Akzeptieren Sie Kreditkarten über das Telefon – ein Leitfaden für sichere Telefonzahlungen
Wie wir Zahlungen abwickeln, hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt, da immer mehr Unternehmen nach flexiblen und effizienten Optionen suchen. Eine zunehmend beliebte Methode ist die Annahme von Kreditkarten über das Telefon. Dieser Ansatz bietet den Kunden Komfort und eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, über physische Ladengeschäfte hinaus zu agieren. Aber wie funktioniert das, und welche Vorteile und Risiken sind damit verbunden? Lassen Sie uns die Details genauer betrachten, um besser zu verstehen, wie Sie Telefonzahlungen in Ihre Geschäftsabläufe integrieren können.
Was sind Telefonzahlungstransaktionen?
Telefonzahlungstransaktionen, auch als Card-Not-Present (CNP)-Transaktionen bekannt, sind Zahlungen, die ohne die physische Anwesenheit einer Kreditkarte verarbeitet werden. Anstatt eine Karte zu ziehen oder einzustecken, nehmen Unternehmen Zahlungsdetails telefonisch entgegen und geben diese manuell in ein sicheres virtuelles Terminal oder Zahlungssystem ein. Diese Methode ist bei Dienstleistern, Arztpraxen, Fernverkaufsteams und sogar Restaurants, die Abholservices anbieten, üblich.
Im Gegensatz zu persönlichen Transaktionen stellen CNP-Zahlungen einzigartige Herausforderungen dar. Das Betrugsrisiko ist höher und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften wird entscheidend. Dennoch machen sie ihre Bequemlichkeit für viele Unternehmen zu einer wertvollen Option.
Vorteile der Annahme von Kreditkarten über das Telefon
Die Annahme von Kreditkartenzahlungen über das Telefon bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile erkunden.
Bequemlichkeit
Telefonzahlungen erleichtern Transaktionen sowohl für Unternehmen als auch für Kunden. Kunden können von überall aus Zahlungen vornehmen, wodurch der Bedarf entfällt, einen physischen Standort aufzusuchen. Dies ist besonders vorteilhaft für dienstleistungsbasierte Branchen, in denen Kunden möglicherweise nicht am Verkaufsort anwesend sein müssen. Bequemlichkeit führt oft zu einem positiveren Kundenerlebnis, was sich in wiederkehrendem Geschäft niederschlagen kann.
Schnellerer Cashflow
Ein großer Vorteil von Telefonzahlungen ist die Möglichkeit, Gelder schnell zu erhalten. Unternehmen können den Cashflow verbessern und durch die sofortige Verarbeitung von Zahlungen einen stetigen Umsatz aufrechterhalten. Dieser sofortige Zugriff auf Gelder ist für kleine Unternehmen, die auf einen konstanten Einkommensstrom angewiesen sind, um Ausgaben zu verwalten und das Geschäft auszubauen, von entscheidender Bedeutung.
Erweiterte Marktreichweite
Telefonzahlungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Marktreichweite erheblich zu erweitern. Unternehmen sind nicht mehr auf lokale Kunden beschränkt und können Kunden im ganzen Land oder sogar international bedienen. Diese größere Reichweite kann zu höheren Umsätzen und einer erhöhten Markenbekanntheit führen und neue Möglichkeiten eröffnen.
Personalisierter Service
Beim Entgegennehmen von Zahlungen über das Telefon können Unternehmen ein personalisiertes Erlebnis bieten, das bei Online-Transaktionen oft fehlt. Kunden können Fragen stellen, Produkt- oder Dienstleistungsempfehlungen erhalten und mit echten Menschen interagieren. Diese Servicequalität kann stärkere Kundenbeziehungen aufbauen und die Loyalität verbessern.
Herausforderungen bei der Annahme von Kreditkarten über das Telefon
Obwohl es viele Vorteile gibt, ist es wichtig, die Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit Telefonzahlungen anzuerkennen.
Höhere Bearbeitungsgebühren
Card-Not-Present-Transaktionen verursachen in der Regel höhere Bearbeitungsgebühren als persönliche Zahlungen. Das erhöhte Betrugsrisiko veranlasst Zahlungsabwickler, für diese Dienstleistungen mehr zu berechnen. Unternehmen müssen diese Gebühren in ihr Budget und ihre Preisstrategie einbeziehen, um zu vermeiden, dass die Gewinnmargen geschmälert werden.
Betrugsrisiko
Betrug ist ein erhebliches Problem bei der Annahme von Zahlungen über das Telefon. Ohne die Anwesenheit des Karteninhabers ist es schwieriger, die Authentizität der Transaktion zu überprüfen. Betrügerische Transaktionen können zu Rückbuchungen und finanziellen Verlusten führen, weshalb es wichtig ist, strenge Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren.
