För- och nackdelar med periodiserad redovisning för växande företag
Periodiserad redovisning är ett sätt för företag att spåra sin ekonomiska aktivitet mer exakt genom att registrera intäkter och kostnader när de uppstår, inte när pengar faktiskt byter händer. Detta skiljer sig från kassaredovisningsmetoden, där allt endast noteras när betalning mottas eller görs.
Anledningen till att periodiserad redovisning är viktig är att den ger en tydligare bild av vad som händer med företaget ekonomiskt. Istället för att vänta på att pengar ska komma in, kan företag genast se vad de har tjänat och vad de är skyldiga. Så här fungerar periodiserad redovisning och varför den kan vara användbar för ditt företag.
Nyckelbegrepp för periodiserad redovisning
Matchningsprincipen
En av kärnidén bakom periodiserad redovisning är matchningsprincipen. Detta betyder helt enkelt att ett företag bör registrera kostnader under samma period som de intäkter dessa kostnader hjälpte till att generera. Till exempel, om du tillhandahåller en tjänst i oktober men inte får betalt förrän i november, bör kostnaderna relaterade till den tjänsten fortfarande registreras i oktober. Detta ger en mer korrekt bild av hur mycket vinst företaget gjort under den perioden.
Principen för intäktsredovisning
Det andra nyckelkonceptet är principen för intäktsredovisning, vilket innebär att du registrerar intäkter när arbetet är utfört eller produkten är levererad, inte när du får betalt. Så, om du säljer en produkt i maj men inte får betalt förrän i juni, registrerar du ändå den försäljningen i maj eftersom det är när du tjänade pengarna. Detta säkerställer att du inte överdriver eller underskattar hur mycket pengar ditt företag tjänat under en viss period.
Förklarade nyckeltermer
Här är några viktiga termer du stöter på i periodiserad redovisning:
- Leverantörsskulder: Detta är de pengar ditt företag är skyldigt andra. Det registreras när du har mottagit varor eller tjänster men ännu inte har betalat för dem.
- Kundfordringar: Detta är pengar som andra är skyldiga dig. Det registreras när du har tillhandahållit varor eller tjänster men ännu inte har fått betalt.
- Förutbetalda intäkter: Ibland får ett företag betalt innan en produkt eller tjänst levereras. Dessa pengar registreras som en skuld tills du uppfyller slutet av avtalet.
- Förutbetalda kostnader: Dessa är kostnader du har betalt i förväg för saker som hyra eller försäkring som täcker framtida perioder. Du registrerar dem som tillgångar först och sedan erkänner dem som kostnader över tid.
Dessa idéer och termer samverkar för att visa företagets verkliga ekonomiska position vid varje given tidpunkt, även om pengar ännu inte har rört sig fysiskt.
Periodiserad redovisning vs. kassaredovisning
Periodiserad redovisning och kassaredovisning är två olika sätt att spåra finansiella transaktioner, och den största skillnaden är när du registrerar intäkter och kostnader.
Hur periodiserad redovisning fungerar
I periodiserad redovisning registrerar du transaktioner när de händer, även om inga pengar ännu har utbytts. Till exempel, om ditt företag levererar en produkt i januari men inte får betalt förrän i februari, registrerar du ändå försäljningen i januari eftersom det var då försäljningen gjordes. Detta ger en mer komplett bild av din ekonomiska hälsa, visar hur mycket du har tjänat och hur mycket du är skyldig vid varje given tidpunkt.
Hur kassaredovisning fungerar
Kassaredovisning är en enklare metod där du bara registrerar saker när kontanter faktiskt kommer in eller går ut. Med samma exempel, med kassaredovisning, skulle du registrera försäljningen i februari när betalningen tas emot, inte i januari när produkten levererades.
Vilken är bättre?
Kassaredovisning är ofta lättare för småföretag eftersom det är enkelt och visar kassaflödet direkt. Men det kanske inte ger den mest exakta bilden av din ekonomiska hälsa över tiden, särskilt om du har med kreditförsäljningar eller långsiktiga projekt att göra. Periodiserad redovisning, även om den är mer komplex, ger en bättre bild av lönsamhet och långsiktig prestanda, vilket gör den lämplig för större företag eller företag med mer komplicerade verksamheter.
Fördelarna med periodiserad redovisning
Periodiserad redovisning har många fördelar, vilket är varför många företag, särskilt större, väljer att använda det.
Mer exakt finansiell rapportering
En av de största fördelarna är att det ger en mer exakt bild av dina finanser. Eftersom du registrerar intäkter och kostnader när de händer, får du en tydligare uppfattning om hur ditt företag verkligen mår, inte bara hur mycket pengar som finns tillgängliga. Detta gör det lättare att planera för framtiden, förutsäga trender och fatta välgrundade beslut.
En tydligare bild av den finansiella hälsan
Periodiserad redovisning hjälper dig att se den stora bilden genom att visa hur mycket du har tjänat och hur mycket du är skyldig, även om pengarna ännu inte har bytts. Detta är särskilt användbart om ditt företag har säsongsmässiga fluktuationer eller om du förlitar dig på kreditförsäljningar. Det låter dig förstå lönsamheten bättre och hantera långsiktiga projekt mer effektivt.
