Verständnis von Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten für nahtloses Ausgabenmanagement
Wussten Sie, dass 57 % der Unternehmen Schwierigkeiten haben, Mitarbeiterausgaben zu verfolgen, was zu Problemen bei der Budgetkontrolle führt? Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten bieten eine moderne Lösung, die das Ausgabenmanagement für Mitarbeiter und Finanzteams vereinfacht. Diese Karten helfen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die finanzielle Übersicht zu verbessern und die Sicherheit zu erhöhen. Die Auswirkungen sind erheblich, da Unternehmen bis zu 20 % der ausgabenbezogenen Kosten durch die Verwendung von Prepaid-Karten einsparen. In diesem Blogbeitrag lernen wir, wie Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten funktionieren, ihre Vorteile und wie man sie effektiv in Ihrem Unternehmen implementiert.
Was sind Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten?
Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten sind finanzielle Werkzeuge, die von Unternehmen an ihre Mitarbeiter für berufliche Einkäufe ausgegeben werden. Unternehmen laden einen bestimmten Geldbetrag auf diese Karten, und die Mitarbeiter nutzen sie, bis die Mittel aufgebraucht sind. Sie funktionieren ähnlich wie Debitkarten, sind jedoch auf das vorgeladene Guthaben beschränkt, was bedeutet, dass kein Risiko der Überschuldung besteht.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Marketingteam vor, das an einer Messe teilnimmt. Das Unternehmen gibt jedem Teammitglied eine Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarte mit 500 £ für Reisen, Mahlzeiten und veranstaltungsbezogene Ausgaben aus. Die Mittel werden von dem Kartenguthaben abgezogen, wenn das Team Einkäufe tätigt. Versucht ein Mitglied, mehr als die vorgeladenen 500 £ auszugeben, wird die Transaktion abgelehnt, was sicherstellt, dass sie im Budget bleiben und eine Überschuldung verhindern.
Wie unterscheiden sie sich von Kredit- und Debitkarten?
- Prepaid-Karten erfordern keine Bonitätsprüfung, da sie nur vorgeladene Mittel verwenden, was sie für Unternehmen jeder Größe zugänglich macht.
- Im Gegensatz zu herkömmlichen Kredit- oder Debitkarten können Unternehmen spezifische Limits festlegen, bei denen Mitarbeiter frei ausgeben können.
- Prepaid-Karten ermöglichen es Unternehmen, das Risiko von Schulden, die mit Kreditkarten verbunden sind, und die Unsicherheit von Erstattungen bei Debitkarten zu vermeiden.
Wie funktionieren Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten?
Guthaben aufladen
Unternehmen laden einen bestimmten Betrag auf die Prepaid-Karte. Dieser Prozess wird normalerweise über eine Online-Plattform verwaltet, auf der Administratoren in wenigen Minuten Guthaben aufladen oder abheben können. Zum Beispiel kann ein Unternehmen den erforderlichen Betrag vorgeladen und anpassen, wenn ein Team eine bevorstehende Reise hat.
Limits und Kontrollen festlegen
Einer der größten Vorteile ist das Festlegen von Ausgabelimits. Unternehmen können entscheiden, wie viel Mitarbeiter ausgeben können und wo sie die Karte verwenden können. Beispielsweise können Sie Transaktionen auf bestimmte Anbieter beschränken oder Bargeldabhebungen blockieren. Dies stellt sicher, dass die Mittel nur für genehmigte Geschäftsausgaben verwendet werden.
Überwachung und Verfolgung
Die meisten Anbieter bieten mobile Apps oder Web-Dashboards zur Überwachung der Kartenaktivität in Echtzeit an. Dies ermöglicht es den Finanzteams, jede Transaktion zu verfolgen, zu sehen, wo Mittel ausgegeben werden, und Benachrichtigungen über verdächtige Aktivitäten zu erhalten. Automatisierte Berichtsfunktionen vereinfachen zudem die Buchhaltung und Prüfung.
Arten von Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten
Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten gibt es in mehreren Typen, die jeweils auf unterschiedliche Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind. Hier ist ein Blick auf die häufigsten:
Physische Prepaid-Karten
Dies sind traditionelle Karten, die Mitarbeiter für persönliche Transaktionen und Geldautomatenabhebungen verwenden können. Sie funktionieren wie Debitkarten, jedoch nur bis zum vorgeladenen Guthaben, was sie ideal für tägliche Geschäftsausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Büromaterial macht.
Virtuelle Prepaid-Karten
Virtuelle Karten existieren nur in digitaler Form und werden für Online-Transaktionen verwendet. Sie sind perfekt für Unternehmen, die wiederkehrende Ausgaben wie Software-Abonnements oder Online-Einkäufe abwickeln. Der zusätzliche Vorteil ist die erhöhte Sicherheit, da virtuelle Karten das Risiko des Verlusts oder Diebstahls physischer Karten verringern.
