Ein Leitfaden zum Verständnis und zur Auswahl des richtigen POS-Geräts für Ihr Unternehmen
Ein Unternehmen reibungslos zu führen, bedeutet mehr als nur Produkte oder Dienstleistungen anzubieten – es geht darum, die Abläufe effizient zu gestalten und ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten. Ein POS-Gerät ist eines der wichtigsten Werkzeuge dafür. Laut aktuellen Daten sind im Jahr 2024 über 2,7 Millionen POS-Geräte im Vereinigten Königreich im Einsatz, was die zunehmende Abhängigkeit von digitalen Zahlungen widerspiegelt. In diesem Blogbeitrag werden wir alles erkunden, was Sie über POS-Geräte wissen müssen und wie Sie das richtige für Ihr Unternehmen auswählen.
Was ist ein POS-Gerät?
Ein POS oder Point of Sale-Gerät verarbeitet Kundenzahlungen in einem Geschäftsumfeld. Es ist der zentrale Punkt, an dem Transaktionen stattfinden, sei es durch Kartenzahlungen, mobile Geldbörsen oder andere Methoden. Diese Geräte werden in vielen Branchen eingesetzt, darunter Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants, Dienstleister und Gastgewerbe. POS-Geräte haben sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt und unterstützen heute nicht nur Zahlungen, sondern auch verschiedene Aspekte der Unternehmensführung.
Arten von POS-Geräten
Die Auswahl des geeigneten POS-Geräts für Ihr Unternehmen beginnt mit dem Verständnis der verfügbaren Typen. Während alle POS-Geräte die Kernfunktion der Zahlungsabwicklung erfüllen, gibt es sie in verschiedenen Formen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Egal, ob Sie ein Kleinunternehmer oder ein großes Einzelhandelsunternehmen betreiben, das Wissen um die Stärken und Schwächen jedes Typs hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Traditionelle POS-Geräte
Wenn sie an ein POS-System denken, stellen sich die meisten Menschen traditionelle POS-Geräte vor – fest installierte Geräte an den Kassen in stationären Geschäften. Diese Maschinen umfassen typischerweise ein Terminal, einen Belegdrucker und manchmal eine Kassenschublade. Sie sind am häufigsten in Umgebungen zu finden, in denen hohe Transaktionsvolumina erwartet werden, wie Supermärkte, Kaufhäuser und große Restaurants.
Der Vorteil eines traditionellen POS-Geräts liegt in seiner Stabilität und Haltbarkeit. Diese Maschinen sind darauf ausgelegt, intensiven Gebrauch über lange Zeiträume hinweg zu bewältigen. Sie können Transaktionen schnell verarbeiten und sind oft mit anderen Systemen wie Barcode-Scannern und Küchendruckern integriert. Allerdings fehlt ihnen die Mobilität, was sie weniger geeignet für Unternehmen macht, die Flexibilität erfordern, wie solche, die an mehreren Standorten oder auf Außenmärkten tätig sind.
Mobile POS-Geräte
Mobile POS-Geräte werden zunehmend beliebter, insbesondere mit dem Aufstieg kleiner Unternehmen und mobiler Dienstleistungen. Diese Geräte sind kompakt und drahtlos und verbinden sich häufig über Bluetooth oder WLAN mit Smartphones oder Tablets. Mobile POS-Geräte sind ideal für Unternehmen, die Zahlungen außerhalb eines traditionellen Kassenbereichs abwickeln müssen, wie z.B. Food-Trucks, Markthändler oder Dienstleister, die zu den Standorten ihrer Kunden reisen.
Der Hauptvorteil eines mobilen POS-Geräts liegt in seiner Portabilität. Es ermöglicht Unternehmen, Zahlungen überall entgegenzunehmen und das Kundenerlebnis durch Flexibilität und Komfort zu verbessern. Mobile POS-Systeme sind oft günstiger als ihre traditionellen Gegenstücke und damit eine ausgezeichnete Option für Startups und kleine Unternehmen. Größere, robustere Systeme könnten jedoch einige erweiterte Funktionen vermissen lassen.
Cloud-basierte POS-Geräte
Cloud-basierte POS-Geräte stellen die nächste Generation der POS-Technologie dar und bieten Flexibilität und Fernverwaltungsmöglichkeiten, die zuvor nicht verfügbar waren. Im Gegensatz zu traditionellen oder mobilen POS-Geräten speichern cloud-basierte Systeme Transaktionsdaten in der Cloud, sodass Geschäftsinhaber von jedem Gerät mit Internetverbindung aus auf Berichte, Lagerbestände und andere Daten zugreifen können.