Bäst lämpad för vissa branscher
Periodiserad redovisning är särskilt användbar i branscher som bygg, tillverkning eller professionella tjänster, där projekt kan ta månader att slutföra, och betalningar inte alltid kommer omedelbart. Dessa företag behöver ett system som återspeglar alla deras inkomster och kostnader, även när pengar inte omedelbart är tillgängliga.
Nackdelarna och utmaningarna med periodiserad redovisning
Trots dess fördelar har periodiserad redovisning några nackdelar, särskilt för mindre företag.
Det är mer komplext
Periodiserad redovisning kan vara svårare att hantera eftersom det kräver att du spårar mer detaljer, som leverantörsskulder och kundfordringar, förutbetalda intäkter och kostnader. Denna ökade komplexitet betyder att du kanske behöver mer sofistikerad redovisningsprogramvara eller till och med en professionell revisor för att hålla saker och ting organiserat.
Kassaflödesmismatchar
En av de största utmaningarna med periodiserad redovisning är att det kan få ditt kassaflöde att se bättre eller sämre ut än det egentligen är. Eftersom transaktioner registreras när de händer, inte när pengar mottas eller betalas, kan dina ekonomiska rapporter visa att du är lönsam medan du i verkligheten kan ha ont om pengar. Detta kan göra det svårt att täcka dagliga utgifter, särskilt om du har kunder som tar lång tid att betala.
Ett exempel på potentiella kassaflödesproblem
Låt oss säga att du slutför ett stort projekt och registrerar 50 000 $ i intäkt för det. Men betalningen är inte förfallen förrän om 90 dagar. Medan dina ekonomiska rapporter visar att du har tjänat pengar, har du fortfarande inte pengarna för att betala dina räkningar förrän de pengarna faktiskt kommer in. Detta kan skapa en tuff situation om du inte är försiktig med hanteringen av ditt kassaflöde.
När ska ett företag använda periodiserad redovisning?
Inte alla företag behöver använda periodiserad redovisning, men det är definitivt värt att överväga om ditt företag växer eller du hanterar mer komplexa transaktioner. Generellt, om du har många försäljningar på kredit eller du hanterar en högre affärsvolym, kan periodiserad redovisning ge dig en tydligare bild av din ekonomi.
Vissa företag, särskilt större eller börsnoterade, är till och med skyldiga enligt lag att använda periodiserad redovisning eftersom den ger en mer exakt bild av deras ekonomiska hälsa. Detta är en del av vad som kallas GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Dessa regler är på plats för att säkerställa att företag inte bara rapporterar vad de vill, utan istället följer standarder som gör deras finanser lättare att förstå och jämföra.
Om du funderar på att byta till periodiserad redovisning är det en god idé om ditt företag expanderar eller om du befinner dig i branscher som detaljhandel, bygg eller professionella tjänster. Dessa typer av företag har ofta att göra med långsiktiga projekt eller har många kredittransaktioner, och periodiserad redovisning hjälper dem att hålla bättre koll på sina pengar.
Hur periodiserad redovisning påverkar finansiella rapporter
Periodiserad redovisning förändrar hur dina ekonomiska rapporter ser ut och fungerar, vilket ger dig en bättre uppfattning om hur ditt företag verkligen mår.
Balansräkning
På din balansräkning visar periodiserad redovisning saker som pengar du är skyldig men inte ännu har mottagit (kundfordringar) och räkningar du är skyldig men inte har betalt ännu (leverantörsskulder). Detta ger en mer exakt ögonblicksbild av din finansiella situation eftersom det visar både vad du har tjänat och vad du är skyldig, även om pengarna ännu inte har rört sig.
Resultaträkning
Med resultaträkningen registrerar du intäkter och kostnader när de händer, inte när du får betalt eller betalar. Till exempel, om du säljer en produkt i april men inte får betalt förrän i maj, registreras försäljningen ändå i april. På detta sätt kan du se hur mycket vinst du faktiskt gör under en given period, även om pengarna fortfarande inte har kommit in än.
Kassaflödesredovisning
Periodiserad redovisning kan ibland göra din kassaflödesrapport lite knepig. Även om din resultaträkning kan visa att du gör en vinst, visar din kassaflödesrapprt hur mycket kontanter du faktiskt har tillgängligt. Detta är viktigt eftersom även om ditt företag går bra på papper, kan du fortfarande ha svårt att betala räkningar om du väntar på betalningar från kunder.
Varför detta är viktigt
Periodiserad redovisning ger dig en mycket mer detaljerad bild av din ekonomiska hälsa. Det hjälper dig att se den verkliga situationen så att du kan planera framåt, fatta smarta beslut och undvika överraskningar när det kommer till kassaflöde eller vinster. Att ha denna detaljerade information låter dig fatta bättre beslut om vart ditt företag är på väg.
