Geschäftsausgaben: Ein vollständiger Leitfaden zum Verständnis und zur Verwaltung von Kosten
Gibt Ihre Firma mehr Geld aus, als sie sollte? Zu wissen, wie man Ausgaben handhabt, ist entscheidend, um Ihre Finanzen in Ordnung zu halten und sicherzustellen, dass Ihr Geschäft rentabel bleibt. Für Unternehmen ist das Verständnis von Ausgaben die Grundlage, um effizient zu bleiben und kluge finanzielle Entscheidungen zu treffen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Arten von Ausgaben werfen und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Die Verwaltung von Ausgaben ist ein wesentlicher Bestandteil für den Betrieb eines erfolgreichen Unternehmens. Ausgaben sind die Kosten, die ein Unternehmen trägt, um zu arbeiten, zu wachsen und seine Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Diese können alles von Gehältern und Mieten bis zu Rohstoffen und Marketingkampagnen umfassen. Diese Kosten zu verstehen, hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Rentabilität zu verbessern und langfristige Nachhaltigkeit sicherzustellen.
Es gibt zwei Hauptarten von Ausgaben: feste und variable. Feste Ausgaben, wie Miete oder Versicherungen, bleiben gleich, unabhängig davon, wie viel ein Unternehmen produziert. Variable Ausgaben hingegen ändern sich je nach Produktions- oder Verkaufsniveau – denken Sie an Rohstoffe oder Versandkosten. Einige Unternehmen haben auch semi-variable Ausgaben, die Aspekte beider Typen kombinieren.
Ein genaues Verfolgen und Kategorisieren von Ausgaben ist entscheidend für die Erstellung von Budgets, die Verwaltung des Cashflows und das Identifizieren von Bereichen zur Kostensenkung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise steigende Kosten in einem bestimmten Bereich bemerkt, kann es Schritte unternehmen, um bessere Konditionen auszuhandeln oder alternative Lieferanten zu finden.
Was sind Ausgaben?
Ausgaben sind einfach die Kosten, die Sie oder ein Unternehmen tragen, um die Dinge am Laufen zu halten. Ob es darum geht, die Lebensmittel zu Hause zu bezahlen oder die Büromiete zu decken, diese Ausgaben sind es, die das tägliche Leben und die Geschäftsabläufe ermöglichen. Denken Sie an Ausgaben als den finanziellen Wert, der an die Waren und Dienstleistungen angehängt ist, die in beiden – persönlichem Leben und geschäftlichen Bemühungen – konsumiert werden. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung der finanziellen Gesundheit und der Leitung der Budgetverwaltung.
Warum ist das Verständnis von Ausgaben wichtig?
Das effektive Verwalten von Ausgaben ist ein entscheidender Aspekt der Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität, sei es auf persönlicher oder geschäftlicher Ebene. Für Einzelpersonen hilft das Verfolgen der Ausgaben, Ausgabenmuster zu identifizieren und Notwendigkeiten zu priorisieren, was eine bessere Finanzplanung und Budgetierung ermöglicht. Diese Praxis stellt nicht nur sicher, dass wesentliche Verpflichtungen wie Miete, Lebensmittel und Versorgungsrechnungen gedeckt sind, sondern hilft auch, selbst für zukünftige Ziele oder Notfälle Ersparnisse beiseitezulegen. Zu wissen, wohin das Geld geht, ermöglicht es den Menschen, fundierte Entscheidungen über die Kürzung nicht notwendiger Kosten zu treffen und Ressourcen weise zuzuweisen.
Für Unternehmen ist das Management von Ausgaben noch kritischer, da es sich direkt auf die Rentabilität und die langfristige Nachhaltigkeit auswirkt. Das Überwachen der Betriebskosten stellt sicher, dass die generierten Einnahmen die Ausgaben übertreffen, was es den Unternehmen ermöglicht, zu wachsen und in neue Chancen zu investieren. Regelmäßiges Überwachen von Ausgaben hilft Geschäftsinhabern, Ineffizienzen zu erkennen, verschwenderische Ausgaben zu eliminieren und Kosteneinsparungsstrategien zu implementieren. Andererseits kann die Nichterfüllung der Ausgabensteuerung zu Cashflow-Problemen, reduzierten Gewinnen oder im schlimmsten Fall sogar zur Zahlungsunfähigkeit führen.
