En guide till handkassa och hantering av vardagliga affärsutgifter
Kämpar du med att hantera små, vardagliga utgifter utan att sakta ner dina verksamheter? Handkassan är ett enkelt och effektivt sätt för företag att täcka mindre kostnader som kontorsmaterial, snabba reparationer eller anställdas ersättningar. Genom att hantera handkassan på rätt sätt, kan företag undvika krånglet med formella betalningsprocesser för dessa små men nödvändiga transaktioner. Nu ska vi ta en närmare titt på hur handkassan fungerar och varför den är viktig för smidiga affärsverksamheter.
Vad är handkassa?
Handkassa är en liten summa pengar som ett företag håller till hands för snabba, småutgifter. Istället för att behöva genomgå krånglet med att skriva ut checkar eller använda kort för små inköp, gör handkassan det enkelt att täcka saker som att köpa kaffe till ett teammöte eller hämta kontorsmaterial.
Huvudsyftet med att ha handkassa är att förenkla små, vardagliga utgifter. Det hjälper företag att undvika den tid och pappersarbete som kommer med mer formella betalningsmetoder. Vanligtvis är en betrodd anställd, kallad handkasseförvaltare, ansvarig för pengarna. De ser till att det används av rätt skäl och håller koll på hur mycket som spenderas.
För dagliga affärsverksamheter är handkassan en räddare i nöden. Anställda kan ta hand om brådskande, små utgifter direkt, utan att vänta på godkännande eller genomgå komplexa procedurer. På detta sätt fungerar företaget smidigt och stoppas inte av småsaker.
Hur fungerar handkassa?
Att sätta upp ett handkassesystem
Att sätta upp en handkasse är enkelt. Först bestämmer företaget hur mycket pengar som ska läggas i fonden. Detta belopp beror på hur ofta små inköp behövs. Ett litet företag kanske börjar med 100 dollar eller 200 dollar, medan större företag kanske håller mer i lager.
Nästa steg är att välja en person som ska hantera handkassan, kallad handkasseförvaltaren. Denna person ser till att pengarna spenderas korrekt, delar ut kontanterna när det behövs och håller reda på alla transaktioner. Det är deras jobb att se till att fonden används på rätt sätt och fylls på när den börjar ta slut.
Spåra handkassetransaktioner
När handkassan är igång är det viktigt att spåra allt som spenderas. Förvaltaren bör föra en logg över varje utgift, notera datumet, beloppet och vad pengarna användes till. När det är möjligt bör kvitton samlas in för att stödja utgifterna.
Vanliga saker som handkassa används till inkluderar inköp av kontorsmaterial, betalning för små underhållsarbeten eller täckning av parkeringsavgifter. Att föra goda register säkerställer att pengarna används för legitima affärsbehov.
Påfyllning av handkassan
När handkassan börjar ta slut, är det dags att fylla på den. Förvaltaren tittar på kvitton och utgiftsloggar för att säkerställa att allt stämmer. Det spenderade beloppet ersätts sedan för att återföra fonden till dess ursprungliga nivå.
Till exempel, om företaget började med 200 dollar i handkassa och 150 dollar har spenderats, skulle fonden fyllas på med 150 dollar för att återföra den till 200 dollar. Förvaltaren skulle sedan lämna in kvittona till ekonomiavdelningen för korrekt bokföring.
Vanliga användningsområden för handkassa i ett företag
Små inköp och utgifter
Handkassan är utmärkt för att täcka små, vardagliga inköp som uppstår under affärsverksamhet. Dessa är vanligtvis små saker som det inte är värt att gå igenom den vanliga processen med att skriva ut checkar eller använda ett företagskort för. Till exempel kan handkassa användas för att köpa pennor, anteckningsböcker eller kaffe till kontoret.
Det är också användbart för små underhållsarbeten eller reparationer. Om något går sönder och behöver fixas snabbt, kan handkassan täcka kostnaderna utan att behöva en formell godkännandeprocess. Företag använder oftare handkassa för att ersätta anställda som betalar för saker som parkerings- eller tunnelbanebiljetter när de gör ärenden för jobbet.
Medarbetares bekvämlighet
Handkassa gör livet enklare för anställda. Det låter dem ta hand om små affärsbehov utan att behöva vänta på godkännanden eller gå igenom komplicerade återbetalningssteg. Till exempel, om någon behöver köpa snacks till ett kundmöte, kan de snabbt hämta kontanterna och ordna det.
Det är också användbart för att betala små leverantörer direkt. Om en leverantör lämnar av kontorsmaterial och behöver betalning direkt, kan handkassa hantera det utan förseningar i bearbetningen av en betalning. Denna snabba tillgång till kontanter hjälper till att hålla företaget igång smidigt utan onödiga uppehåll.
En steg-för-steg-guide till att sätta upp ett handkassekonto
Steg 1: Tilldela medel för handkassa
Det första steget i att sätta upp ett handkassekonto är att bestämma hur mycket pengar som ska avsättas. För mindre företag kan detta vara 100 till 200 dollar, medan större företag kan behöva mer. Beloppet bör baseras på hur ofta handkassa kommer att behövas och för vilka slags utgifter.
Till exempel, ett litet kontor kanske bara behöver handkassa för sporadiska kontorsmaterialinköp, medan ett större företag kan behöva det för mer frekvent användning.
Steg 2: Välj en handkasseförvaltare
När medlen är avsatta, är nästkommande steg att välja en handkasseförvaltare. Denna person kommer att vara ansvarig för att hantera fonden, hålla koll på alla utgifter, och säkerställa att fonden fylls på när den börjar ta slut.
Att utbilda förvaltaren på företagets handkassapolicy och procedurer är avgörande för att de ska hantera pengarna korrekt.
Steg 3: Upprätta procedurer för spårning och påfyllning
Det är viktigt att skapa ett system för att spåra utgifter och fylla på handkassan. Varje transaktion bör loggas och kvitton samlas in för att stödja inköpen. När kontanterna börjar ta slut, kommer förvaltaren att lämna in kvittona och begära fler medel för att återföra kontot till dess ursprungliga nivå. Genom att följa dessa steg kan företag sätta upp och underhålla ett effektivt handkassesystem.
Viktiga tips för hantering och redovisning av handkassa
Spelning av handkassa i redovisningssystem
När det gäller att hålla reda på handkassa, beh…