Tips för övergång från kassa till periodiserad redovisning
Att byta från kassaredovisning till periodiserad redovisning kan verka som en stor förändring, men det kan göras smidigt med rätt steg. Här är en enkel guide för att hjälpa dig:
Granska ditt nuvarande system
Först, ta en bra titt på din nuvarande redovisning. Förstå hur ditt företag hanterar kassaflöde och vinstspårning just nu och se om periodiserad redovisning kan ge dig en bättre förståelse av din ekonomi.
Uppdatera ditt redovisningssystem
Du måste justera ditt redovisningssystem för att spåra saker som kundfordringar, leverantörsskulder och förutbetalda intäkter. De flesta moderna redovisningsprogram kan hantera denna övergång lätt, så se till att du använder programvara som stöder periodiserad redovisning.
Få professionell rådgivning
Det är en god idé att prata med en revisor innan du gör bytet. De kan hjälpa dig att förstå hur förändringen kommer att påverka saker som skatter och finansiell rapportering, och de kan guida dig genom övergångsprocessen. En professionell kan se till att allt är korrekt inställt från början.
Ställ in startbalanser
När du byter till periodiserad redovisning måste du ställa in startbalanser för saker som kundfordringar och leverantörsskulder. Dessa saldon återspeglar vad ditt företag är skyldigt och vad du är skyldig vid tidpunkten för bytet.
Följ upp kassaflöde
Eftersom periodiserad redovisning inte direkt spårar kassaflöde, måste du hålla ett nära öga på hur mycket faktisk kontanter som finns tillgängligt för att täcka utgifter. Se till att du regelbundet kontrollerar din kassaflödesrapport för att undvika eventuella kontantbrister.
Verktyg och resurser för att hantera periodiserad redovisning
Att hantera periodiserad redovisning behöver inte vara svårt, särskilt med dagens redovisningsverktyg och programvara. Dessa verktyg kan göra processen enklare och spara dig mycket tid.
Redovisningsprogramvara
Populära redovisningsprogram som QuickBooks, Xero och FreshBooks kan hantera periodiserad redovisning smidigt. Dessa program kan automatiskt spåra saker som leverantörsskulder, kundfordringar och förutbetalda intäkter. De skapar också hjälpsamma rapporter som visar hur ditt företag mår ekonomiskt.
Automatisera inmatningar och rapporter
En av de bästa funktionerna med dessa redovisningsverktyg är att de kan automatisera mycket av arbetet för dig. Om du har återkommande kostnader, som hyra eller prenumerationer, kan programvaran automatiskt registrera dessa poster varje månad. Plus, du kan generera rapporter med bara några klick, vilket ger dig realtidsinsikter i ditt företags ekonomiska hälsa.
Ytterligare resurser
Det finns också onlinekurser och resurser för att hjälpa dig att lära dig mer om periodiserad redovisning. Webbplatser som Coursera, LinkedIn Learning och Udemy erbjuder kurser som förklarar hur man hanterar periodiserad redovisning och tar det mesta av redovisningsprogramvara. Dessa resurser är utmärkta för alla som vill fördjupa sin förståelse för företagsfinanser.
Slutgiltiga tankar
Periodiserad redovisning är ett solidt val om du vill ha en tydligare och mer fullständig bild av ditt företags ekonomi. Även om det är lite mer komplext än kassaredovisning, ger det dig värdefulla insikter i dina intäkter, kostnader och övergripande finansiella hälsa. Om ditt företag växer eller har att göra mycket med kreditförsäljningar eller långsiktiga projekt, kan en övergång till periodiserad redovisning vara ett smart drag. Med rätt verktyg och lite hjälp kan du göra övergången smidigt och ställa in ditt företag för bättre långsiktig framgång.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan kassa och periodiserad redovisning?
Kassaredovisning registrerar transaktioner när pengar faktiskt rör sig – antingen mottagna eller betalda. Periodiserad redovisning å andra sidan registrerar transaktioner när de händer, oavsett när kontanter byts ut.
Är en periodisering en debet eller kredit?
En periodisering kan vara antingen en debet eller kredit, beroende på typen av transaktion. Till exempel är upplupna kostnader debeter eftersom de ökar skulder, medan upplupna intäkter är en kredit eftersom det ökar inkomster.
När krävs periodiserad redovisning?
Periodiserad redovisning krävs ofta för större företag och börsnoterade företag enligt redovisningsstandarder som GAAP. Det är också mandat för företag med intäkter över en viss tröskel, beroende på landets regler.
Påverkar periodiserad redovisning skatterna?
Ja, periodiserad redovisning kan påverka när skatter betalas. Eftersom det erkänner inkomster och utgifter när de uppstår (inte när kontanter byts ut), kan det leda till att betala skatter på intäkter som ännu inte mottagits.
Kan småföretag använda periodiserad redovisning?
Ja, småföretag kan använda periodiserad redovisning, särskilt om de vill ha en tydligare bild av sin finansiella hälsa. Dock kan det vara mer komplext att hantera än kassaredovisning, varför vissa småföretag väljer kassaredovisning istället.
