Förståelse av vad PII är och hur man skyddar det
I en tid av digital transformation och ökad online-närvaro har datasekretess blivit en central fråga, och termen Personligt Identifierbar Information (PII) har dykt upp som en viktig komponent i datasäkerhet. Även om allmänheten kan höra om PII i nyhetsrapporter om dataintrång, är det få som verkligen förstår vad det innebär, vad som omfattas och varför skyddet är så viktigt.
Denna artikel kommer att ge en omfattande översikt över PII, dess olika typer, skillnaderna mellan PII och andra former av personlig data, samt bästa praxis för att skydda denna känsliga information. Dessutom kommer vi att utforska det juridiska landskapet kring PII och de konsekvenser företag och individer står inför vid dataintrång.
Vad är PII?
I grunden avser personligt identifierbar information (PII) data som kan användas för att identifiera en individ. Oavsett om det är direkt eller indirekt, om informationen ger detaljer som skiljer en person från andra, anses det vara PII. Detta inkluderar mer tydliga exempel som fullständiga namn, personnummer och e-postadresser, samt indirekt data som IP-adresser, platsdata och cookies för att spåra online-aktivitet.
Omfattningen av vad som kvalificerar som PII kan variera beroende på jurisdiktion och regelverk, men kärnan förblir konsekvent: om data kan peka ut en specifik individ, kräver det skydd.
Typer av PII
PII kan i stort sett klassificeras i två kategorier: känslig och ej känslig information. Varje typ kräver olika nivåer av skydd och behandlas olika under olika dataskyddslagar.
Känslig PII
Känslig PII inkluderar information som, om den exponeras, kan orsaka betydande skada för en individ. Denna kategori omfattar vanligtvis:
- Personnummer
- Passnummer
- Finansiella kontonummer (bank eller kreditkort)
- Biometrisk data (som fingeravtryck eller ansiktsigenkänningsdata)
- Medicinsk eller genetisk information
Känslig PII kräver mer skydd på grund av den potentiella skada den kan orsaka vid missbruk. Till exempel kan ett stulet personnummer leda till identitetsstöld, ekonomiskt bedrägeri eller obehörig tillgång till viktiga resurser.
Ej känslig PII
Å andra sidan innefattar ej känslig PII information som är mindre sannolikt att orsaka skada men som fortfarande kräver skydd när det kombineras med annan data. Exempel på ej känslig PII är:
- Fullständiga namn
- E-postadresser
- Telefonnummer
- Fysiska adresser
- Födelsedatum
Även om ej känslig PII inte utgör omedelbara risker på egen hand, kan den fortfarande missbrukas, särskilt när den kombineras med annan data, för att skapa profiler av individer. Till exempel, att kombinera en e-postadress med platsdata kan ge insikter i en persons privatliv.
PII vs personlig data
Medan PII är en bekant term i många juridiska sammanhang, introducerade General Data Protection Regulation (GDPR) ett bredare koncept: personlig data. De två termerna används ibland omväxlande, men de är distinkta.
Som vi har definierat det är PII begränsat till data som direkt kan identifiera en specifik person. I kontrast omfattar personlig data enligt GDPR en bredare mängd information. GDPR omfattar direkta identifierare som namn och ID-nummer och indirekta identifierare som IP-adresser, cookies och enhets-ID:n. Denna distinktion är viktig eftersom, enligt GDPR, data som kanske inte traditionellt klassificeras som PII i andra regioner fortfarande skyddas.
En annan betydande lag, California Consumer Privacy Act (CCPA), betonar också skyddet av personlig data. Dock är CCPA mer i linje med PII än GDPR genom att definiera personlig information som något som “identifierar, relaterar till, beskriver eller kan kopplas till en individ.” Resultatet är ett varierande juridiskt landskap där företag som verkar internationellt måste överensstämma med olika definitioner av skyddade data.
Vanliga användningar av PII
PII spelar en avgörande roll i många aspekter av personligt och professionellt liv. Det används i stor utsträckning i affärstransaktioner, statliga processer, hälsovård och marknadsföring. Några av de mest vanliga användningarna av PII inkluderar:
Identitetsverifiering
När man registrerar sig för tjänster, oavsett om det är inom hälso- och sjukvård eller bank, bekräftar PII att en individ är den de säger sig vara. Till exempel kräver finansiella institutioner ofta PII som personnummer och identifikationsdokumentation för att följa Know Your Customer (KYC)-föreskrifter.
Kundhantering
Företag använder PII för att spåra kundinteraktioner, preferenser och köp-historik. Återförsäljare och tjänsteleverantörer lagrar ofta data som namn, telefonnummer och e-postadresser för att erbjuda personliga upplevelser.
Målgruppsanpassad marknadsföring
Marknadsförare använder PII för att segmentera sin publik och skapa riktade kampanjer baserat på plats, beteende eller demografiska detaljer. Denna praxis måste dock överensstämma med dataskyddslagar, vilket säkerställer att PII hanteras ansvarsfullt.