Der größte Vorteil von cloud-basierten POS-Systemen ist ihre Fähigkeit, mit Ihrem Unternehmen zu skalieren. Sie können problemlos mehr Terminals, Standorte oder Benutzer hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Diese Systeme bieten auch Echtzeit-Datensynchronisierung, was besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten ist. Allerdings kann die Abhängigkeit von einer Internetverbindung ein Nachteil sein, wenn Ihr Unternehmen in einem Gebiet mit schlechter Konnektivität liegt. Zusätzlich können Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Datenverletzungen auftreten, obwohl die meisten cloud-basierten Systeme hohe Verschlüsselungsstufen verwenden.
Integrierte POS-Geräte
Für Unternehmen, die mehr als nur Zahlungsabwicklung benötigen, bieten integrierte POS-Geräte eine umfassende Lösung. Diese Maschinen kombinieren verschiedene Funktionalitäten wie Bestandsverwaltung, Verkaufsberichterstattung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) in einem System. Integrierte POS-Geräte sind in Branchen wie dem Einzelhandel und der Gastronomie besonders beliebt, da die Verwaltung mehrerer Aspekte des Geschäfts über eine Schnittstelle Zeit sparen und Fehler reduzieren kann.
Integrierte POS-Systeme sind leistungsstarke Werkzeuge für Geschäftsinhaber, die einen umfassenden Überblick über ihre Abläufe wünschen. Sie ermöglichen automatisierte Bestandsaktualisierungen, detaillierte Verkaufsberichte und Kundenbindungsprogramme. Diese Systeme sind jedoch in der Regel teurer und erfordern möglicherweise zusätzliche Schulungen für das Personal, um sie effektiv zu nutzen. Zudem kann der Einrichtungsprozess komplexer sein als bei eigenständigen POS-Geräten.
Wichtige Funktionen eines POS-Geräts
Ein POS-Gerät kann weit mehr bieten als nur Zahlungsabwicklung. Die richtigen Funktionen können die Effizienz verbessern, wertvolle Einblicke bieten und das Kundenerlebnis verbessern.
Zahlungsabwicklungsfähigkeiten
Im Kern besteht die Hauptfunktion eines POS-Geräts darin, Zahlungen zu verarbeiten, und je mehr Zahlungsmethoden es unterstützt, desto besser. In den heutigen Einzelhandels- und Dienstleistungsumgebungen müssen POS-Geräte verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren, darunter Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungen (wie Apple Pay und Google Pay) und sogar kontaktlose Karten. Mit dem Aufstieg digitaler Geldbörsen und alternativer Zahlungsmethoden macht ein POS-Gerät, das verschiedene Arten von Transaktionen abwickeln kann, Ihr Unternehmen für eine breitere Kundenbasis zugänglicher.
Einige POS-Geräte bieten auch Optionen zur Abwicklung von Online-Zahlungen, was für Unternehmen, die sowohl im Geschäft als auch online tätig sind, entscheidend sein kann. Zahlungen schnell und sicher verarbeiten zu können, ist von entscheidender Bedeutung, und viele POS-Geräte sind jetzt mit erweiterten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Tokenisierung ausgestattet, um sensible Kundendaten zu schützen.
Bestandsverwaltung
Eine effektive Bestandsverwaltung ist entscheidend für den Erfolg jedes Einzelhandels- oder Dienstleistungsunternehmens. Ein POS-Gerät mit integrierten Bestandsverwaltungsfunktionen kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen, indem es die Lagerbestände bei jedem Verkauf automatisch aktualisiert. Dies hilft sicherzustellen, dass Sie immer die richtige Menge an Lagerbestand zur Verfügung haben und kostspielige Fehler wie Überbestellungen oder das Ausgehen von beliebten Artikeln vermeiden können.
Einige fortschrittliche POS-Systeme ermöglichen es Ihnen, automatische Nachbestellungen einzurichten, wenn der Lagerbestand ein bestimmtes Niveau erreicht, wodurch Ihr Inventar ohne ständige manuelle Eingriffe gut bestückt bleibt. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Echtzeit-Bestandsdatenverfügbarkeit, fundiertere Kaufentscheidungen zu treffen und Trends in der Produktnachfrage zu erkennen.
