Verstehen, was PII ist und wie man sie schützt
Im Zeitalter der digitalen Transformation und einer verstärkten Online-Präsenz steht der Datenschutz im Vordergrund, und der Begriff der „persönlich identifizierbaren Informationen“ (PII) hat sich zu einer entscheidenden Komponente der Datensicherheit entwickelt. Während die breite Öffentlichkeit in Nachrichten über Datenverletzungen von PII hört, wissen nur wenige, was es bedeutet, was darunter fällt und warum der Schutz so wichtig ist.
Dieser Artikel behandelt umfassend das Thema PII, seine verschiedenen Arten, die Unterschiede zwischen PII und anderen Formen personenbezogener Daten sowie bewährte Methoden zum Schutz dieser sensiblen Informationen. Darüber hinaus werden wir die rechtliche Landschaft rund um PII und die Folgen erkunden, mit denen Unternehmen und Einzelpersonen im Falle von Datenverletzungen konfrontiert sind.
Was ist PII?
Im Kern beziehen sich persönlich identifizierbare Informationen (PII) auf alle Daten, die verwendet werden können, um eine Person zu identifizieren. Unabhängig davon, ob direkt oder indirekt, gilt die Information als PII, wenn sie Details liefert, die eine Person von anderen unterscheiden. Dazu gehören direktere Beispiele wie vollständige Namen, Sozialversicherungsnummern und E-Mail-Adressen sowie indirekte Daten wie IP-Adressen, Standortdaten und Cookies zur Verfolgung von Online-Aktivitäten.
Der Umfang dessen, was als PII gilt, kann je nach Gerichtsbarkeit und regulatorischen Rahmen variieren, der Kern bleibt jedoch gleich: Wenn Daten eine bestimmte Person identifizieren können, müssen sie geschützt werden.
Arten von PII
PII kann grob in zwei Kategorien eingeteilt werden: sensible und nicht sensible Informationen. Jede Art erfordert unterschiedliche Schutzmaßnahmen und wird unter verschiedenen Datenschutzgesetzen unterschiedlich behandelt.
Sensible PII
Sensible PII umfasst Informationen, die bei Offenlegung erheblichen Schaden anrichten könnten. Diese Kategorie umfasst typischerweise:
- Sozialversicherungsnummern
- Passnummern
- Finanzkontonummern (Bank- oder Kreditkarten)
- Biometrische Daten (wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennungsdaten)
- Medizinische oder genetische Informationen
Sensible PII erfordert mehr Schutz aufgrund der potenziellen Schäden, die sie bei Missbrauch verursachen kann. Beispielsweise kann eine gestohlene Sozialversicherungsnummer zu Identitätsdiebstahl, Finanzbetrug oder unbefugtem Zugriff auf wichtige Ressourcen führen.
Nicht-sensible PII
Im Gegensatz dazu umfasst nicht-sensible PII Informationen, die weniger wahrscheinlich Schaden anrichten, aber dennoch geschützt werden müssen, wenn sie mit anderen Daten kombiniert werden. Beispiele für nicht-sensible PII sind:
- Vollständige Namen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
- Postadressen
- Geburtsdatum
Selbst wenn nicht-sensible PII alleine kein unmittelbares Risiko darstellen, können sie dennoch missbraucht werden, insbesondere wenn sie mit anderen Daten aggregiert werden, um Profile von Personen zu erstellen. Beispielsweise kann die Kombination einer E-Mail-Adresse mit Standortdaten Einblicke in das Privatleben einer Person geben.
PII vs. persönliche Daten
Während PII ein bekannter Begriff in vielen rechtlichen Kontexten ist, führte die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) einen breiteren Begriff ein: persönliche Daten. Die beiden Begriffe werden manchmal synonym verwendet, sind jedoch unterschiedlich.
Wie bereits definiert, ist PII auf Daten beschränkt, die eine bestimmte Person direkt identifizieren können. Hingegen umfasst der Begriff persönliche Daten gemäß der DSGVO eine breitere Reihe von Informationen. Die DSGVO deckt direkte Identifikatoren wie Namen und ID-Nummern sowie indirekte Identifikatoren wie IP-Adressen, Cookies und Geräte-IDs ab. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil unter der DSGVO Daten, die in anderen Regionen möglicherweise nicht traditionell als PII klassifiziert werden, dennoch geschützt werden.
Ein weiteres bedeutendes Gesetz, der California Consumer Privacy Act (CCPA), betont ebenfalls den Schutz persönlicher Daten. Der CCPA ist jedoch enger mit PII ausgerichtet als die DSGVO und definiert persönliche Informationen als alles, was „eine Person identifiziert, sich auf sie bezieht, sie beschreibt oder mit ihr in Verbindung gebracht werden könnte“. Das Ergebnis ist eine variable rechtliche Landschaft, in der Unternehmen, die international tätig sind, mit verschiedenen Definitionen geschützter Daten konform sein müssen.
