Underhåll

Hur man hanterar obetalda fakturor med en avsättning för osäkra fordringar

I affärer betalar inte varje kund det de är skyldiga, och vissa betalar inte alls. En avsättning för osäkra fordringar är ett verktyg som hjälper företag att planera för detta. Det är i princip ett sätt att förutsäga hur mycket pengar som kanske inte samlas in, så att verksamheten inte blir tagen på sängen.

Anledningen till att företag använder en avsättning för osäkra fordringar är enkel: de vet att inte alla kunder kommer att betala sina fakturor. Om de inte planerar för detta kan de visa mer pengar i sina ekonomiska rapporter än vad de faktiskt kommer få in. Det är här avsättningen kommer in. Genom att sätta undan pengar för förväntade förluster målar företaget en tydligare bild av sin ekonomi.

Korrekt ekonomisk rapportering är viktig, särskilt för personer som investerare och intressenter. Om ett företag övervärderar hur mycket det ska samla in kan det få det att se friskare ut än vad det egentligen är. Genom att använda avsättningen för osäkra fordringar förblir företag transparenta och bygger förtroende med de människor som fattar viktiga beslut baserade på dessa siffror.

Vad är avsättningen för osäkra fordringar?

Avsättningen för osäkra fordringar är en uppskattning som ett företag gör för att förutsäga hur mycket det inte kommer kunna samla in från kunder. Tänk på det som ett skyddsnät. Företaget vet att vissa kunder inte kommer att betala, så det sätter undan ett visst belopp för att täcka dessa potentiella förluster.

Varför företag inte kan ignorera osäkra fordringar

När företag säljer på kredit låter de i princip kunderna köpa nu och betala senare. Även om detta kan vara bra för att öka försäljningen innebär det också att det finns en risk att inte alla kunder fullföljer sina betalningar. Företag kan skydda sig mot att bli tagna på sängen av dessa obetalda fakturor genom att använda avsättningen för osäkra fordringar.

En stor anledning till att använda denna avsättning är att undvika att visa ett högre belopp pengar som kommer in än vad som verkligen kommer att samlas in. Utan det skulle ett företags ekonomiska rapporter vara felaktiga, vilket skulle kunna vilseleda investerare, långivare eller någon som tittar på böckerna.

Förståelse av uppskattningsprocessen för osäkra fordringar

Att uppskatta hur mycket som kanske inte betalas tillbaka är svårt, men företag har några beprövade sätt att göra det. Låt oss titta på två av de vanligaste metoderna.

Metoden åldrande av kundfordringar

Denna metod grupperar fordringar (de pengar kunder är skyldiga) baserat på hur länge de varit obetalda. Ju längre en faktura är obetald, desto mer sannolikt är det att företaget inte kommer få se pengarna. Till exempel, en faktura som är 30 dagar sen kan fortfarande vara inkasserbar, men en faktura som är 120 dagar försenad? Troligen inte.

Det bra med denna metod är att det är enkelt att spåra vilka fordringar som blir mer riskfyllda. Nackdelen? Den tittar bara på tiden fakturan är försenad och tar inte hänsyn till andra saker, som kundens ekonomiska situation.

Metoden historiska data

Ett annat sätt företag uppskattar sin avsättning är genom att titta på historiska data. De kontrollerar hur mycket av sina fordringar som gått obetalda under tidigare år och använder den informationen för att förutsäga framtida förluster. Till exempel, om ett företag upptäcker att 3% av deras fordringar inte betalats under de senaste åren, kan de sätta undan 3% som sin avsättning.

Denna metod är bra eftersom den är baserad på företagets egna data. Dock förutsäger tidigare prestanda inte alltid framtiden. Om ekonomin kraschar kan siffrorna inte vara lika pålitliga.