Die unterschiedlichen Arten von Ausgaben
Betriebskosten
Betriebskosten sind die täglichen Kosten, die ein Unternehmen am Laufen halten. Diese beinhalten Dinge wie das Bezahlen von Mieten, Versorgungsrechnungen, Löhnen der Mitarbeiter und Büromaterialien. Diese Ausgaben sind unerlässlich, da sie die Grundlagen abdecken, die benötigt werden, um die Geschäftstüren geöffnet zu halten.
Beispiele für Betriebskosten
Stellen Sie sich ein Geschäft vor, das keine Miete oder Mitarbeiter bezahlt – nicht viel würde erledigt werden! Die Miete hält ein Dach über Ihrem Kopf und das Bezahlen der Mitarbeiter stellt sicher, dass jemand da ist, um die Arbeit zu erledigen. Diese Ausgaben sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens, notwendig, um alles reibungslos laufen zu lassen.
Nichtbetriebsbedingte Ausgaben
Nichtbetriebsbedingte Ausgaben sind Kosten, die nicht direkt mit den Hauptaktivitäten eines Unternehmens verbunden sind. Diese könnten Zinszahlungen für Darlehen, Rechtskosten oder Verluste aus dem Verkauf von Ausrüstungen sein. Auch wenn sie nicht Teil der täglichen Abläufe sind, können sie dennoch Ihre finanzielle Gesundheit beeinträchtigen.
Wie sie Ihre Finanzen beeinflussen
Wenn ein Unternehmen beispielsweise viel Zinsen für Darlehen zahlt, ist das Geld, das nicht in den Gewinn des Unternehmens fließt. Unerwartete Anwaltskosten können ebenfalls finanziellen Stress verursachen. Auch wenn diese Ausgaben nicht regelmäßig sind, können sie Ihren Gewinn schleichend beeinträchtigen, wenn Sie nicht vorsichtig sind.
Kapitalinvestitionen
Kapitalinvestitionen sind größere Kosten, die mit dem Kauf oder der Verbesserung von langfristigen Vermögenswerten wie Maschinen, Gebäuden oder Ausrüstungen zusammenhängen. Diese sind normalerweise große, einmalige Investitionen, die dem Unternehmen über viele Jahre hinweg zugutekommen.
Warum Kapitalinvestitionen wichtig sind
Beispielsweise kann der Kauf neuer Maschinen teuer sein, aber es kann ein Unternehmen effizienter für Jahre machen. Anders als tägliche Ausgaben sind Kapitalaufwendungen strategische Investitionen, die dem Unternehmen helfen, zu wachsen und sich auf die Zukunft vorzubereiten.
Abzugsfähige Ausgaben
Abzugsfähige Ausgaben sind Kosten, die vom Einkommen eines Unternehmens abgezogen werden können, wodurch die Höhe der zu zahlenden Steuern reduziert wird. Beispiele sind Geschäftsreisen, Werbung und bestimmte Mitarbeitervergünstigungen.
Die Vorteile von abzugsfähigen Ausgaben
Diese Ausgaben sind eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, Steuern zu sparen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Geld für Werbung ausgibt, kann diese Kosten von ihrem Einkommen abgezogen werden, was bedeutet, dass sie weniger Steuern schulden. Zu wissen, was abzugsfähig ist, ist eine clevere Methode, um Ihre Finanzen zu verwalten und Ihre Steuerrechnung zu minimieren.
Wie werden Ausgaben in der Buchhaltung erfasst?
Abgrenzungsrechnung vs. Kassenbuch
In der Buchhaltung können Ausgaben auf zwei Arten erfasst werden – Abgrenzungsrechnung oder Kassenbuch.
Abgrenzungsrechnung
In der Abgrenzungsrechnung werden Ausgaben erfasst, wenn sie anfallen, nicht zwangsläufig, wenn sie bezahlt werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise im Dezember eine Stromrechnung erhält, diese aber im Januar bezahlt, wird die Ausgabe dennoch im Dezember erfasst.
Diese Methode gibt ein klareres Bild von der finanziellen Situation eines Unternehmens, da sie Ausgaben mit den Einnahmen abgleicht, die sie dazu beitragen, zu generieren.