Statliga tjänster
Regeringar använder PII för att leverera offentliga tjänster, verifiera berättigande till förmåner och upprätthålla register över medborgarnas aktiviteter.
Även om PII underlättar många viktiga tjänster, kan dess missbruk leda till allvarliga konsekvenser för individer, inklusive identitetsstöld, obehörig tillgång till personliga konton och ekonomiskt bedrägeri.
Bästa praxis för PII-skydd
Det växande hotet från cyberattacker och dataintrång har understrukit behovet av robust PII-skydd. Organisationer som hanterar PII måste anta bra praxis för att minska riskerna och följa dataskyddsregleringar.
Kryptering
Kryptering är ett av de mest effektiva sätten att skydda PII. Genom att konvertera läsbar data till ett oläsligt format säkerställer kryptering att obehöriga individer inte kan komma åt känslig information. Datakryptering ska tillämpas både vid vila (när data lagras) och i transit (när data överförs mellan system). Detta förhindrar avlyssning av PII av illasinnade aktörer under datatransmission.
Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC)
Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) begränsar åtkomst till känslig PII till endast de som behöver det för sina arbetsfunktioner. Genom att begränsa åtkomst kan organisationer minska risken för interna hot och dataläckage. Känslig data ska endast vara tillgänglig för behörig personal som har ett legitimt behov att komma åt den.
Data-anonymisering och pseudonymisering
Anonymisering och pseudonymisering är tekniker som används för att skydda PII genom att ta bort eller maskera identifierbara detaljer. Anonymiserad data kan inte kopplas tillbaka till en individ, medan pseudonymiserad data endast kan återidentifieras om ytterligare information är tillgänglig. Dessa tekniker är avgörande vid delning av data med tredje part eller vid forskning.
Säker datalagring
Säkerställande av säker lagring av PII är avgörande. Organisationer måste lagra PII i krypterade databaser och använda brandväggar och intrångdetekteringssystem för att förhindra obehörig åtkomst. Dessutom bör regelbundna säkerhetsgranskningar genomföras för att identifiera sårbarheter i datalagringssystem och säkerställa att PII alltid är skyddad.
Dataminimering
Principen om dataminimering kräver att organisationer endast samlar in den PII som är nödvändig för ett specifikt ändamål. Genom att begränsa mängden insamlad och lagrad data kan företag minska risken för dataintrång och säkerställa efterlevnad av regleringar som minimerar insamlingen av personlig data.
Regelbundna revisioner och utbildning av anställda
Genomföra regelbundna datarevisioner hjälper organisationer att bedöma sina PII-hanteringsmetoder och identifiera områden för förbättring. Dessa revisioner kan avslöja oskyddad data, föråldrade säkerhetsåtgärder eller oavsiktlig datalagring.
Förutom tekniska lösningar är utbildning av anställda avgörande för PII-skydd. Alla anställda som hanterar PII måste utbildas på bästa praxis för dataskydd, säkerhetspolicyer och konsekvenserna av att hantera känslig information felaktigt.
Företag och affärsrelaterad PII
I ett affärssammanhang samlar företag rutinemässigt in och hanterar ett brett spektrum av affärsrelaterad PII från både anställda och kunder. Till skillnad från personlig PII, som enbart rör privatpersoner, omfattar affärsrelaterad PII information som är nödvändig för affärstransaktioner, regelöverensstämmelse och operativ effektivitet. Detta kan inkludera inte bara anställdas data utan också kundinformation, leverantörsdetaljer och till och med data relaterad till verksamhetspartners.
Anställd PII
Ett stort område för affärsrelaterad PII är data om anställda. Företag behöver samla in känslig PII från anställda för lönebehandling, administration av förmåner och efterlevnad av arbetslagar. Denna data inkluderar ofta:
- Fullständiga namn, adresser och kontaktinformation
- Personnummer eller andra identifikationsnummer
- Bankkontoinformation för direktinsättningar
- Medicinsk information för sjukförsäkringsskydd
- Skatteidentifikationsnummer för skatteändamål
Denna information är väsentlig för ett företags HR-verksamhet men måste skyddas noggrant för att förhindra obehörig åtkomst och potentiella intrång.
Kund PII
Kundrelaterad PII är avgörande för detaljhandel, bank och e-handelsföretag. Företag samlar in kunddata för att verifiera identitet, behandla betalningar och upprätthålla kundrelationer. Den PII som samlas in från kunder inkluderar ofta:
- Kontaktinformation, såsom e-postadresser och telefonnummer
- Betalkortsinformation
- Köphistorik
- Leveransadresser
- Inloggningsuppgifter för konton
Säkert hanterande av denna data är avgörande för att upprätthålla kundernas förtroende och följa regler som GDPR och CCPA. Företag använder också denna data för riktad marknadsföring och personalisering, men all dålig hantering av kund PII kan leda till intrång, kundmissnöje och juridiska påföljder.