En steg-för-steg-guide för att beräkna avsättningen för osäkra fordringar

Att beräkna avsättningen för osäkra fordringar är inte komplicerat när man väl vet metoden. Så här gör företag vanligtvis:

Steg 1: Välj en metod
Steg 2: Kategorisera fordringar
Steg 3: Tillämpa en procentandel
Steg 4: Lägg ihop det

Saker förändras och företag måste hålla koll på sina siffror. Om de håller sig till samma uppskattningar under för lång tid kan de hamna med felaktiga ekonomiska rapporter. Genom att ompröva beräkningarna ser de till att deras ekonomi är aktuell och ärlig.

Direkt avskrivningsmetod vs. avsättningsmetod

Den direkta avskrivningsmetoden och avsättningsmetoden är två vanliga sätt att hantera osäkra fordringar. Även om båda syftar till att hantera problemet med dåliga skulder, fungerar de mycket olika.

Med den direkta avskrivningsmetoden erkänner företag endast en dålig skuld när det blir klart att fordran inte kommer att betalas. Detta innebär att kontot skrivs av direkt, vilket minskar det belopp som kunden är skyldig. Fördelen här är enkelhet—ingen uppskattning behövs i förväg. Dock stämmer det inte alltid med matchningsprincipen i redovisning, eftersom den dåliga skulden ofta erkänns i en annan period än försäljningen.

Å andra sidan innebär avsättningsmetoden att potentiella dåliga skulder uppskattas i förväg. Genom att sätta undan en del av fordringarna som kanske inte samlas in kan företag jämna ut påverkan av dåliga skulder över tid. Denna metod matchar bättre intäkter med kostnader, vilket gör den till en föredragen metod under Allmänt vedertagna redovisningsprinciper (GAAP).

Avsättningsmetoden är generellt att föredra eftersom den ger en mer exakt representation av företagets finansiella hälsa. Däremot kan den direkta avskrivningsmetoden vara mer lämplig för mindre företag eller de med minimal risk för obetalda fordringar.

Så här registrerar du avsättningen

När ett företag uppskattar sin avsättning för osäkra fordringar måste det registrera det korrekt. Denna process innefattar ett par journalredovisningar.

Journalredovisningar för att upprätta avsättningen

När ett företag först upprättar sin avsättning för osäkra fordringar skapar det en journalredovisning ungefär så här:

• Debet: Kostnad för dålig skuld
• Kredit: Avsättning för osäkra fordringar

Detta sätter åt sidan en del av sina fordringar för potentiella förluster. Senare, när ett specifikt konto avskrivs, måste företaget justera böckerna:

• Debet: Avsättning för osäkra fordringar
• Kredit: Kundfordringar

Denna andra journalredovisning tar bort den dåliga skulden från företagets böcker, vilket återspeglar att pengarna inte kommer att samlas in.

Hur det påverkar de finansiella rapporterna

Avsättningen för osäkra fordringar påverkar både balansräkningen och resultaträkningen. På balansräkningen minskar den värdet av kundfordringar, vilket visar ett mer realistiskt belopp av vad företaget förväntar sig att samla in.

På resultaträkningen minskar kostnader för dålig skuld företagets nettovinst. Genom att ta hänsyn till potentiella förluster i förväg presenterar företaget en tydligare bild av sin finansiella hälsa för intressenter.

Vikten av avsättningen för osäkra fordringar

Avsättningen för osäkra fordringar är ett nyckelverktyg för att bibehålla ekonomisk integritet. Utan det riskerar företag att blåsa upp sina tillgångar och ge en felaktig bild av sin ekonomiska hälsa. Genom att redovisa potentiella dåliga skulder kan företag presentera mer realistiska finansiella rapporter.

Denna avsättning hjälper till att förbättra noggrannheten i den finansiella rapporteringen, vilket är avgörande för både intern ledning och externa intressenter. Investerare, i synnerhet, förlitar sig på korrekta data för att bedöma ett företags hälsa. Om företagets fordringar är övervärderade kan det ge en falsk känsla av trygghet och leda till dåliga investeringsbeslut.