Kassenbuch
Im Gegensatz dazu erfasst das Kassenbuch Ausgaben nur, wenn das Geld tatsächlich bezahlt wird. Anhand des gleichen Rechnungsbeispiels würde die Ausgabe nur im Januar erfasst, wenn die Zahlung erfolgt. Diese Methode ist einfacher, aber möglicherweise nicht so umfassend, wenn es darum geht, ein vollständiges Bild der Finanzen eines Unternehmens zu erhalten, besonders wenn es unbezahlte Rechnungen gibt.
Kostenanerkennungsprinzip
Das Kostenanerkennungsprinzip ist eine wichtige Buchhaltungsregel, die besagt, dass Ausgaben in derselben Periode erfasst werden sollten, in der die durch sie generierten Einnahmen erzielt werden.
Dieses Prinzip ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Finanzberichte genau sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise im Januar Geld ausgibt, um Waren zu produzieren, aber diese Waren im Februar verkauft, sollten die Ausgaben in derselben Periode wie die Einnahmen aus diesen Verkäufen erfasst werden.
Die Rolle der Ausgaben in Finanzberichten
Einkommensrechnung
Ausgaben nehmen in der Einkommensrechnung einen bedeutenden Platz ein, einem wichtigen Finanzdokument, das eine Momentaufnahme der finanziellen Leistung eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum bietet. Diese Erklärung gibt die vom Unternehmen erwirtschafteten Einnahmen an und listet die Kosten auf, die im gleichen Zeitraum angefallen sind. Ausgaben, zu denen auch Posten wie Gehälter, Mieten, Versorgungsleistungen und andere Betriebskosten gehören, werden von den Gesamteinnahmen abgezogen, um das Nettoeinkommen, umgangssprachlich als Gewinn bezeichnet, zu ermitteln.
Wie Ausgaben aufgelistet sind
Ausgaben sind in der Regel nach ihrer Relevanz für das Unternehmen aufgelistet.
- Es beginnt mit den Kosten der verkauften Waren (COGS), die Kosten abdecken, die direkt mit der Herstellung von Produkten verbunden sind.
- Als Nächstes werden Betriebskosten wie Gehälter und Mieten aufgelistet.
- Nach Abzug dieser Kosten von den Einnahmen erhalten Sie den Bruttogewinn.
- Nachdem alle anderen Ausgaben, wie z.B. Zinsaufwendungen, abgezogen wurden, kommen Sie auf das Nettoeinkommen, das zeigt, wie viel Gewinn übrig bleibt, nachdem alle Kosten gedeckt sind.
Cashflow-Aufstellung
Die Cashflow-Aufstellung ist ein kritisches Finanzdokument, das überwacht, wie Ausgaben die Bewegung von Bargeld in und aus einem Unternehmen beeinflussen. Anders als die Gewinn- und Verlustrechnung, die sich auf Rentabilität konzentriert, hebt die Cashflow-Rechnung die Liquidität eines Unternehmens hervor, indem sie seine Fähigkeit zeigt, kurzfristige Verpflichtungen zu erfüllen und alltägliche Abläufe zu verwalten. Diese Aufstellung ist in drei Hauptabschnitte unterteilt, die jeweils einzigartige Einblicke in verschiedene Aspekte der Finanzaktivität bieten:
- Betriebsaktivitäten: Dieser Abschnitt deckt Cashflows ab, die direkt mit den Kerngeschäftsaktivitäten verbunden sind, wie Einnahmen aus Verkäufen und Ausgaben für Inventar, Gehälter, Versorgungsleistungen und Steuern. Er gibt ein klares Bild davon, ob das Geschäft genügend Bargeld generiert, um seine betrieblichen Bedürfnisse zu decken.
- Investitionsaktivitäten: Dieses Segment verfolgt Bewegungen von Bargeld, die mit langfristigen Investitionen verbunden sind, wie z.B. der Kauf oder Verkauf von Vermögenswerten wie Ausrüstung, Immobilien oder Wertpapieren. Aufwand in dieser Kategorie spiegelt oft wachstumsorientierte Entscheidungen wider, wie die Erweiterung von Einrichtungen oder den Erwerb neuer Technologie.
- Finanzierungsaktivitäten: Dieser Teil konzentriert sich auf Cash Zuflüsse und Abflüsse, die mit der Finanzierung des Unternehmens in Verbindung stehen, einschließlich Ausgaben für die Rückzahlung von Darlehen, ausgeschüttete Dividenden an Aktionäre oder erhaltene Barmittel aus der Ausgabe von Aktien oder Anleihen.
