Utlandsbetalningar för företag: så betalar du en utländsk leverantör

Det korta svaret: du behöver mottagarens namn, IBAN (eller kontonummer och bankkod i länder utan IBAN) och ofta bankens BIC. Sedan väljer du valuta och hur avgifterna ska fördelas. Det är de två valen som avgör vad betalningen kostar och hur mycket leverantören faktiskt får.

Uppgifter du behöver innan du betalar

De flesta utlandsbetalningar som fastnar eller kommer tillbaka gör det på grund av fel eller saknade uppgifter. Be leverantören om följande, helst tryckt på fakturan:

• Mottagarens namn och adress, skrivna som hos mottagarens bank. Vissa banker har en teckengräns för adressfältet, så korta hellre ner adressen än fyll på med extra rader.
• IBAN, det internationella kontonumret. Ett svenskt IBAN börjar med SE och har 24 tecken. Längden skiljer sig mellan länder.
• BIC, även kallad SWIFT-kod, som pekar ut mottagarens bank. Den har 8 eller 11 tecken. För betalningar i euro inom SEPA räcker normalt IBAN.
• Kontonummer och bankkod i länder som inte använder IBAN, till exempel kontonummer och routingnummer i USA.
• Belopp och valuta, som regel samma valuta som fakturan.
• Meddelande till mottagaren, oftast fakturanumret, så att leverantören kan stämma av betalningen.

Räkna också med att din bank eller betaltjänstleverantör kan fråga vad betalningen gäller och vilken relation du har till mottagaren. Det är en del av kundkännedomen enligt penningtvättsreglerna. Ett svar som bara säger ”leverantör” kan leda till följdfrågor, så skriv hellre något konkret, till exempel ”faktura 2026-114, förpackningsmaterial”.

Kontrollera ändrade kontouppgifter

Ett vanligt bedrägeri är ett mejl eller en faktura som säger att leverantören har bytt bankkonto. Om kontouppgifterna skiljer sig från förra betalningen, ring leverantören på ett nummer du redan har, inte numret i mejlet. En betalning till fel konto är svår att få tillbaka. Senast den 9 juli 2027 ska betaltjänstleverantörer i Sverige enligt EU:s regler om direktbetalningar kunna kontrollera att mottagarens namn stämmer med kontot vid betalningar i euro, men tills dess är din egen kontroll det viktigaste skyddet.

SEPA eller SWIFT: vilken väg tar betalningen?

Vilken väg pengarna tar styr både tid och kostnad.

SEPA är betalsystemet för euro mellan 36 länder, bland annat alla EU-länder, Norge, Island, Storbritannien och Schweiz. Sverige är med, även om vi har kronor. Betalar du euro från ett svenskt konto till ett IBAN i SEPA-området går betalningen normalt via SEPA. Inom EU ska en betalning i euro nå mottagarens bank senast bankdagen efter att din bank tagit emot uppdraget. Vill du läsa mer finns en genomgång av hur SEPA-överföringar fungerar.

SWIFT används för det mesta andra: betalningar i andra valutor än euro och betalningar till länder utanför SEPA. SWIFT är egentligen ett meddelandenätverk mellan banker, och pengarna kan passera en eller flera mellanhandsbanker på vägen. Varje mellanhand kan ta en avgift och lägga till tid. Här kan du läsa mer om vad SWIFT-nätverket är.

Lokala betalsystem är ett tredje alternativ som vissa leverantörer erbjuder. Pengarna betalas då ut via mottagarlandets eget system, till exempel ACH i USA eller Faster Payments i Storbritannien. Det går ofta snabbare och slipper kedjan av mellanhänder, men det kräver att din leverantör har tillgång till systemet.

Vem betalar avgifterna: OUR, SHA eller BEN?

Vid en SWIFT-betalning väljer du hur avgifterna ska fördelas. Valet förklarar varför en leverantör ibland får mindre än fakturabeloppet.