Nachladbare Prepaid-Karten
Nachladbare Karten sind praktisch für laufende Ausgaben. Unternehmen können diese Karten nach Bedarf aufladen und geben Mitarbeitern, die häufig geschäftsbezogene Zahlungen tätigen, Flexibilität. Diese Option ist praktisch für Vertriebsteams oder Abteilungen mit schwankenden Budgetanforderungen.
Einmalige Prepaid-Karten
Diese Karten werden mit einem festen Betrag für den einmaligen Gebrauch geladen. Sie eignen sich hervorragend für spezifische, begrenzte Ausgaben, wie z.B. einen einmaligen Kauf oder projektbezogene Kosten. Sobald das Guthaben aufgebraucht ist, kann die Karte nicht mehr verwendet werden, was eine strenge Kontrolle über die Mittel sicherstellt.
Was sind die Vorteile für Unternehmen, die Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten verwenden?
Ausgabenkontrolle
Prepaid-Karten geben Unternehmen die Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter. Mit im Voraus festgelegten Limits eliminieren Sie Überraschungen und halten die Ausgaben vorhersehbar. Selbst große Unternehmen finden darin einen Wert, was das Budgetieren über mehrere Abteilungen hinweg handhabbar macht.
Zeitersparende Funktionen
Das Erstellen von Ausgabenberichten wird zum Kinderspiel. Anstatt Belege zu sammeln und Erstattungsanträge einzureichen, können Mitarbeiter Ausgaben digital über eine verbundene App einreichen. Belege werden sofort erfasst, was besonders für beschäftigte Teams nützlich ist.
Verbessertes Cashflow-Management
Unternehmen kämpfen oft mit dem Cashflow, wenn Erstattungen ausstehen. Prepaid-Karten lösen dieses Problem, indem sie sicherstellen, dass Mittel nur ausgegeben werden, wenn sie geladen sind. Unternehmen können den Cashflow genauer prognostizieren und unnötige Kredite vermeiden.
Sicherheit
Prepaid-Karten sind sicher, mit PIN-Schutz, Transaktionsbenachrichtigungen und der Möglichkeit, Karten sofort zu sperren oder zu blockieren. Sie reduzieren auch die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter Bargeld mit sich führen, was das Risiko von Diebstahl oder Betrug minimiert.
Flexibilität für Mitarbeiter
Mitarbeiter müssen nicht mehr persönliche Mittel für Geschäftsausgaben verwenden, was stressig und unpraktisch sein kann. Prepaid-Karten ermöglichen es ihnen, notwendige Einkäufe zu tätigen, ohne auf Erstattung warten zu müssen, was die Moral und Produktivität steigert.
Top-Anbieter von Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten
Soldo
Merkmale: Soldo bietet leistungsstarke Funktionen wie Budgetkontrollen, automatische Ausgabenverfolgung und einfache Integration mit Buchhaltungssoftware wie Xero und QuickBooks.
Vorteile: Bis zu 30 Benutzer können 40 aktive Karten haben. Unternehmen können auch eine 30-tägige kostenlose Testversion genießen, bevor sie sich für den Service entscheiden.
Kosten: Die Pläne beginnen bei 5 £ pro Monat und Benutzer, was es für kleine und mittlere Unternehmen kostengünstig macht.
Pleo
Virtuelle Kartenoptionen: Pleo bietet physische und virtuelle Karten für Online-Transaktionen und Abonnements.
Echtzeit-Benachrichtigungen: Manager werden bei jeder Transaktion benachrichtigt, und Mitarbeiter können bis zu 1 % Cashback auf berechtigte Ausgaben erhalten.
Kosten: Die monatliche Preisgestaltung beginnt bei 10 £ pro Benutzer, mit Optionen zur Skalierung, wenn das Unternehmen wächst.
Spendesk
Zentralisiertes Management: Spendesk macht das Ausgabenmanagement einfach, indem es Administratoren ermöglicht, Limits festzulegen und Transaktionen von einem einzigen Dashboard aus zu verfolgen.
Integrationsmöglichkeiten: Funktioniert nahtlos mit Sage, Xero und anderen Buchhaltungsplattformen.
Automatische Belegerfassung: Mitarbeiter können Belege direkt über die App hochladen, was den Papierkram reduziert.
Equals Money
Internationale Transaktionen: Equals Money wird in über 190 Ländern akzeptiert und unterstützt mehrere Währungen, was es ideal für globale Unternehmen macht.
Wettbewerbsfähige Gebühren: Bietet Cashback auf Einkäufe und erhebt niedrigere Gebühren im Vergleich zu traditionellen Banken.