Gängige Verwendungen von PII
PII spielt eine entscheidende Rolle in vielen Aspekten des persönlichen und beruflichen Lebens. Es wird umfassend für Geschäftstransaktionen, staatliche Prozesse, Gesundheitswesen und Marketing verwendet. Einige der häufigsten Verwendungen von PII sind:
Identitätsüberprüfung
Beim Anmelden für Dienstleistungen, sei es im Gesundheitswesen oder im Bankwesen, wird PII verwendet, um zu bestätigen, dass eine Person tatsächlich die ist, für die sie sich ausgibt. Finanzinstitute beispielsweise verlangen oft PII wie Sozialversicherungsnummern und Ausweispapiere, um den Know Your Customer (KYC)-Vorschriften zu entsprechen.
Kundenmanagement
Unternehmen verwenden PII, um Kundeninteraktionen, Präferenzen und Kaufhistorien zu verfolgen. Einzelhändler und Dienstleister speichern häufig Daten wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, um personalisierte Erlebnisse zu bieten.
Zielgerichtetes Marketing
Vermarkter verwenden PII, um ihr Publikum zu segmentieren und zielgerichtete Kampagnen basierend auf Standort, Verhalten oder demografischen Details zu erstellen. Diese Praxis muss jedoch den Datenschutzgesetzen entsprechen und sicherstellen, dass PII verantwortungsvoll gehandhabt wird.
Staatliche Dienstleistungen
Regierungen verwenden PII, um öffentliche Dienstleistungen zu erbringen, die Berechtigung für Leistungen zu überprüfen und Aufzeichnungen über die Aktivitäten der Bürger zu führen.
Während PII viele wesentliche Dienstleistungen erleichtert, kann sein Missbrauch zu schwerwiegenden Folgen für Einzelpersonen führen, einschließlich Identitätsdiebstahl, unbefugtem Zugriff auf persönliche Konten und Finanzbetrug.
Bewährte Methoden zum Schutz von PII
Die zunehmende Bedrohung durch Cyberangriffe und Datenverletzungen hat die Notwendigkeit eines robusten Schutzes von PII unterstrichen. Organisationen, die PII handhaben, müssen bewährte Verfahren anwenden, um Risiken zu minimieren und den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen.
Verschlüsselung
Verschlüsselung ist einer der effektivsten Wege, um PII zu schützen. Durch die Konvertierung lesbarer Daten in ein unlesbares Format stellt Verschlüsselung sicher, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf sensible Informationen erhalten. Die Datenverschlüsselung sollte im Ruhezustand (wenn Daten gespeichert sind) und während der Übertragung (wenn Daten zwischen Systemen übertragen werden) angewendet werden, um das Abfangen von PII durch böswillige Akteure während der Datenübertragung zu verhindern.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) beschränkt den Zugriff auf sensible PII auf nur diejenigen, die dies für ihre Aufgaben benötigen. Durch die Beschränkung des Zugriffs können Unternehmen das Risiko interner Bedrohungen und Datenlecks verringern. Sensible Daten sollten nur autorisierten Mitarbeitern mit legitimen Zugangssicherheit zur Verfügung stehen.
Datennanonymisierung und Pseudonymisierung
Anonymisierung und Pseudonymisierung sind Techniken, die verwendet werden, um PII zu schützen, indem identifizierbare Details entfernt oder maskiert werden. Anonymisierte Daten können nicht mehr mit einer Person verknüpft werden, während pseudonymisierte Daten nur mit zusätzlichen Informationen reidentifiziert werden können. Diese Techniken sind besonders wichtig, wenn Daten mit Dritten geteilt oder für Forschungszwecke verwendet werden.
Sichere Datenspeicherung
Die sichere Speicherung von PII ist entscheidend. Organisationen müssen PII in verschlüsselten Datenbanken speichern und Firewalls sowie Intrusion-Detection-Systeme verwenden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zusätzlich sollten regelmäßige Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden, um Schwachstellen in Datenspeichersystemen zu identifizieren und sicherzustellen, dass PII stets geschützt ist.
Datenminimierung
Das Prinzip der Datenminimierung erfordert von Unternehmen, nur die PII zu sammeln, die für einen spezifischen Zweck notwendig ist. Durch die Beschränkung der gesammelten und gespeicherten Datenmenge können Unternehmen das Risiko von Datenverlusten reduzieren und sicherstellen, dass die Einhaltung von Vorschriften, die die Sammlung personenbezogener Daten minimieren, gewahrt bleibt.
