills saldot för förutbetalda intäkter når noll, vilket innebär att alla skyldigheter har uppfyllts och alla intäkter har tjänats.
Påverkan av förutbetalda intäkter på finansiella rapporter
Effekt på resultaträkningen
Förutbetalda intäkter påverkar direkt ett företags resultaträkning eftersom det fördröjer erkännandet av intäkter. Detta innebär att även om ett företag har mottagit kontanter kan det inte rapportera det som inkomst förrän tjänsten eller produkten levereras. Till exempel, om ett företag får $12,000 i förskott för en årslång tjänst kan endast $1,000 per månad registreras som intäkter i resultaträkningen.
Effekt på balansräkningen
I balansräkningen visas förutbetalda intäkter som en skuld eftersom företaget fortfarande är skyldig kunden den tjänst eller produkt de har betalat för. När företaget levererar på sitt löfte minskar de förutbetalda intäkterna, och intjänade intäkter tar dess plats. Så, förutbetalda intäkter minskar över tid tills de är fullständigt intjänade och försvinner från skulderna.
Effekt på kassaflödet
Även om förutbetalda intäkter inte direkt påverkar kassaflödesanalysen, påverkar det rörelsekassaflödet. Eftersom företaget mottar kontanter i förskott hjälper det företagets likviditet. Men den viktigaste punkten är att dessa kontanter tekniskt sett inte har tjänats ännu, så även om det förbättrar kassaflödet, kan det inte återspeglas som intäkter förrän tjänster har utförts.
Förutbetalda intäkter vs. kortfristiga och långfristiga skulder
Förutbetalda intäkter är unika jämfört med andra skulder eftersom de direkt relaterar till kundbetalningar för framtida åtaganden. Till skillnad från skuld eller leverantörsskulder kommer förutbetalda intäkter från förskottsbetalningar, inte lån eller obetalda fakturor.
Varför förutbetalda intäkter är unika bland skulder
De flesta skulder uppstår genom lån eller skyldigheter som företaget måste betala. Men förutbetalda intäkter kommer från företagets skyldighet att leverera en produkt eller tjänst. Det är pengar företaget redan har men ännu inte har tjänat, vilket får det att sticka ut från andra skulder som lån eller skulder.
Långfristiga vs kortfristiga förutbetalda intäkter
Förutbetalda intäkter kan klassificeras som kortfristiga eller långfristiga, beroende på när företaget förväntar sig att uppfylla sina skyldigheter. Till exempel, en 12-månaders prenumeration är en kortfristig skuld, men om kontraktet sträcker sig över flera år, kan det klassificeras som långfristig förutbetalda intäkter.
Förutbetalda intäkter i olika industrier
Olika industrier hanterar förutbetalda intäkter på olika sätt beroende på deras affärsmodeller. Låt oss ta en titt på några viktiga industrier:
SaaS-företag
Företag som erbjuder programvara som tjänst (SaaS) har ofta kunder som betalar för prenumerationer i förväg. Förutbetalda intäkter erkänns eftersom dessa företag tillhandahåller tjänsten månad för månad. De är skyldiga att hålla reda på hur mycket av prenumerationen som har levererats till dags dato.
Byggande och långsiktiga kontrakt
Byggföretag arbetar ofta under kontrakt som varar i månader eller till och med år. När de får betalningar i förskott eller vid viktiga projektmilstenar registreras dessa pengar som förutbetalda intäkter. När projektet fortskrider, erkänns intäkter proportionellt mot det arbete som färdigställts.
E-handel och detaljhandel
Onlinebutiker tar ibland emot betalningar i förväg för förbeställningar eller varor som kommer att levereras vid ett senare tillfälle. Tills produkten levereras betraktas betalningen som förutbetalda intäkter.
Gästfrihet och evenemang
Hotell och evenemangsplanerare tar ofta emot depositioner eller förskottsbetalningar långt i förväg innan tjänsten levereras. Dessa betalningar registreras som förutbetalda intäkter tills gästen bor på hotellet eller evenemanget hålls.
Branschspecifika utmaningar i att hantera förutbetalda intäkter
Varje industri står inför sina egna utmaningar när det kommer till förutbetalda intäkter. SaaS-företag hanterar ofta prenumerationscykler, medan byggfirmor hanterar komplexiteten i att erkänna intäkter baserat på arbete som utförs. Både ställs inför likviditetsutmaningar eftersom de måste upprätthålla likviditet trots redovisning av förutbetalda intäkter. Tidpunkten för inkomstredovisning kan också skapa komplexitet i finansiell rapportering.
Bästa metoder för att hantera förutbetalda intäkter
Hantering av förutbetalda intäkter för korrekt finansiell rapportering
Korrekt rapportering av förutbetalda intäkter är viktig för att företag ska behålla förtroende med investerare, långivare och intressenter. För att säkerställa att förutbetalda intäkter redovisas korrekt bör företag ha tydliga processer på plats.