Datensicherheit
Der Schutz sensibler Karteninhaberdaten hat oberste Priorität. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Daten sicher handhaben, um Verstöße zu vermeiden und Vorschriften einzuhalten. Das Versäumnis, Kundeninformationen zu schützen, kann schwerwiegende Konsequenzen haben, einschließlich rechtlicher Schritte und Schäden am Ruf des Unternehmens.
Potenzial für Fehler
Das manuelle Eingeben von Zahlungsinformationen erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Ein einfacher Fehler, wie das Eingeben der falschen Kartennummer, kann zu fehlgeschlagenen Transaktionen und Unzufriedenheit der Kunden führen. Die Schulung des Personals, Zahlungen genau zu bearbeiten und Informationen doppelt zu überprüfen, kann dazu beitragen, dieses Risiko zu mindern.
Schritte zur sicheren Annahme von Kreditkarten über das Telefon
Ein sicherer Telefonzahlungsprozess ist entscheidend für den Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten.
Einrichten eines Händlerkontos
Bevor Sie Kreditkartenzahlungen über das Telefon akzeptieren können, müssen Sie ein Händlerkonto bei einem zuverlässigen Zahlungsabwickler einrichten. Recherchieren Sie verschiedene Anbieter und wählen Sie einen, der virtuelle Terminaldienste, wettbewerbsfähige Gebühren und robuste Sicherheitsfunktionen bietet. Der Antragsprozess kann Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Finanzhistorie und das geschätzte Transaktionsvolumen erfordern.
Verwendung eines virtuellen Terminals
Ein virtuelles Terminal ist eine webbasierte Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Zahlungen durch manuelle Eingabe von Kundendaten zu verarbeiten. Sobald Sie Ihr Händlerkonto eingerichtet haben, greifen Sie von jedem Computer oder mobilen Gerät auf das virtuelle Terminal zu. Dieses Tool bietet eine sichere Möglichkeit, Telefonzahlungen ohne zusätzliche Hardware abzuwickeln.
Zahlungsdetails sicher erfassen
Wenn Sie Zahlungsinformationen über das Telefon entgegennehmen, erfassen Sie nur die erforderlichen Details. Dazu gehören in der Regel:
- Karteninhabername
- Kreditkartennummer
- Ablaufdatum
- CVV (Card Verification Value)
- Rechnungsadresse
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einem privaten und sicheren Raum befinden, wenn Sie diese Informationen sammeln, um Abhören oder unbefugten Zugriff zu verhindern. Zeichnen Sie niemals sensible Daten schriftlich auf oder speichern Sie sie unsachgemäß.
Zahlung abwickeln
Sobald Sie alle erforderlichen Details haben, geben Sie die Informationen in das virtuelle Terminal ein. Überprüfen Sie die Genauigkeit, bevor Sie die Transaktion abschließen. Die Bearbeitung der Zahlung dauert in der Regel nur wenige Sekunden, und Sie erhalten eine Bestätigung, sobald sie erfolgreich ist.
Quittung senden
Nach der Bearbeitung der Zahlung stellen Sie dem Kunden eine Quittung aus. Dies kann je nach Vorliebe des Kunden per E-Mail oder SMS erfolgen. Das Senden einer Quittung bestätigt die Transaktion und dient beiden Parteien als Nachweis.
Führen Sie genaue Aufzeichnungen
Die Führung detaillierter Aufzeichnungen über alle Transaktionen ist entscheidend für die Buchhaltung und die Lösung potenzieller Streitigkeiten. Führen Sie ein sicheres Protokoll über Zahlungsdaten, Beträge und Kundenkontaktinformationen. Dies hilft Ihnen, den Umsatz zu verfolgen und eventuelle Probleme zu lösen.
Sicherheitsvorkehrungen und rechtliche Anforderungen
Der Schutz von Kundendaten und die Einhaltung von Branchenvorschriften sind entscheidend für die Annahme von Telefonzahlungen. Hier ist, was Sie wissen müssen.
PCI DSS-Konformität
Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) beschreibt die Anforderungen für die sichere Handhabung von Kreditkarteninformationen. Die Einhaltung dieser Standards ist für alle Unternehmen, die Kartenzahlungen abwickeln, obligatorisch. Die Nichteinhaltung von PCI DSS kann zu Geldstrafen und einer erhöhten Anfälligkeit für Datenverstöße führen. Arbeiten Sie mit Ihrem Zahlungsabwickler zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme konform sind, und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Sicherheitspraktiken.