Durch die Analyse der Cashflow-Rechnung können Unternehmen besser verstehen, wie ihre Ausgaben die Liquidität beeinflussen und sicherstellen, dass sie eine gesunde Bargeld Position beibehalten können, um laufende Operationen und strategisches Wachstum zu unterstützen.
Wie Ausgaben den Cashflow beeinflussen
Die meisten Ausgaben erscheinen im Abschnitt “Betriebsaktivitäten”, der alltägliche Kosten wie Löhne und Versorgungsleistungen umfasst. Die Cashflow-Aufstellung ist entscheidend, denn sie zeigt, wie Geld herein- und herausfließt und hilft den Unternehmen, ihre Fähigkeit zu verstehen, Rechnungen zu bezahlen und flüssig zu bleiben. Auch wenn ein Unternehmen auf dem Papier rentabel aussieht, kann ein schlechtes Cashflow-Management zu Problemen führen. Daher ist es entscheidend, einen genauen Überblick über die Ausgaben in der Cashflow-Erklärung zu behalten, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
Häufige Beispiele für Geschäftsausgaben
Feste Ausgaben
Feste Ausgaben sind die regelmäßigen Kosten, die jeden Monat gleich bleiben, was sie einfach vorhersehbar und planbar macht. Denken Sie an Dinge wie die Miete für Ihr Büro, Mitarbeitergehälter oder Versicherungszahlungen. Diese sind die Rechnungen, die immer kommen, egal was.
Da sich diese Kosten nicht ändern, können Unternehmen ohne viel Sorgen dafür budgetieren. Zu wissen, wie viel Sie jeden Monat für Mieten oder Versicherungen zahlen müssen, hilft einem Unternehmen, sein Geld besser zu verwalten. Diese Ausgaben sind das Rückgrat eines jeden Budgets und stellen sicher, dass das Geschäft reibungslos weiterläuft, ohne finanziellen Überraschungen.
Variable Ausgaben
Variable Ausgaben sind die Kosten, die sich ändern, je nachdem, wie beschäftigt Ihr Geschäft ist. Das könnte Dinge wie den Kauf von mehr Rohstoffen sein, wenn Bestellungen steigen, oder die Zahlung von Verkaufsprovisionen, wenn Ihr Team seine Ziele erreicht. Wenn das Geschäft gut läuft, steigen diese Ausgaben; wenn es langsam ist, sinken sie.
Weil diese Kosten steigen oder fallen können, machen sie das Budgetieren ein wenig knifflig. Wenn die Nachfrage plötzlich steigt, müssen Sie möglicherweise mehr für Materialien oder zusätzliche Hilfe ausgeben, was in Ihre Gewinne fressen kann. Das genaue Einhalten dieser Ausgaben ist der Schlüssel zur Vermeidung von unerwartetem finanziellen Stress.
Periodische Ausgaben
Periodische Ausgaben tauchen hin und wieder auf, wie eine jährliche Softwareerneuerung oder eine große Marketingkampagne. Sie sind nicht regelmäßig, aber sie sind dennoch wichtig.
Diese Ausgaben können Sie unvorbereitet treffen, wenn Sie nicht vorbereitet sind. Unternehmen müssen im Voraus Geld zurücklegen, damit diese Kosten, wenn sie auftauchen, den Cashflow nicht durcheinander bringen oder das Budget aus dem Gleichgewicht bringen.
Strategien für ein effektives Ausgabenmanagement
Ausgabenverfolgung und -kontrolle
Jeden ausgegebenen Dollar zu verfolgen ist entscheidend, um die Finanzen Ihres Unternehmens gesund zu halten. Wenn Sie wissen, wohin Ihr Geld geht, ist es einfacher, verschwenderische Ausgaben zu vermeiden und Ihre Kosten unter Kontrolle zu halten.
Einfache Möglichkeiten zur Verfolgung von Ausgaben
Die Nutzung von Software zur Ausgabenverfolgung kann eine große Hilfe sein. Diese Tools protokollieren und kategorisieren Ihre Ausgaben automatisch, wodurch es einfacher wird, zu erkennen, wohin Ihr Geld geht. Regelmäßige Überprüfung dieser Ausgaben hilft Ihnen, alle Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie zu größeren Problemen werden.