• SHA (delade avgifter): du betalar din banks avgift och mottagaren betalar sin banks. Avgifter från mellanhandsbanker dras normalt från beloppet på vägen.
• OUR (du betalar allt): du står för samtliga avgifter, även mottagarbankens och mellanhändernas, så att leverantören får hela beloppet. Det är det dyraste alternativet för dig.
• BEN (mottagaren betalar allt): alla avgifter, även din banks, dras från beloppet innan det når mottagaren.

När både din och mottagarens betaltjänstleverantör finns inom EU eller EES är huvudregeln att var och en betalar sin egen leverantörs avgifter, alltså SHA. Det följer av EU:s betaltjänstdirektiv (PSD2), artikel 62.2. I praktiken spelar valet mellan OUR, SHA och BEN därför störst roll för betalningar till länder utanför EES, till exempel USA eller Kina.

Ett exempel: du betalar en faktura på 5 000 dollar till en leverantör i USA med SHA. Om en mellanhandsbank tar en avgift kommer leverantören att få lite mindre än 5 000 dollar och kan fakturera dig mellanskillnaden. Står det på fakturan att alla bankavgifter ska betalas av köparen, eller vill du undvika restfakturor, välj OUR om din leverantör erbjuder det.

Betala i kronor eller i fakturans valuta?

Någon måste växla pengarna. Frågan är vem, och till vilken kurs.

Om du skickar kronor till ett konto i euro eller dollar växlar ofta mottagarens bank beloppet, till sin egen kurs och ibland med en egen avgift. Då vet du inte exakt hur mycket leverantören får, och om beloppet inte räcker till hela fakturan kommer en restfaktura. Betalar du i stället i fakturans valuta sker växlingen hos dig, och du ser kursen innan du godkänner betalningen.

Kostnaden för växlingen visas sällan som en egen avgift. Den ligger oftast i kursen, som ett påslag på marknadskursen. Svea Bank anger till exempel ett påslag på 1,5 procent på sin sida om utlandsbetalningar. Ett enkelt sätt att jämföra är att ställa kursen du erbjuds mot dagens referenskurs, som Riksbanken publicerar varje bankdag.

Avgiften för själva överföringen är reglerad inom EU. Sverige tillämpar EU:s förordning om gränsöverskridande betalningar även på kronor (lag 2002:598). En betalning i euro eller kronor till ett annat EU-land ska därför inte kosta mer i avgift än en motsvarande inrikes betalning. Kostnaden för växling omfattas inte av den regeln, så det är där skillnaderna mellan leverantörer brukar finnas.

Om du betalar i utländsk valuta ofta

Har företaget regelbundna kostnader och intäkter i samma valuta kan det löna sig att hålla pengar i den valutan. Får du betalt i euro och betalar leverantörer i euro slipper du växla två gånger. Ett internationellt företagskonto med flera valutor är byggt för just det.

OneMoneyWay är ett sådant alternativ. Kontot gör det möjligt att hålla, skicka och ta emot pengar i fler än 35 valutor, med betalningar via SEPA, SWIFT, US ACH och Faster Payments. Valutaväxling sker till fasta dagliga kurser via OneMoneyWays partners, och transaktionsavgifterna blir lägre på de högre planerna. OneMoneyWay är inte en bank. E-pengatjänsterna i Sverige tillhandahålls av EPMAP Limited, ett e-pengainstitut med tillstånd från Cyperns centralbank. Företaget behöver vara registrerat i EES eller Storbritannien.

Rapportering till Skatteverket vid belopp över 150 000 kronor

Betalningar till eller från utlandet på mer än 150 000 kronor rapporteras till Skatteverket. Det är den som förmedlar betalningen, alltså banken eller betaltjänstleverantören, som lämnar kontrolluppgiften (KU80 för betalningar till utlandet och KU81 för betalningar från utlandet). Gränsen gäller oavsett valuta.

Det gäller också delbetalningar av ett belopp som tillsammans överstiger 150 000 kronor under ett kalenderår. Enligt Skatteverket måste du som betalar lämna de uppgifter förmedlaren behöver, och tala om när en betalning är en delbetalning. Om du betalar en stor order i flera omgångar, säg det när din leverantör av betaltjänster frågar.