Verkaufsanalysen
Das Verständnis, wie Ihr Unternehmen abschneidet, ist der Schlüssel zu strategischen Entscheidungen. POS-Geräte, die Verkaufsanalysefunktionen bieten, können detaillierte Berichte über Ihre Verkaufsleistung, Kundenpräferenzen und Produkttrends liefern. Diese Einblicke können Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, wie z.B. Preisstrategien anzupassen, Werbeaktionen zu starten oder leistungsstarke Produkte zu identifizieren.
Mit Verkaufsanalysen können Sie den Gesamtumsatz, den durchschnittlichen Transaktionswert und die Spitzenverkaufszeiten verfolgen. Diese Informationen können auch zur Verbesserung der Personalplanung verwendet werden, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern während der Stoßzeiten haben. Fortgeschrittene POS-Geräte können auch Kundeninformationen bieten, sodass Sie wiederkehrende Käufer identifizieren und Ihre Marketingbemühungen entsprechend anpassen können.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Egal, wie fortschrittlich ein POS-Gerät ist, es muss einfach zu bedienen sein. Eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Personal das System effizient bedienen kann, insbesondere während der Stoßzeiten, wenn Transaktionen schnell abgewickelt werden müssen. Je weniger Zeit die Mitarbeiter damit verbringen, herauszufinden, wie das System zu bedienen ist, desto mehr Zeit können sie auf den Kundenservice verwenden.
Viele moderne POS-Geräte verfügen über Touchscreen-Oberflächen, die auch für Benutzer mit minimaler technischer Erfahrung einfach zu navigieren sind. Die Schulung des Personals zur Nutzung des Systems sollte unkompliziert sein, und die meisten POS-Geräte bieten hilfreiche Tutorials oder Kundensupport für Unternehmen, die zusätzliche Unterstützung benötigen.
Sicherheitsfunktionen
Sicherheit ist ein kritisches Anliegen für jedes Unternehmen, das Kundenzahlungen abwickelt. Ein sicheres POS-Gerät sollte mit Verschlüsselung ausgestattet sein, um sensible Zahlungsdaten vor Hackern und Betrügern zu schützen. Die meisten modernen POS-Geräte entsprechen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)-Vorschriften, die entwickelt wurden, um Karteninhaberdaten zu schützen und sichere Transaktionen zu gewährleisten.
Zusätzlich zur Verschlüsselung sollten POS-Geräte Funktionen wie Tokenisierung bieten, die sensible Zahlungsinformationen durch ein Token ersetzen, das nur für diese spezifische Transaktion verwendet werden kann. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und verringert das Risiko von Datenverletzungen. Es ist auch wichtig, die Software auf Ihrem POS-Gerät regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es über die neuesten Sicherheitspatches und -funktionen verfügt.
Wie wählt man das richtige POS-Gerät für sein Unternehmen aus?
Eine falsche Wahl kann Zeit, Geld und Ressourcen verschwenden. Hier ist, worüber Sie nachdenken sollten, wenn Sie ein POS-Gerät auswählen:
Unternehmensgröße und Branche
Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um POS-Geräte geht. Zum Beispiel benötigt ein kleines Café möglicherweise ein einfaches System, das Zahlungen abwickelt und tägliche Verkäufe verfolgt, während ein großes Einzelhandelsgeschäft ein komplexeres System benötigen könnte, das mit der Bestandsverwaltung integriert ist und detaillierte Verkaufsberichte liefert. Bei der Auswahl eines POS-Geräts sollten Sie die Natur Ihres Geschäfts und den Umfang Ihrer Aktivitäten berücksichtigen.
Für Restaurants und Cafés könnte ein System mit Funktionen wie Tischverwaltung, Küchenbestelldruck und Trinkgeldverwaltung wichtig sein. Einzelhändler hingegen könnten Barcode-Scannen, Bestandsverfolgung und Kundenbindungsprogramme priorisieren. Wenn Sie in einer Dienstleistungsbranche tätig sind, wie einem Salon oder Spa, könnten Sie von Terminplanungsfunktionen profitieren, die in Ihr POS-Gerät integriert sind.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden sich Ihre Bedürfnisse weiterentwickeln. Bei der Auswahl eines POS-Geräts ist es wichtig zu berücksichtigen, ob das ausgewählte System mit Ihnen wachsen kann. Skalierbarkeit ist entscheidend, insbesondere wenn Sie planen, Ihre Aktivitäten zu erweitern, neue Standorte hinzuzufügen oder mehr Personal einzustellen. Suchen Sie nach POS-Geräten, die es Ihnen ermöglichen, Terminals, Benutzer oder Funktionen hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen expandiert.