Sichere Kommunikation
Führen Sie Telefontransaktionen immer in einem sicheren und privaten Raum durch. Vermeiden Sie es, Zahlungen in öffentlichen Bereichen oder über unsichere Leitungen zu tätigen, da dies das Risiko einer Datenabfangung erhöht. Verwenden Sie verschlüsselte Kommunikationskanäle, um die Sicherheit zu erhöhen.
Mitarbeiterschulung
Eine ordnungsgemäße Mitarbeiterschulung ist entscheidend, um das Risiko von Fehlern und Sicherheitsverletzungen zu minimieren. Schulen Sie Ihr Personal darin, Zahlungsinformationen sicher zu erfassen und zu handhaben, und betonen Sie die Wichtigkeit, Kartendaten nicht aufzuschreiben oder zu speichern. Regelmäßige Schulungssitzungen können alle über die neuesten Sicherheitsbedrohungen und Best Practices informieren.
Vermeiden Sie die Speicherung sensibler Informationen
Eines der größten Risiken bei Telefonzahlungen ist das Potenzial für Datenaufzeichnungsfehler. Speichern Sie niemals sensible Informationen, wie Kreditkartennummern oder CVV-Codes, in Ihrem System, es sei denn, es ist unbedingt erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen eine Speicherung benötigt, stellen Sie sicher, dass dies sicher und in Übereinstimmung mit PCI DSS erfolgt.
Kostenerwägungen
Die Verwaltung der Kosten für die Annahme von Kreditkarten über das Telefon ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität und Effizienz.
Bearbeitungsgebühren
Card-Not-Present-Transaktionen verursachen oft höhere Bearbeitungsgebühren als persönliche Zahlungen. Diese Gebühren können je nach Zahlungsabwickler, Kartentyp und Transaktionsvolumen variieren. Erwägen Sie, die Raten mit Ihrem Anbieter zu verhandeln oder Optionen zu prüfen, die wettbewerbsfähige Preise bieten.
Gerätekosten
Während ein virtuelles Terminal keine physische Ausrüstung erfordert, können einige Anbieter Gebühren für den Zugang zu ihrer Plattform oder zusätzlichen Sicherheitsfunktionen erheben. Berücksichtigen Sie diese Kosten bei der Bewertung verschiedener Zahlungsabwickler in Ihrem Budget.
Budgetierung für Sicherheitsmaßnahmen
Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselungssoftware und PCI-Konformitätswerkzeuge, sind notwendig, um Kundendaten zu schützen. Diese Kosten können sich summieren, sind jedoch unerlässlich, um Vertrauen zu gewinnen und kostspielige Datenverstöße zu vermeiden.
Hinweis: 70% der Unternehmen haben bei Telefonzahlungen höhere Gebühren als bei persönlichen Transaktionen. Je nach Anbieter können die Bearbeitungsgebühren zwischen 2,5% und 3,5% pro Transaktion liegen. Zusätzlich können Gerätekosten, wie Zugangsgebühren für virtuelle Terminals, zusätzliche Ausgaben verursachen. Die Budgetierung für Sicherheitsmaßnahmen, wie PCI-Konformität, ist unerlässlich, um sich vor Datenverstößen zu schützen und potenzielle Strafen zu vermeiden.
Alternativen zu Telefonzahlungen
Obwohl Telefonzahlungen bequem sind, sind sie möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet. Hier sind einige Alternativen, die Sie in Betracht ziehen können.
Zahlungslinks
Das Versenden von Zahlungslinks per E-Mail oder SMS ist eine sichere Möglichkeit, Zahlungen von Kunden zu sammeln. Diese Links leiten die Kunden auf eine Zahlungsseite, auf der sie ihre Kartendaten sicher eingeben können. Diese Methode reduziert das Risiko von Datenverstößen und bietet den Kunden ein nahtloseres Erlebnis.
Mobile Zahlungs-Apps
Mobile Zahlungs-Apps ermöglichen es Unternehmen, Kreditkartentransaktionen unterwegs abzuwickeln. Diese Apps sind besonders nützlich für Dienstleister, die zu Kunden reisen oder ohne physischen Standort arbeiten. Sie bieten eine zusätzliche Bequemlichkeitsschicht und sind oft mit integrierten Sicherheitsfunktionen ausgestattet.
Tipps für den Erfolg
Befolgen Sie diese Best Practices, um das Beste aus der Annahme von Kreditkartenzahlungen über das Telefon herauszuholen.
Klare Kommunikation
Wenn Sie Zahlungen über das Telefon entgegennehmen, sprechen Sie klar und erklären Sie dem Kunden den Zahlungsprozess. Stellen Sie sicher, dass sie die erforderlichen Informationen verstehen und bestätigen Sie die Details, um Fehler zu vermeiden. Eine reibungslose und professionelle Interaktion kann die Kundenzufriedenheit steigern.