Till slut är avsättningen för osäkra fordringar en skyddsåtgärd. Den säkerställer att företag förblir ärliga och transparenta, vilket ger en tydligare bild av deras ekonomiska verklighet. Intressenter uppskattar denna transparens, eftersom den gör att de kan fatta bättre informerade beslut.

Hur företag använder avsättningen för osäkra fordringar

Tänk på ett mellanstort detaljhandelsföretag som ger kredit till sina kunder. Med tiden märker de att ungefär 5% av deras kreditförsäljning inte återbetalas. I slutet av året har de 1 miljon dollar i fordringar, så de sätter undan 50 000 dollar som en avsättning för osäkra fordringar.

När vissa kunder inte betalar skriver företaget av skulden med hjälp av denna avsättning. Denna metod hjälper företaget att upprätthålla korrekta ekonomiska register och undvika att visa uppblåsta siffror för investerare.

Genom att uppskatta potentiella dåliga skulder säkerställer företaget att dess finansiella rapporter återspeglar verkligheten. Investerare och intressenter kan se att företaget är förberett för vissa förluster, vilket hjälper dem att fatta mer informerade beslut.

Utmaningarna med att uppskatta och hantera avsättningar

Att uppskatta och hantera avsättningen för osäkra fordringar är inte utan utmaningar. Företag måste förlita sig på tidigare data, branschstandarder och ekonomiska förhållanden för att göra korrekta förutsägelser. Dock kan dessa faktorer vara oförutsägbara, särskilt under ekonomiska nedgångar eller snabba marknadsförändringar.

Externa faktorer såsom den övergripande ekonomin, kundbeteende eller till och med ett företags specifika marknadsnisch kan påverka noggrannheten i uppskattningen. Till exempel, under en ekonomisk recession kan kunder vara mer benägna att inte betala, vilket ökar risken för dålig skuld.

Att hantera avsättningen kräver konstant justering och övervakning för att säkerställa att företagets finansiella rapporter förblir korrekta. Om detta inte görs kan det leda till vilseledande rapporter och dåliga ekonomiska beslut.

Sammanfattande anmärkning

Avsättningen för osäkra fordringar är ett viktigt verktyg för att hålla ekonomiska register korrekta och transparenta. Genom att sätta undan pengar för potentiella dåliga skulder kan företag undvika att övervärdera sina tillgångar och presentera en uppblåst bild av sin ekonomiska hälsa. I slutänden är redovisning av dåliga skulder bara god verksamhet. Det hjälper företag att vara ärliga om sina finanser och håller investerare och intressenter trygga med de siffror de tittar på. Regelbundna uppdateringar av avsättningen säkerställer att företagets ekonomiska hälsa representeras korrekt år efter år.

Vanliga frågor

Hur bokför du avsättningar i redovisning?

För att bokföra en avsättning för osäkra fordringar debiterar du kostnad för dålig skuld och krediterar avsättningen för osäkra fordringar. Detta hjälper till att sätta undan pengar för potentiella obetalda fakturor.

Vad är avsättningsmetoden i redovisning?

Avsättningsmetoden i redovisning uppskattar dåliga skulder i förväg. Det hjälper företag att boka obetalda fakturor i förväg, istället för att vänta tills kunder misslyckas med att betala.

Hur påverkar avsättningen för osäkra fordringar ett företags skatter?

Avsättningen för osäkra fordringar minskar ett företags skattepliktiga inkomst genom att erkänna dåliga skuldkostnader, vilket innebär att företaget kan vara skyldig mindre i skatt.

Är avsättningen för osäkra fordringar en skuld eller en tillgång?

Avsättningen för osäkra fordringar är en kontra-tillgång, vilket innebär att den minskar värdet på kundfordringar på balansräkningen, vilket visar vad företaget realistiskt förväntar sig att samla in.

Vad händer om ett företag överskattar sin avsättning för osäkra fordringar?

Om ett företag överskattar sin avsättning kan det sluta med att visa lägre vinster än det faktiskt tjänat. Justeringar kan göras under framtida perioder för att korrigera detta.