Flexibilität ist ebenfalls entscheidend – wählen Sie ein System, das sich an Änderungen in Ihrem Geschäftsmodell anpassen kann. Wenn Sie beispielsweise planen, eine E-Commerce-Komponente zu Ihrem stationären Geschäft hinzuzufügen, wäre ein cloud-basiertes POS-System, das sich mit Online-Zahlungsgateways integriert, von Vorteil.
Budget und Preismodelle
POS-Geräte kommen mit verschiedenen Preismodellen, daher ist es wichtig, eines zu finden, das in Ihr Budget passt. Einige Systeme haben Kosten im Voraus für die Hardware und Software, während andere auf Abonnementbasis arbeiten, mit monatlichen oder jährlichen Gebühren. Neben dem Preis des Geräts sollten Sie auch etwaige Transaktionsgebühren, Wartungskosten und mögliche Upgrade-Gebühren berücksichtigen.
Es ist wichtig, die Kosten des POS-Geräts gegen den Wert abzuwägen, den es Ihrem Unternehmen bringt. Während es verlockend sein mag, die günstigste Option zu wählen, könnte ein teureres POS-Gerät mit erweiterten Funktionen Ihnen langfristig Geld sparen, indem es die Effizienz verbessert, Fehler reduziert und wertvolle Daten liefert.
Kundensupport und After-Sales-Service
Egal, wie zuverlässig ein POS-Gerät ist, Sie werden wahrscheinlich irgendwann auf technische Probleme stoßen oder Fragen haben. Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der exzellenten Kundensupport und After-Sales-Service bietet. Ein guter POS-Geräteanbieter sollte 24/7-Support, leicht verständliche Tutorials und Zugriff auf Online-Ressourcen bieten, die Ihnen bei der Fehlersuche bei häufigen Problemen helfen können.
Berücksichtigen Sie auch die verfügbaren Garantie- und Wartungsoptionen für das POS-Gerät. Einige Anbieter bieten laufende Wartungspläne oder erweiterte Garantien an, die Reparaturen und Software-Updates abdecken und sicherstellen, dass Ihr System ohne unerwartete Kosten betriebsbereit bleibt.
Durch die sorgfältige Bewertung dieser Faktoren können Sie ein POS-Gerät wählen, das Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt und das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig unterstützt.
Wie funktioniert ein POS-Gerät?
Das Verständnis, wie ein POS-Gerät funktioniert, ist entscheidend, um den Wert zu schätzen, den es Ihrem Unternehmen bringt. Lassen Sie uns den Schritt-für-Schritt-Prozess durchgehen, wie ein POS-Gerät funktioniert:
Schritt 1. Der Kunde wählt Produkte oder Dienstleistungen aus
Der Kunde wählt die Artikel aus, die er kaufen möchte. Das POS-System scannt oder erfasst diese Artikel im System und berechnet den geschuldeten Gesamtbetrag, einschließlich Steuern und Rabatten, falls zutreffend.
Schritt 2. Zahlungseinleitung
Der Kunde leitet den Zahlungsprozess ein, indem er seine Zahlungsmethode vorlegt – eine Kreditkarte, Debitkarte, kontaktlose Zahlung oder sogar eine mobile Geldbörse wie Apple Pay oder Google Pay. Wenn das POS-Gerät mit Online-Zahlungsoptionen integriert ist, können Kunden auch über diese Plattformen bezahlen.
Schritt 3. Autorisierung und Verifizierung
Sobald die Zahlungsmethode vorgelegt wird, kommuniziert das POS-Gerät mit dem Zahlungsprozessor, um die Transaktion zu verifizieren. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Zahlungsdetails gültig sind und der Kunde über ausreichende Mittel verfügt, um den Kauf abzuschließen. Abhängig von der Zahlungsart kann das System zusätzliche Verifizierungsschritte erfordern, wie die Eingabe einer PIN oder das Unterschreiben eines Belegs.
Schritt 4. Transaktionsgenehmigung
Nach der Verifizierung sendet der Zahlungsprozessor eine Genehmigungsnachricht an das POS-Gerät, die bestätigt, dass die Transaktion fortgesetzt werden kann. Wenn die Transaktion abgelehnt wird, benachrichtigt das POS-Gerät den Kunden und bietet Optionen zum erneuten Versuch oder zur Verwendung einer anderen Zahlungsmethode an.