Regelmäßige Audits und Schulung der Mitarbeiter
Durchführung regelmäßiger Daten-Audits hilft Unternehmen, ihre PII-Verwaltungspraktiken zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Diese Audits können ungeschützte Daten, veraltete Sicherheitsmaßnahmen oder unbeabsichtigte Datenaufbewahrung aufdecken.
Neben technischen Lösungen ist die Schulung von Mitarbeitern entscheidend für den PII-Schutz. Alle Mitarbeiter, die mit PII arbeiten, müssen über bewährte Datenschutzpraktiken, Sicherheitsrichtlinien und die Folgen von Fehlhandlungen mit sensiblen Informationen geschult werden.
Unternehmen und unternehmensbezogene PII
In einem geschäftlichen Kontext sammeln und verwalten Unternehmen routinemäßig eine Vielzahl von geschäftsbezogenen PII sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden. Im Gegensatz zu persönlichen PII, die sich ausschließlich auf Privatpersonen beziehen, umfassen geschäftsbezogene PII Informationen, die für Geschäftstransaktionen, regulatorische Compliance und betriebliche Effizienz erforderlich sind. Dazu gehören nicht nur Mitarbeiterdaten, sondern auch Kundeninformationen, Lieferantendetails und sogar Daten zu Geschäftspartnern.
Mitarbeiter-PII
Ein Hauptbereich geschäftsbezogener PII sind Mitarbeiterdaten. Unternehmen müssen sensible PII von Mitarbeitern für die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sammeln. Diese Daten umfassen oft:
- Vollständige Namen, Adressen und Kontaktinformationen
- Sozialversicherungsnummern oder andere Identifikationsnummern
- Bankkontoinformationen für direkte Einzahlungen
- Medizinische Unterlagen zur Krankenversicherungsabdeckung
- Steueridentifikationsnummern für Steuerzwecke
Diese Informationen sind für HR-Operationen eines Unternehmens unerlässlich, müssen jedoch strengstens gesichert werden, um unbefugten Zugriff und potenzielle Verstöße zu verhindern.
Kunden-PII
Kundenbezogene PII sind unerlässlich für Einzelhandels-, Banken- und E-Commerce-Unternehmen. Unternehmen sammeln Kundendaten, um die Identität zu überprüfen, Zahlungen abzuwickeln und Kundenbeziehungen zu pflegen. Die aus Kundensicht gesammelte PII umfasst oft:
- Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern
- Zahlungskarteninformationen
- Kaufhistorien
- Versandadressen
- Kontologin-Daten
Der sichere Umgang mit diesen Daten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Kundenvertrauens und die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO und dem CCPA. Unternehmen nutzen diese Daten auch für zielgerichtetes Marketing und Personalisierung, aber jede Fehlhandlung der Kunden-PII kann zu Verstößen, Unzufriedenheit der Kunden und rechtlichen Strafen führen.
Lieferanten- und Partner-PII
Zusätzlich zu Mitarbeitern und Kunden sammeln Unternehmen auch PII von Lieferanten und Partnern. Diese Daten sind erforderlich für Vertragsmanagement, Zahlungsabwicklung und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Verpflichtungen. Lieferanten- und Partner-PII kann beinhalten:
- Geschäftskontaktinformationen
- Steueridentifikationsnummern
- Bankverbindung für Zahlungen
- Daten von Transaktionen und Verträgen
Unternehmen müssen diese Daten verantwortungsvoll handhaben, insbesondere wenn es um finanzielle Transaktionen oder sensible Verträge geht.
Die rechtliche Landschaft rund um PII
Viele Regierungen weltweit haben in den letzten zehn Jahren Datenschutzgesetze implementiert, um PII zu schützen. Einige der bekanntesten Regelungen umfassen:
GDPR
Die Datenschutz-Grundverordnung in der Europäischen Union ist eines der umfassendsten Datenschutzgesetze der Welt. Sie schreibt den Schutz personenbezogener Daten (einschließlich PII) vor und führt strenge Strafen für Nichteinhaltung ein.
CCPA
Der California Consumer Privacy Act gewährt Einwohnern Kaliforniens Rechte über ihre persönlichen Informationen, einschließlich des Rechts zu wissen, welche Daten gesammelt werden, des Rechts auf Löschung ihrer Daten und des Rechts, dem Verkauf ihrer Daten zu widersprechen.
HIPAA
Der Health Insurance Portability and Accountability Act in den USA verpflichtet Gesundheitsdienstleister und andere Organisationen, PII sowie sensible Daten im Zusammenhang mit Gesundheitsakten zu schützen.