Kundensupport: Hoch bewertet für seinen Kundenservice, was es zu einer zuverlässigen Option für Unternehmen jeder Größe macht.
Wise Business
Mehrere Währungen: Wise Business-Karten sind perfekt für Unternehmen, die mit ausländischen Transaktionen umgehen, und unterstützen über 50 Währungen.
Erschwinglich: Bekannt für einige der niedrigsten Umrechnungsgebühren, was Unternehmen bei internationalen Ausgaben Geld spart.
Unbegrenzte Benutzer: Unternehmen können Karten an so viele Mitarbeiter ausgeben, wie sie benötigen, ohne zusätzliche Benutzergebühren.
Faktoren, die bei der Auswahl einer Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarte zu berücksichtigen sind
Mögliche Gebühren
Achten Sie auf mögliche Kosten wie monatliche Abonnementgebühren, Transaktionsgebühren und Geldautomatenabhebungsgebühren. Einige Anbieter haben auch versteckte Kosten, daher ist es wichtig, das Kleingedruckte zu lesen. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen 10 £ pro Monat und Benutzer zahlen, aber bei internationalen Gebühren sparen, wenn es sich für eine Karte wie Wise Business entscheidet.
Kartenfunktionen
Suchen Sie nach Funktionen, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Einige Karten bieten Ausgabenkontrolle, Echtzeit-Benachrichtigungen und Buchhaltungsintegration. Andere können zusätzliche Vorteile wie Cashback oder Vorteile bei Auslandstransaktionen bieten. Wiegen Sie immer die Vor- und Nachteile basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen ab.
Benutzerfreundlichkeit
Wählen Sie einen Kartenanbieter mit einer intuitiven Benutzeroberfläche. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Belege einzureichen und ihre Guthaben einfach zu überprüfen. Ebenso sollten Finanzteams das Überwachen von Ausgaben und das Erstellen von Berichten als einfach empfinden.
Integration mit Buchhaltungssoftware
Nahtlose Integration mit Plattformen wie Xero, Sage oder QuickBooks kann Arbeitsstunden einsparen. Diese Funktion stellt sicher, dass alle Ausgaben automatisch kategorisiert werden, was die Buchhaltung vereinfacht und das Risiko von Fehlern reduziert.
Sicherheit und Compliance
Sicherheit ist von größter Bedeutung. Suchen Sie nach Karten mit Funktionen wie PIN-Schutz, Datenverschlüsselung und der Möglichkeit, eine verlorene oder gestohlene Karte sofort zu sperren. Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist ebenfalls entscheidend, insbesondere für größere Unternehmen mit komplexen Finanzoperationen.
Wie implementiert man Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten in Ihrem Unternehmen?
Ein Konto einrichten
Beginnen Sie mit der Auswahl eines Anbieters und der Einrichtung eines Kontos. Die meisten Unternehmen bieten einen einfachen Onboarding-Prozess, der weniger als 15 Minuten dauert. Sie können dann Guthaben aufladen und Karten an Mitarbeiter zuweisen. Zum Beispiel ermöglichen Pleo und Spendesk einfache Guthabenaufladungen und eine unkomplizierte Kartenausgabe.
Verteilung der Karten an Mitarbeiter
Entscheiden Sie, wer eine Karte benötigt und zu welchem Zweck. Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise nur virtuelle Karten für Online-Abonnements, während andere physische Karten für Reisen benötigen. Schulen Sie sie im Umgang mit den Karten und im Einreichen von Belegen über die Unternehmens-App.
Erstellung einer Richtlinie
Es ist wichtig, eine klare Ausgabenrichtlinie zu haben, die festlegt, was als zulässige Ausgabe gilt, Ausgabelimits und Richtlinien für verlorene oder gestohlene Karten. Dies verhindert Missbrauch und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind.
Überwachung und Anpassung
Überprüfen Sie regelmäßig die Ausgabemuster und passen Sie die Budgets bei Bedarf an. Wenn eine Abteilung beispielsweise konsequent weniger als ihr zugewiesenes Budget ausgibt, könnten Sie die Mittel reduzieren und sie einer anderen Abteilung zuweisen.
Häufige Missverständnisse über Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten
Begrenzte Funktionalität
Einige glauben, dass Prepaid-Karten weniger funktional sind als herkömmliche Kredit- oder Debitkarten. Tatsächlich bieten sie viele der gleichen Funktionen, einschließlich Online-Zahlungen, Geldautomatenabhebungen und Integration mit digitalen Geldbörsen.