Hur lång tid tar en utlandsbetalning?

• Euro via SEPA inom EU: senast nästa bankdag efter att betalningen tagits emot.
• SWIFT: ofta flera bankdagar. Tiden beror på valuta, land och hur många mellanhandsbanker som är inblandade.
• Helgdagar: både svenska helgdagar och helgdagar i mottagarlandet kan skjuta upp betalningen.

Varje bank och betaltjänstleverantör har en brytpunkt, en tid på dagen efter vilken uppdraget räknas som mottaget nästa bankdag. Är betalningen brådskande, skicka den i god tid före brytpunkten.

Om uppgifterna är fel kommer pengarna normalt tillbaka, men det kan ta allt från några dagar till flera veckor. Beloppet kan bli lägre än det du skickade om avgifter dragits på vägen, eller om pengarna växlats två gånger. Spara referensen för betalningen. För SWIFT-betalningar finns ett unikt referensnummer (UETR) som gör det möjligt att spåra betalningen genom kedjan.

Så bokför du en utlandsbetalning

En leverantörsfaktura i utländsk valuta räknas om till kronor efter kursen på dagen för affärshändelsen, eller en ungefärlig kurs som inte avviker väsentligt från den. När du sedan betalar är kursen nästan alltid en annan. Skillnaden bokförs som valutakursdifferens:

• 3960 Valutakursvinster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär, om betalningen blev billigare i kronor än fakturan.
• 7960 Valutakursförluster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär, om den blev dyrare.
• 6570 Bankkostnader, för avgifterna för själva överföringen.

Använder företaget kontantmetoden kan du i stället använda kursen på betalningsdagen. Är fakturan obetald vid räkenskapsårets slut räknas skulden normalt om till balansdagens kurs. Är du osäker på vad som gäller för ditt företag, stäm av med din redovisningskonsult.

Checklista innan du skickar

1. Jämför namn, IBAN eller kontonummer och BIC med fakturan.
2. Har kontouppgifterna ändrats sedan förra gången? Ring leverantören och bekräfta.
3. Välj valuta, som regel samma som fakturan.
4. Välj avgiftsfördelning: SHA inom EES, OUR om leverantören utanför EES ska få hela beloppet.
5. Jämför kursen du får med dagens referenskurs.
6. Skriv fakturanumret i meddelandet och ange ett tydligt syfte.
7. Skicka före brytpunkten om det är bråttom.
8. Spara kvittot och betalningsreferensen tills leverantören bekräftat att pengarna kommit fram.

Vanliga frågor

Kan jag betala en utländsk faktura i svenska kronor?

Ja, om leverantörens bank tar emot kronor, men då sker växlingen oftast hos mottagarens bank och du vet inte exakt hur mycket som kommer fram. Om fakturan är i euro eller dollar är det i regel enklast att betala i samma valuta.

Vad händer om jag skickar till fel IBAN?

Är IBAN ogiltigt stoppas betalningen ofta direkt. Är det ett giltigt IBAN som tillhör någon annan kan pengarna gå fram till fel mottagare, och då behöver din bank eller betaltjänstleverantör begära tillbaka dem. Det går inte alltid. Kontakta din leverantör så snart du upptäcker felet och ha betalningsreferensen redo.

Behövs BIC för betalningar inom EU?

För betalningar i euro inom SEPA räcker normalt IBAN. För SWIFT-betalningar och betalningar i andra valutor behövs oftast BIC.

Hur tar mitt företag emot betalningar från utlandet?

Ge betalaren ditt IBAN och din banks BIC. Kunder i Sverige betalar till kontonummer och clearingnummer, medan utländska kunder behöver IBAN. Med ett företagskonto i Sverige som också tar emot andra valutor slipper du att alla inbetalningar växlas till kronor automatiskt.

Varför frågar banken vad betalningen gäller?

Banker och betaltjänstleverantörer är skyldiga att känna sina kunder och förstå syftet med betalningar enligt penningtvättsreglerna. Ett tydligt svar, till exempel fakturanummer och vad du köpt, gör att betalningen sällan stoppas för kontroll.