Schritt 5. Belegerstellung
Sobald die Transaktion genehmigt ist, erstellt das POS-Gerät einen Beleg. Dieser kann gedruckt oder elektronisch per E-Mail oder SMS an den Kunden gesendet werden. Der Beleg dient als Kaufnachweis und ist oft für Rückgaben oder Umtausch erforderlich.
Schritt 6. Echtzeit-Updates zu Verkäufen und Lagerbeständen
Nach Abschluss der Zahlung aktualisiert das POS-Gerät automatisch die Verkaufsdaten und Lagerbestände des Unternehmens. Dies stellt sicher, dass der Geschäftsinhaber eine genaue Aufzeichnung darüber hat, was verkauft wurde und wie viel Lagerbestand noch vorhanden ist. In fortschrittlicheren Systemen werden diese Daten auch auf cloud-basierten Plattformen synchronisiert und bieten Echtzeiteinblicke, die von jedem Standort aus zugänglich sind.
FAQs
Wer ist der Besitzer eines POS-Geräts?
Typischerweise ist der Besitzer eines POS-Geräts das Unternehmen oder der Händler, der es betreibt. Einige Unternehmen kaufen das POS-Gerät direkt, während andere es von einem Zahlungsabwicklungsunternehmen oder einer Finanzinstitution leasen. In Fällen, in denen das POS-Gerät geleast wird, gehört das Gerät technisch gesehen dem Leasingunternehmen, aber das Unternehmen behält die betriebliche Kontrolle.
Was ist die vollständige Form von POS?
POS steht für “Point of Sale”. Es bezieht sich auf eine Transaktion zwischen einem Kunden und einem Unternehmen, typischerweise im Zusammenhang mit der Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen. Ein POS-Gerät erleichtert diese Transaktion, indem es Zahlungen verarbeitet und den Verkauf aufzeichnet.
Ist ein POS ein Geldautomat?
Nein, ein POS-Gerät ist kein Geldautomat (Automated Teller Machine). POS-Geräte werden von Unternehmen verwendet, um Kundenzahlungen zu akzeptieren, während Geldautomaten hauptsächlich zum Abheben, Einzahlen oder Überweisen von Geld von einem Bankkonto verwendet werden. Einige POS-Systeme können jedoch Debitkartentransaktionen akzeptieren, was es Kunden ermöglichen könnte, Cashback zu erhalten, ähnlich wie beim Abheben von Geld an einem Geldautomaten.
Was ist ein POS-System?
Ein POS-System ist eine Kombination aus Hardware und Software, die ein Unternehmen zur Abwicklung von Transaktionen, zur Verwaltung von Verkäufen, zur Verfolgung von Lagerbeständen und zur Erstellung von Berichten verwendet. Es besteht normalerweise aus einem POS-Gerät, einem Kartenleser, einem Belegdrucker und zugehöriger Software, die bei der Verwaltung verschiedener Geschäftsabläufe hilft.
Was ist das POS-Limit?
Das POS-Limit bezieht sich auf den maximalen Betrag, den ein Kunde mit seiner Karte an einem POS-Gerät ausgeben kann. Dieses Limit wird typischerweise von der Bank festgelegt, die die Karte ausgestellt hat, und kann je nach Kartentyp, den Richtlinien der Bank und den Präferenzen des Kontoinhabers variieren. Einige Karten haben tägliche oder transaktionsspezifische Limits, um Betrug zu verhindern.
Wie registriert man ein POS-Gerät?
Um ein POS-Gerät zu registrieren, müssen Unternehmen in der Regel folgende Schritte befolgen:
- Wählen Sie einen POS-Anbieter: Wählen Sie einen seriösen Anbieter, der die Funktionen und den Support bietet, die Ihr Unternehmen benötigt.
- Melden Sie sich an: Erstellen Sie ein Konto beim Anbieter und geben Sie Geschäftsdaten an, wie z.B. den Firmennamen, die Adresse und die Bankverbindung.
- Installation: Nach der Registrierung liefert der Anbieter das POS-Gerät, das Sie an Ihrem Unternehmensstandort installieren können.
- Aktivieren Sie das Gerät: Verbinden Sie das POS-Gerät mit dem Internet und Ihrem Zahlungsabwicklungskonto.
- Schulung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal geschult ist, um das System effektiv zu nutzen.
Einige Länder können auch behördliche Genehmigungen erfordern, insbesondere für Finanztransaktionen, daher überprüfen Sie die lokalen Anforderungen.