Kostensenkungsstrategien
Die Reduzierung unnötiger Ausgaben ist eine direkte Möglichkeit, um Ihre Erfolgsbilanz zu steigern. Womöglich bedeutet das, bessere Konditionen mit Lieferanten zu verhandeln, günstigere Dienstleistungen zu finden oder nicht essentielle Kosten zu reduzieren.
Der richtige Weg, um Kosten zu senken
Während das Sparen von Geld großartig ist, ist es wichtig, dabei klug vorzugehen. Zu viele Kürzungen in den falschen Bereichen könnten Ihrem Geschäft schaden. Das Ziel ist es, Einsparungen zu finden, die die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen nicht beeinträchtigen. Richtig durchgeführt kann das Kostensenken Ihr Unternehmen effizienter und rentabler machen.
Budgetierung und Vorhersage
Budgetierung dreht sich darum, zu planen, wie Sie Ihr Geld ausgeben. Ein gutes Budget hilft Ihnen, Ressourcen weise zuzuweisen und sicherzustellen, dass Sie genug haben, um alle Ihre Kosten zu decken.
Warum Vorhersagen wichtig sind
Vorhersagen ist wie ein Blick in die Zukunft – es hilft Ihnen, vorherzusagen, welche Kosten auftreten können, und darauf zu planen. Wenn Sie beispielsweise eine arbeitsreiche Saison erwarten, können Sie für die zusätzlichen Kosten budgetieren, die damit verbunden sind. Gute Vorhersagen helfen Ihnen, Überraschungen zu vermeiden und finanziell stabil zu bleiben.
Zusammenfassung – Die Bedeutung der Verwaltung von Ausgaben
Die effektive Verwaltung von Ausgaben ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Durch das Verfolgen von Kosten, die Reduzierung unnötiger Ausgaben und das Vorausplanen können Unternehmen rentabel bleiben und finanzielle Schwierigkeiten vermeiden. Sei es durch kluge Budgetierung oder regelmäßige Ausgabenüberprüfungen, proaktiv mit der Verwaltung von Ausgaben zu sein stellt sicher, dass ein Unternehmen wachsen und erfolgreich sein kann, ohne unerwartete finanzielle Stolpersteine hinnehmen zu müssen.
FAQs
Was sind die 3 Arten von Ausgaben?
Die drei Hauptarten von Ausgaben sind fix, variabel und periodisch. Feste Ausgaben bleiben jeden Monat gleich, wie die Miete. Variable Ausgaben ändern sich je nachdem, wie viel Sie produzieren oder verkaufen, wie Rohstoffe. Periodische Ausgaben tauchen gelegentlich auf, wie jährliche Abonnements.
Ist eine Ausgabe ein Kostenfaktor?
Ja, eine Ausgabe ist eine Art Kostenfaktor. Es ist Geld, das für etwas ausgegeben wird, das benötigt wird, um Ihr Geschäft oder Ihr persönliches Leben zu führen, wie das Bezahlen von Rechnungen oder den Kauf von Materialien.
Bedeutet Kosten Ausgaben?
Kosten und Ausgaben sind eng verwandt, aber sie sind nicht genau dasselbe. Kosten beziehen sich auf die Menge an Geld, die ausgegeben wird, um etwas zu produzieren oder eine Dienstleistung zu bekommen, während Ausgaben die Kosten umfassen, die mit dem Führen eines Geschäfts oder der Aufrechterhaltung des täglichen Lebens verbunden sind.
Wie werden Ausgaben erfasst?
Sie können Ausgaben erfassen, indem Sie jedes Mal aufzeichnen, wenn Sie Geld ausgeben, sei es durch Aufschreiben, mit einer Tabelle oder mit Buchhaltungssoftware. Es ist wichtig, den Betrag, das Datum und was die Ausgabe war, festzuhalten, um Ihre Finanzen effektiv zu verwalten.
Warum ist die Verwaltung von Ausgaben wichtig?
Das Management von Ausgaben ist entscheidend, weil es Ihnen hilft, Ihre Finanzen im Griff zu halten. Durch Verfolgen dessen, was Sie ausgeben, können Sie vermeiden, zu viel auszugeben, Geld sparen und sicherstellen, dass Sie genug Mittel haben, um alle notwendigen Kosten zu decken. Dies hält Ihre Geschäfts- oder persönlichen Finanzen gesund und hilft Ihnen, für die Zukunft zu planen.