Verifizierungspraktiken
Um das Betrugsrisiko zu verringern, implementieren Sie Verifizierungspraktiken wie das Abfragen der Rechnungsadresse oder die Verwendung einer Zwei-Schritt-Authentifizierung. Diese zusätzlichen Schritte können zwar länger dauern, aber die Sicherheit erheblich verbessern.
Regelmäßige Systemaktualisierungen
Halten Sie Ihre Zahlungssysteme und virtuellen Terminals auf dem neuesten Stand, um sich gegen Sicherheitsbedrohungen zu schützen. Regelmäßige Software-Updates stellen sicher, dass Sie die neueste Technologie und Sicherheits-Patches verwenden. Arbeiten Sie mit Ihrem Zahlungsabwickler zusammen, um über notwendige Upgrades informiert zu bleiben.
FAQs
Wie nimmt man eine Kreditkarte über das Telefon an?
Eine der häufigsten Methoden, eine Kreditkarte über das Telefon anzunehmen, besteht darin, den Kunden die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVV-Code vorlesen zu lassen. Während sie diese Details angeben, können Sie sie in Ihr POS-System oder virtuelles Terminal eingeben. Überprüfen Sie alle Informationen doppelt, um Fehler zu vermeiden, die zu einer fehlgeschlagenen Transaktion führen könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer sicheren Umgebung befinden, um die Kundendaten zu schützen. Sobald die Zahlung verarbeitet ist, bestätigen Sie die Zahlung und stellen Sie eine Quittung per E-Mail oder SMS aus.
Kann ich Kreditkartendaten über das Telefon angeben?
Sie sollten Ihre Kreditkartennummer nur dann telefonisch angeben, wenn Sie den Anruf getätigt haben und dem Empfänger vertrauen. Betrüger geben sich oft als legitime Unternehmen aus, um Sie dazu zu bringen, sensible Daten preiszugeben. Wenn jemand Sie anruft und nach Ihren Kreditkarteninformationen fragt, ist es am besten, aufzulegen und die offizielle Nummer auf deren Website anzurufen. Seien Sie immer vorsichtig, um unbefugte Belastungen oder Identitätsdiebstahl zu verhindern. Ihre Sicherheit liegt in Ihrer Verantwortung, geben Sie Kartendaten nur dann an, wenn es erforderlich ist.
Ist eine Kreditkarte über das Telefon sicher?
Telefonzahlungen sind im Allgemeinen sicher, insbesondere wenn Kreditkartenunternehmen „Zero Liability“-Schutz für betrügerische Belastungen bieten. Sie müssen jedoch Best Practices befolgen, wie z.B. sichere Telefonleitungen zu verwenden und nur mit vertrauenswürdigen Unternehmen zu transagieren. Denken Sie daran, dass das Betrugsrisiko bei Card-Not-Present-Transaktionen höher ist, daher ist zusätzliche Wachsamkeit erforderlich. Unternehmen sollten auch die PCI DSS-Standards einhalten, um Kundendaten zu schützen. Letztendlich sollten beide Parteien die Sicherheit priorisieren, um beruhigt zu sein.
Sollte ich eine CVV-Nummer über das Telefon angeben?
Die Angabe Ihrer CVV-Nummer über das Telefon kann riskant sein, da es keine Garantie gibt, dass die Person, mit der Sie sprechen, tatsächlich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Selbst legitime Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über ausreichende Sicherheitsmaßnahmen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Wenn Sie Ihre CVV angeben müssen, stellen Sie sicher, dass Sie dem Unternehmen vertrauen und den Anruf selbst initiiert haben. Seien Sie sich bewusst, dass Betrüger diese Details missbrauchen können, um unbefugte Einkäufe zu tätigen. Es ist wichtig, die Risiken abzuwägen, bevor Sie sensible Kartendaten weitergeben.
Welche Kartendaten sollte ich über das Telefon angeben?
Beim Bezahlen über das Telefon werden Sie möglicherweise nach Ihrer vollständigen Kreditkartennummer, dem Namen, wie er auf der Karte erscheint, dem CVV oder Sicherheitscode und dem Ablaufdatum der Karte gefragt. Geben Sie diese Informationen nur an, wenn Sie dem Empfänger vertrauen und seine Identität überprüft haben. Vermeiden Sie es, zusätzliche Details anzugeben, die für die Transaktion nicht erforderlich sind. Vorsichtig mit Ihren Kartendaten zu sein, kann Betrug verhindern und eine sichere Transaktion gewährleisten. Überwachen Sie immer Ihre Kontoauszüge auf verdächtige Aktivitäten.