Leverantörs- och partner-PII
Förutom anställda och kunder samlar företag också in PII från leverantörer och partner. Denna data är avgörande för att hantera kontrakt, behandla betalningar och säkerställa efterlevnad av juridiska och skattemässiga skyldigheter. Leverantörs- och partner-PII kan inkludera:
- Affärskontaktinformation
- Skatteidentifikationsnummer
- Bankuppgifter för betalningar
- Register över transaktioner och kontrakt
Företag måste hantera denna data ansvarsfullt, särskilt när det involverar finansiella transaktioner eller känsliga kontrakt.
Det juridiska landskapet kring PII
Under det senaste decenniet har regeringar över hela världen infört dataskyddslagar för att skydda PII. Några av de mest anmärkningsvärda reglerna inkluderar:
GDPR
Den allmänna dataskyddsförordningen i Europeiska unionen är en av världens mest omfattande dataskyddslagar. Den kräver skydd av personuppgifter (inklusive PII) och inför stränga påföljder för bristande efterlevnad.
CCPA
California Consumer Privacy Act ger invånare i Kalifornien rättigheter över sin personliga information, inklusive rätten att veta vilken data som samlas in, rätten att begära radering av sin data och rätten att välja bort försäljningen av sin data.
HIPAA
Health Insurance Portability and Accountability Act i USA kräver att vårdgivare och andra enheter skyddar PII samt medkännande data relaterad till hälso- och sjukvårdsjournaler.
Dessa regler kräver att företag säkerställer att PII samlas in, behandlas och lagras säkert. Underlåtenhet att följa dessa lagar kan resultera i allvarliga påföljder, inklusive stora böter, skadat rykte och juridiska åtgärder.
PII-överträdelser och deras konsekvenser
När organisationer misslyckas med att tillräckligt skydda PII kan konsekvenserna vara katastrofala. Dataintrång kan leda till stöld av känslig information, såsom personnummer och finansiella kontouppgifter, som kan användas för identitetsstöld, bedrägerier och andra illasinnade aktiviteter.
För företag går konsekvenserna av ett PII-överträdelser bortom ekonomiska påföljder. Företag som drabbas av dataintrång står ofta inför förlust av kundförtroende, skadat rykte och minskade intäkter. Dessutom kan kostnaderna för att hantera en överträdelse – inklusive advokatkostnader, regleringsböter och genomförandet av mer robusta säkerhetsåtgärder – vara betydande.
Under regler som GDPR kan företag bötfällas med upp till 20 miljoner EUR eller 4 % av deras globala årliga intäkter, beroende på vilket som är högre, för att skydda PII. I USA kan företag som bryter mot CCPA åläggas böter på upp till 7 500 USD per överträdelse.
FAQs
Hur säkerställer företag efterlevnad av PII-regler?
Företag måste utveckla ett robust efterlevnadsramverk för PII, som inkluderar regelbundna datarevisioner, kryptering och strikta åtkomstkontroller. Denna process börjar med att identifiera all insamlad PII, skapa en omfattande PII-policy och implementera säkra hanteringsmetoder. Regler som GDPR och CCPA kräver att företag skyddar känslig PII, är öppna om sina datainsamlingsmetoder och ger individer tillgång till sin data vid förfrågan.
Vilka steg bör företag vidta för att skydda PII under dataöverföringar?
Skydd av PII under dataöverföringar involverar flera viktiga åtgärder: kryptera data, använda säkra överföringsprotokoll som HTTPS och SFTP, och implementera åtkomstkontroller för att begränsa vem som kan överföra data. Verktyg för förhindrande av dataförlust (DLP) och regelbundna revisioner hjälper också till att säkerställa att känslig information förblir säker under överföringen, förhindra obehörig åtkomst och minska risker.
Vad är konsekvenserna av att inte skydda PII?
Företag som inte skyddar PII står inför betydande konsekvenser, inklusive stora böter under regler som GDPR (upp till 20 miljoner euro eller 4% av årliga intäkter) och CCPA (upp till 7 500 dollar per överträdelse). Förutom ekonomiska påföljder kan företag drabbas av skadat rykte, förlust av kundförtroende och potentiella stämningar. Som sett i globala rapporter om dataintrång kan dataintrång ibland kosta miljoner dollar att rätta till.
Vilka typer av PII är mest riskutsatta i företag?
De mest riskutsatta typerna av PII i företag inkluderar personnummer, finansiella kontouppgifter och känslig hälsoinformation. Cyberkriminella riktar ofta in sig på dessa hög-risk-datapunkter på grund av deras potentiella missbruk i identitetsstöld och ekonomiskt bedrägeri. Företag måste vidta extra försiktighetsåtgärder, såsom att kryptera dessa datatyper och begränsa åtkomst till endast nödvändig personal.
Hur länge bör företag behålla PII?
Företag bör följa en dataminimeringsprincip, och behålla PII endast så länge det är nödvändigt för affärsmässiga syften. Organisationer måste upprätta tydliga datahanteringspolicyer, specificera hur länge olika typer av PII kommer att hållas och de säkra metoderna för att avveckla data när det inte längre behövs, såsom att strimla pappershandlingar eller radera digitala filer från enheter.