Diese Regelungen verlangen von Unternehmen sicherzustellen, dass PII gesammelt, verarbeitet und sicher gespeichert wird. Nichtbeachtung dieser Gesetze kann schwerwiegende Strafen nach sich ziehen, einschließlich erheblicher Geldbußen, Reputationsschäden und rechtlicher Schritte.
PII-Verstöße und ihre Konsequenzen
Wenn Organisationen darin scheitern, PII angemessen zu schützen, können die Konsequenzen verheerend sein. Datenverletzungen können zum Diebstahl sensibler Informationen wie Sozialversicherungsnummern und Finanzkontodetails führen, die für Identitätsdiebstahl, Betrug und andere bösartige Aktivitäten verwendet werden können.
Für Unternehmen gehen die Folgen einer PII-Verletzung über finanzielle Strafen hinaus. Unternehmen, die Datenverletzungen erleiden, sehen sich oft einem Vertrauensverlust der Kunden, einem Rufschaden und gesunkenen Umsätzen gegenüber. Außerdem können die Kosten für die Bewältigung einer Verletzung – einschließlich Anwaltskosten, behördlicher Geldbußen und der Umsetzung robusterer Sicherheitsmaßnahmen – erheblich sein.
Unter Regelungen wie der DSGVO können Unternehmen mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4% ihres weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist, bestraft werden, wenn sie PII nicht schützen. In den USA können Unternehmen, die gegen den CCPA verstoßen, Geldstrafen von bis zu 7.500 US-Dollar pro Verstoß erwarten.
FAQs
Wie stellen Unternehmen sicher, dass sie den PII-Vorschriften entsprechen?
Unternehmen müssen ein robustes PII-Compliance-Framework entwickeln, das regelmäßige Datenprüfungen, Verschlüsselung und strenge Zugangskontrollen beinhaltet. Dieser Prozess beginnt mit der Identifizierung aller erfassten PII, der Erstellung einer umfassenden PII-Richtlinie und der Umsetzung sicherer Handhabungspraktiken. Vorschriften wie die DSGVO und der CCPA erfordern von Unternehmen, sensible PII zu schützen, über ihre Datenerfassungsmethoden transparent zu sein und Einzelpersonen auf Anfrage Zugang zu ihren Daten zu gewähren.
Welche Schritte sollten Unternehmen unternehmen, um PII während der Datenübertragung zu schützen?
Der Schutz von PII während der Datenübertragung umfasst mehrere wichtige Maßnahmen: Verschlüsselung der Daten, Verwendung sicherer Übertragungsprotokolle wie HTTPS und SFTP sowie die Implementierung von Zugangskontrollen zur Einschränkung, wer die Daten übertragen kann. Datenverlustvermeidungstools (DLP) und regelmäßige Audits tragen außerdem dazu bei, sicherzustellen, dass sensible Informationen während des Transits geschützt bleiben, unbefugten Zugriff verhindern und Risiken mindern.
Was sind die Konsequenzen, wenn PII nicht geschützt wird?
Unternehmen, die es nicht schaffen, PII zu schützen, sehen sich erheblichen Konsequenzen gegenüber, darunter hohe Geldstrafen gemäß Vorschriften wie der DSGVO (bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes) und dem CCPA (bis zu 7.500 US-Dollar pro Verstoß). Neben finanziellen Strafen können Unternehmen Reputationsschäden, den Verlust des Kundenvertrauens und mögliche Klagen erleiden. Wie in globalen Datenverletzungsberichten zu sehen ist, können Datenverletzungen manchmal Millionen von Dollar kosten, um sie zu beheben.
Welche Arten von PII sind in Unternehmen am meisten gefährdet?
Zu den in Unternehmen am stärksten gefährdeten Arten von PII gehören Sozialversicherungsnummern, Bankkontodetails und sensible Gesundheitsinformationen. Cyberkriminelle zielen häufig auf diese hoch-riskanten Datenpunkte ab, da sie potenziellen Missbrauch bei Identitätsdiebstahl und Finanzbetrug bieten. Unternehmen müssen besondere Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise die Verschlüsselung dieser Datentypen und die Beschränkung des Zugriffs auf nur erforderliches Personal.
Wie lange sollten Unternehmen PII aufbewahren?
Unternehmen sollten dem Prinzip der Datenminimierung folgen und PII nur so lange aufbewahren, wie es für Geschäftszwecke erforderlich ist. Organisationen müssen klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung erstellen, die festlegen, wie lange verschiedene Arten von PII aufbewahrt werden und welche sicheren Methoden zur Beseitigung von Daten angewendet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, beispielweise das Schreddern von Papieraufzeichnungen oder das Löschen digitaler Dateien von Geräten.