Regelbunden granskning av förutbetalda intäktsbalanser
En av de viktigaste metoderna är regelbunden granskning av saldon för förutbetalda intäkter. Detta innebär att hålla ett öga på de tjänster eller produkter som har levererats kontra vad som fortfarande är skyldig till kunder. Genom att göra detta regelbundet kan företag undvika att överskatta eller underskatta intäkter och hålla sina finansiella rapporter korrekta.
Efterlevnad av inkomstredovisningsstandarder
Efterlevnad av inkomstredovisningsstandarder som IFRS och GAAP är en annan viktig aspekt av att hantera förutbetalda intäkter. Dessa standarder fastställer regler för hur och när intäkter ska erkännas, vilket säkerställer att företag inte får räkna pengar de ännu inte har tjänat.
Kommunicera förutbetalda intäkter till intressenter
Investerare och långivare bryr sig om förutbetalda intäkter eftersom det visar företagets framtida skyldigheter och potentiella inkomster. Genom att tydligt kommunicera förutbetalda intäktsbalanser till intressenter ger företag en tydligare bild av deras finansiella hälsa. Investerare, till exempel, vill veta hur mycket intäkter ett företag förväntar sig att tjäna i framtiden baserat på dess nuvarande åtaganden.
Förutbetalda intäkter och efterlevnad av IFRS och GAAP
Två stora bokföringsstandarder styr hur företag hanterar förutbetalda intäkter: International Financial Reporting Standards (IFRS) och Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Dessa regler hjälper till att säkerställa att finansiella rapporter är korrekta och konsekventa över industrier och regioner.
Viktiga skillnader och likheter mellan IFRS 15 och ASC 606
IFRS 15 och ASC 606 är två ramverk som styr hur förutbetalda intäkter erkänns. Båda syftar till att ge tydliga riktlinjer för inkomstredovisning, men det finns små skillnader i hur de närmar sig vissa transaktioner. Båda standarderna kräver att företag erkänner intäkter när prestationsskyldigheter är uppfyllda, men IFRS 15 används internationellt, medan ASC 606 huvudsakligen tillämpas i USA.
Säkerställande av efterlevnad av inkomstredovisningsprinciper
För att följa både IFRS och GAAP-standarder måste företag se till att de följer de korrekta procedurerna för när och hur intäkter ska erkännas. Att säkerställa efterlevnad hjälper företag att undvika straff, ger transparens för intressenter och säkerställer att finansiella rapporter återspeglar företagets verkliga tillstånd. Detta inkluderar att spåra när tjänster tillhandahålls och justera saldot för förutbetalda intäkter därefter.
Vanliga misstag att undvika när man hanterar förutbetalda intäkter
Trots dess betydelse kan förutbetalda intäkter vara knepiga att hantera, och många företag gör vanliga misstag som kan påverka deras finansiella rapportering.
Överskattning av intäkter innan tjänster levereras
Ett vanligt fel är att överskatta intäkter innan den faktiska produkten eller tjänsten levereras. När företag för tidigt räknar förutbetalda intäkter som inkomst ger de en falsk intryck av sin finansiella hälsa. Detta kan leda till uppblåsta vinster och vilseleda investerare och intressenter.
Felklassificering mellan kortfristiga och långfristiga skulder
Ett annat misstag är felklassificering av förutbetalda intäkter mellan kortfristiga och långfristiga skulder. Kortfristiga förutbetalda intäkter hänvisar till åtaganden som kommer att uppfyllas inom ett år, medan långfristiga förutbetalda intäkter innebär åtaganden som sträcker sig över 12 månader. Felklassificering av dessa belopp kan förvirra finansiella rapporter och göra det svårt att bedöma företagets framtida åtaganden.
FAQ
Vilken är journalbokföringen för förutbetalda intäkter?
När ett företag mottar pengar i förskott är journalanteckningen: Debet kassa (för det mottagna beloppet) och Kredit förutbetalda intäkter (för att visa åtagandet). När tjänster eller produkter levereras, flyttas de förutbetalda intäkterna till intjänade intäkter.
Vad är skillnaden mellan upplupna och förutbetalda intäkter?
Upplupna intäkter är när ett företag har levererat en tjänst men ännu inte fått betalt, medan förutbetalda intäkter är när ett företag får betalt i förskott men ännu inte har levererat tjänsten eller produkten.
Är förutbetalda intäkter en debet eller kredit?
Förutbetalda intäkter registreras som en kredit eftersom det representerar pengar företaget har mottagit men ännu inte har tjänat. Det listas som en skuld tills tjänsten tillhandahålls.
Kan förutbetalda intäkter vara negativa?
Nej, förutbetalda intäkter kan inte vara negativa. Det representerar pengar företaget är skyldigt i tjänster eller produkter, så det kan bara vara noll eller en positiv balans tills den är fullständigt intjänad.
Påverkar förutbetalda intäkter kassaflödet?
Ja, förutbetalda intäkter ökar kassaflödet eftersom företaget får betalt i förväg. Men dessa kontanter anses inte som intäkter förrän tjänsten är utförd, så det visas inte i resultaträkningen förrän senare.
