De fleste små bedrifter klarer seg godt med et debetkort knyttet til bedriftskontoen, gjerne supplert med virtuelle kort til abonnementer og netthandel. Kredittkort gir utsatt betaling, men krever kredittvurdering, og banken vil vanligvis se regnskap før den gir kreditt.
Hva er et bedriftskort?
Et bedriftskort er et betalingskort som står i virksomhetens navn. Kjøpene belastes bedriften, ikke personen som bruker kortet. Det brukes typisk til reiser, programvare, abonnementer, innkjøp og andre utgifter som ellers ville blitt lagt ut privat og krevd refundert i etterkant.
Ordet brukes også om to ting som ikke er vanlige betalingskort:
- Fartsskriverkort for transportbedrifter. Statens vegvesen utsteder et kort som også heter bedriftskort, og som brukes til å laste ned data fra fartsskrivere i kjøretøy. Driver du yrkestransport, er det dette du trenger. Det bestilles hos Statens vegvesen.
- Drivstoff- og kjedekort. Kort fra drivstoffselskaper og dagligvarekjeder fungerer bare hos den aktuelle kjeden, ofte med samlefaktura. De kan være nyttige ved siden av, men erstatter ikke et vanlig betalingskort.
Resten av artikkelen handler om vanlige betalingskort for bedrifter.
Debetkort, kredittkort eller forhåndsbetalt kort?
Den viktigste forskjellen mellom korttypene er hvor pengene kommer fra.
| Debetkort | Kredittkort | Forhåndsbetalt kort | |
|---|---|---|---|
| Hvor pengene kommer fra | Trekkes fra bedriftskontoen når du betaler | Kreditt fra utstederen, betales samlet på faktura | Et beløp som er fylt på kortet på forhånd |
| Kredittvurdering | Nei, men kontoen krever kundekontroll | Ja, av bedriften eller den ansatte | Normalt nei |
| Renter | Nei | Ja, hvis fakturaen ikke betales innen forfall | Nei |
| Passer for | Daglige utgifter og nye bedrifter | Reiser, større utlegg og behov for utsatt betaling | Ansatte med et fast budsjett |
Debetkort
Med et debetkort betaler bedriften med penger den faktisk har. Det gir god kontroll: det bygger seg ikke opp gjeld, og saldoen viser hva som er brukt. Kortet følger vanligvis med bedriftskontoen, så det er den enkleste løsningen for nystartede selskaper.
Ulempen er at hvert kjøp trekker likviditet med en gang. Noen hoteller og bilutleiefirmaer reserverer et beløp på kortet ved innsjekk eller henting, og enkelte krever kredittkort. Sjekk vilkårene før en jobbreise.
Kredittkort
Et kredittkort for bedrift har en kredittgrense, og kjøpene samles på én faktura i måneden. Betaler du hele fakturaen innen forfall, slipper du vanligvis renter. Hvis ikke, påløper renter på det utestående beløpet.
Kreditt krever kredittvurdering. Står bedriften ansvarlig, ber utstederen gjerne om regnskap for de siste årene og opplysninger om eierne. Et nystartet aksjeselskap uten årsregnskap kan derfor ha vanskelig for å få en kredittgrense med en gang.
Forhåndsbetalte kort
På et forhåndsbetalt kort fyller bedriften på et fast beløp, og kortet kan ikke brukes utover det. Det passer godt når en ansatt skal ha et bestemt budsjett, for eksempel til en reise eller et prosjekt.
Hos mange digitale tilbydere glir debet og forhåndsbetalt over i hverandre, fordi kortet trekker fra en saldo du fyller på fra kontoen. For bedriften virker det likt i praksis: kortet bruker penger som allerede finnes.
Firmaansvar eller personlig ansvar?
Velger du kredittkort, må du også bestemme hvem som skal stå ansvarlig for kreditten.
- Firmaansvar: Bedriften kredittvurderes og får én samlet faktura for alle kortene. Bedriften betaler, og regnskapet får hele oversikten på ett sted.