Hohe Gebühren
Ein weiteres Missverständnis ist, dass Prepaid-Karten hohe Gebühren haben. Während einige Anbieter Transaktions- oder Servicegebühren erheben, bieten viele wettbewerbsfähige Tarife. Wise Business beispielsweise hat niedrige Umrechnungsgebühren, die kostengünstiger sind als bei einer traditionellen Bank.
Sicherheitsrisiken
Es gibt das Gerücht, dass Prepaid-Karten weniger sicher sind. Sie bieten jedoch robuste Sicherheitsmerkmale, einschließlich Zwei-Faktor-Authentifizierung, PIN-Schutz und der Möglichkeit, eine Karte sofort zu sperren. Das Risiko der Überschuldung wird ebenfalls eliminiert, da Karten auf vorgeladene Beträge beschränkt sind.
Geschäftskreditkarten vs. Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten: Wie man wählt
Berücksichtigen Sie Ihre finanziellen Prioritäten, wenn Sie online zwischen Geschäftskreditkarten und Prepaid-Mitarbeiter-Ausgabenkarten wählen. Geschäftskreditkarten können helfen, Ihre Kredithistorie aufzubauen und bieten flexibles Ausgeben, können jedoch hohe Zinssätze haben. Im Gegensatz dazu bieten Prepaid-Karten strikte Ausgabenkontrollen und sind online einfacher zu verwalten, was sie ideal für budgetbewusste Unternehmen macht. Bewerten Sie Ihren Cashflow, Ihre Ausgabengewohnheiten und langfristigen Ziele, um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
FAQs
Was ist eine Prepaid-Ausgabenkarte?
Eine Prepaid- oder Geschäftsausgaben- oder Unternehmens-Prepaid-Karte ist ein nachladbares Finanzinstrument, das es Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiterausgaben effektiv zu verwalten und zu kontrollieren. Unternehmen laden Geld auf diese Karten, und Mitarbeiter verwenden sie für berufliche Einkäufe. Im Gegensatz zu Kreditkarten verhindern Prepaid-Ausgabenkarten eine Überschuldung, da die Ausgaben auf den vorgeladenen Betrag beschränkt sind. Diese Karten vereinfachen das Ausgabenmanagement und verbessern die Budgetübersicht.
Kann ich eine Debitkarte für meine Mitarbeiter bekommen?
Ja, Unternehmen können Mitarbeitern Debitkarten ausstellen, die jeweils auf den Namen des Mitarbeiters lauten. Diese Karten funktionieren wie reguläre Debit- oder Kreditkarten für geschäftsbezogene Einkäufe. Das zugehörige System bietet ein intuitives Dashboard, um Ausgabenregeln festzulegen, Geld zu transferieren und Transaktionsberichte anzuzeigen. Dies ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben effektiv zu überwachen und zu kontrollieren. Es ist eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiterausgaben und Finanzmanagement zu optimieren.
Wofür wird eine PEx-Karte verwendet?
PEx-Karten sind für Unternehmen mit verteilten Arbeitskräften oder Freiwilligen konzipiert, um Ausgaben effizient zu verwalten. Sie bieten eine Plattform zur Verteilung von Prepaid-Karten und zur Festlegung von Nutzungskontrollen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Das System ermöglicht Administratoren, Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und bietet eine zusätzliche Aufsichtsebene. Darüber hinaus vereinfachen PEx-Karten die Abstimmung von Ausgaben und machen den Finanzprozess reibungsloser. Sie sind ideal für Organisationen, die flexible und sichere Ausgabenlösungen benötigen.
Was sind Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben?
Vorausbezahlte Ausgaben sind Kosten, die im Voraus für zukünftige Leistungen bezahlt werden. Häufige Beispiele sind Mietverträge, Mieten und Versicherungsprämien. Unternehmen können auch im Voraus für Anwaltsgebühren, Werbedienstleistungen oder Mitarbeitergehälter bezahlen. Leasingverträge für Ausrüstungen und geschätzte Steuern sind weitere Beispiele, die in diese Kategorie fallen. Diese vorausbezahlten Kosten helfen, den Cashflow zu verwalten und notwendige Dienstleistungen im Voraus zu sichern.
Wofür wird eine Mitarbeiterkarte verwendet?
Mitarbeiterkarten sorgen für rechtzeitige Zahlungen für verschiedene geschäftsbezogene Ausgaben. Sie können verwendet werden, um Materialien zu bestellen oder Reisekosten zu decken, wodurch Verzögerungen und Ineffizienzen reduziert werden. Durch die Bereitstellung dieser Karten gewährleisten Unternehmen reibungslosere Abläufe und verhindern finanzielle Störungen. Sie minimieren auch das Risiko von Cashflow-Problemen und potenziellen Verlusten. Insgesamt sind Mitarbeiterkarten ein praktisches Werkzeug für effizientes Ausgabenmanagement.