- Personlig ansvar: Hver ansatt kredittvurderes, får sin egen faktura og krever utgiftene refundert fra arbeidsgiveren. Det krever lite av bedriften, men legger både risikoen og arbeidet på den ansatte. En ansatt med betalingsanmerkning kan få avslag.
For et enkeltpersonforetak er skillet mindre relevant. Et ENK er ikke et eget rettssubjekt, så innehaveren hefter personlig for gjelden i virksomheten uansett.
BankAxept, Visa eller Mastercard: hvor virker kortet?
Mange norske bankkort er kombinerte: BankAxept for betaling i norske butikker, og Visa eller Mastercard for netthandel og bruk i utlandet. Et rent BankAxept-kort er mer begrenset. DNB oppgir for eksempel at bedriftskortet med BankAxept bare kan brukes til kjøp i Norge.
Betaler bedriften for programvare, annonser eller reiser i utlandet, trenger du et kort fra Visa eller Mastercard. Se samtidig på gebyret for valutaveksling, siden det legges på hvert kjøp i utenlandsk valuta.
Virtuelle og fysiske kort
Et virtuelt kort er et kortnummer som bare finnes i appen eller nettbanken. Det kan som regel utstedes med en gang og brukes til netthandel og abonnementer. Legger du det inn i Apple Pay eller Google Pay, kan du også betale i butikk med mobilen, hvis tilbyderen støtter det.
Et praktisk grep er å bruke ett virtuelt kort per abonnement eller leverandør. Kommer et kortnummer på avveie, eller vil du si opp en tjeneste, sperrer du bare det ene kortet uten at resten av betalingene stopper.
Et fysisk kort trenger du for kontantuttak i minibank, i terminaler der mobilbetaling ikke fungerer, og som reserve på reise. Regn med noen dagers leveringstid.
Kontroll når ansatte har kort
Kort til ansatte sparer tid på utlegg og refusjoner, men krever noen enkle rutiner:
- Ett kort per person eller avdeling. Deler flere på ett kort, ser du ikke hvem som kjøpte hva.
- En grense per kort. En beløpsgrense tilpasset hver persons behov begrenser skaden hvis noe går galt.
- Kvitteringer med en gang. Kontoutskriften viser bare at pengene gikk ut. For å bokføre kjøpet og dokumentere fradrag for inngående merverdiavgift trenger du kvitteringen eller fakturaen fra selgeren, jf. dokumentasjonsplikten i merverdiavgiftsloven § 15-10. Be de ansatte ta bilde av kvitteringen samme dag.
- Skriftlige regler for bruk. Skriv ned hva kortet kan brukes til, og at private kjøp ikke er tillatt. Blir kortet brukt privat ved en feil, bør beløpet betales tilbake og dokumenteres. Skjer det ofte, bør du snakke med regnskapsføreren, siden det kan få skattemessige følger.
- Sperr kortet samme dag som noen slutter.
Hvem har ansvaret hvis kortet misbrukes?
For privatpersoner setter finansavtaleloven et tak. Ved tap eller tyveri kan banken som hovedregel kreve en egenandel på høyst 450 kroner, ifølge Forbrukertilsynet. Strengere regler gjelder hvis kortholderen har vært grovt uaktsom.
For bedrifter er utgangspunktet et annet. Når kunden ikke er forbruker, viker loven for avtalen, med noen unntak (finansavtaleloven § 1-9 annet ledd). Det betyr at kortvilkårene i praksis avgjør hvor mye bedriften selv må dekke hvis et kort blir misbrukt.
Derfor lønner det seg å:
- lese vilkårene om egenandel, frister for å melde fra og hva som gjelder hvis en ansatt mister kortet eller deler PIN-koden
- sørge for at alle kortholdere vet hvordan de sperrer kortet med en gang
- holde grensene lave på kort som sjelden brukes
Hvordan få bedriftskort
- Registrer virksomheten. Et bedriftskort knyttes til organisasjonsnummeret.
- Åpne en bedriftskonto. Debetkortet hører til kontoen, så kontoen kommer først. Dokumentene og ventetiden er beskrevet i guiden til hvordan du åpner bedriftskonto.
- Velg korttype. Debet til den daglige driften, virtuelle kort til abonnementer, og eventuelt kreditt hvis bedriften trenger utsatt betaling.
- Søk om kreditt separat. Et kredittkort krever egen søknad og kredittvurdering. Søknaden signeres av noen som kan forplikte bedriften.
- Bestill kortene og sett grenser. Gi hver kortholder et eget kort og en grense som passer behovet.
Bytter du tilbyder samtidig, bør du se på hele kontotilbudet og ikke bare kortet. Vi har samlet hva du bør sammenligne mellom bedriftsbanker i en egen guide.
Når passer et debetkort fra OneMoneyWay?
OneMoneyWay tilbyr bedriftskort som debetkort knyttet til en bedriftskonto i Norge. Kortene gir ikke kreditt. Trenger bedriften utsatt betaling, eller et kredittkort til depositum, må det ordnes et annet sted.
Dette er relevant for kortbruken:
- Virtuelle kort utstedes umiddelbart og kan brukes til netthandel. Kortene kan legges til i Apple Pay og Google Pay.
- Fysiske kort, som følger med Starter og Business, leveres innen 1 til 7 virkedager og kan brukes i butikk, med kontaktløs betaling og i minibank.
- Du kan opprette flere kort til ulike avdelinger, sette en egen forbruksgrense per kort og kategorisere utgiftene.
- Kort utstedes, sperres og får ny PIN-kode direkte på plattformen.
- Kortene kan brukes globalt, også til nettkjøp i utenlandsk valuta.
Hvor mange kort som inngår, avhenger av planen:
| Plan | Virtuelle kort | Fysiske kort |
|---|---|---|
| Micro | 1 | Ingen |
| Starter | 2 | 1 |
| Business | Ubegrenset | 3 |
Planene starter på 299 kroner i måneden, fakturert årlig, pluss 99 kroner i måneden for den norske kontoen. Prisene er veiledende. Trenger bedriften et fysisk kort, for eksempel til kontantuttak i minibank, er Starter den minste planen som har det.
Kontoen er for virksomheter registrert i Norge, resten av EØS eller Storbritannia, også enkeltpersonforetak. Om søknaden blir godkjent, avhenger blant annet av virksomhetens aktivitet, struktur og risikoprofil.
Trenger bedriften kort til de ansatte?
Slipp utlegg og refusjoner. Gi hver ansatt sitt eget kort med egen grense.
Ofte stilte spørsmål
Er bedriftskort og firmakort det samme?
Stort sett ja. Begge ordene brukes om betalingskort i bedriftens navn. «Firmakort» brukes også ofte om drivstoffkort, så sjekk hva et tilbud faktisk gjelder.
Kan et enkeltpersonforetak få bedriftskort?
Ja. Et ENK med egen bedriftskonto kan normalt få et debetkort til kontoen. Søker du om kredittkort, hefter du som innehaver personlig, fordi foretaket ikke er et eget rettssubjekt.
Kan en nystartet bedrift få kredittkort?
Det kan være vanskelig i starten. Kreditt krever kredittvurdering, og mange utstedere ber om regnskap. Uten regnskapshistorikk er et debetkort knyttet til bedriftskontoen det vanlige utgangspunktet.
Kan jeg bruke bedriftskortet privat?
Det bør du ikke. Kortet er bedriftens betalingsmiddel, og private kjøp gjør regnskapet uryddig. Skjer det ved en feil, bør beløpet betales tilbake og dokumenteres.
Hva koster et bedriftskort?
Kostnadene varierer: årsgebyr per kort, gebyr for kontantuttak og valutaveksling, og renter på kredittkort hvis fakturaen ikke betales i tide. Debetkort er ofte inkludert i kontoens månedspris. Sammenlign derfor hva kontoen koster totalt i året, ikke bare kortet.
