La tarjeta controla cuánto se gasta y quién lo gasta, pero no justifica el gasto. Para eso siguen haciendo falta tres cosas: una política de gastos escrita, la factura a nombre de la empresa y un registro del día, el lugar y el motivo de cada viaje. Si falla una de las tres, la tarjeta solo hace más rápido el problema.
Reembolso, tarjeta compartida o una tarjeta por empleado
Hay tres formas habituales de pagar los gastos del equipo, y cada una reparte el trabajo y el riesgo de manera distinta.
| Reembolso con nota de gastos | Una tarjeta compartida | Una tarjeta por persona o equipo | |
|---|---|---|---|
| Quién adelanta el dinero | El empleado | La empresa | La empresa |
| Sabes quién ha gastado qué | Sí, si entrega la nota | Con dificultad | Sí |
| Si la tarjeta se pierde o se filtra | No afecta a la empresa | Afecta a todos los pagos | Solo a esa tarjeta |
| Trabajo administrativo | Alto | Medio | Bajo, si hay una política clara |
El reembolso sigue teniendo sentido para gastos muy esporádicos. Pero si alguien viaja cada mes, adelantar cientos de euros de su bolsillo y esperar a la nómina siguiente genera fricción. La tarjeta compartida resuelve el adelanto, pero mezcla a todo el equipo en el mismo extracto y obliga a bloquear todos los pagos si algo falla.
Cómo configurar las tarjetas antes de repartirlas
El control no lo da la tarjeta, sino cómo la configuras el primer día:
- Una tarjeta por persona o por función. Una para cada comercial que viaja y otra para cada uso fijo, como publicidad o software. Así cada extracto tiene un solo responsable.
- Un límite pensado para su uso real. El límite de un comercial debe cubrir una semana normal de viaje, no la peor imaginable. Si un mes hace falta más, se sube puntualmente.
- Virtual para lo online, física para lo presencial. Las virtuales sirven para suscripciones, reservas y compras online. La física hace falta para hoteles o alquiler de coches que la exigen y para sacar efectivo.
- Categorías desde el principio. Si cada movimiento se clasifica (viaje, manutención, software), el cierre de mes es revisar, no reconstruir.
- Una revisión fija. Por ejemplo, cada viernes: quien gestiona las finanzas repasa los movimientos de la semana y pide lo que falte.
Antes de elegir proveedor, pregunta también qué controles ofrece además del límite: si la tarjeta puede ir a nombre de cada empleado, si este puede ver solo su tarjeta en la aplicación, y si se pueden bloquear los cajeros o ciertos tipos de comercio.
Qué debe decir la política de gastos
La política es lo que convierte un gasto discutible en una conversación sencilla. No hace falta que sea larga, pero sí que esté por escrito y que cada empleado con tarjeta la firme al recibirla. Como mínimo, debería responder a esto:
- Qué se puede pagar. Por ejemplo: transporte, alojamiento y comidas en viajes de trabajo, comidas con clientes y las herramientas asignadas a cada persona.
- Qué no se puede pagar. Gastos personales, multas de tráfico y cualquier compra fuera de la actividad del puesto.
- Cuánto. El límite de cada tarjeta y, si la empresa fija un importe máximo por comida o por noche de hotel, cuál es.
- Qué justificante hay que entregar y en qué plazo. La factura completa a nombre de la empresa, con el motivo del gasto, en un plazo concreto (por ejemplo, cinco días hábiles).
- Qué pasa si se paga algo personal por error. Avisar el mismo día y devolver el importe por transferencia en un plazo fijado.
- Qué pasa con el mal uso. Que el uso indebido puede tener consecuencias disciplinarias, según el convenio colectivo aplicable.
- Qué ocurre al dejar la empresa. La devolución de la tarjeta física y la entrega de los últimos justificantes.
Si tu convenio colectivo regula las dietas o los gastos de viaje, la política debe respetarlo. El convenio fija lo que la empresa tiene que pagar. La normativa fiscal solo dice qué parte está exenta de impuestos.
Justificar los gastos: lo que la tarjeta no sustituye
El extracto de la tarjeta prueba que se ha pagado, no qué se ha comprado ni para qué. Hacienda pide dos cosas distintas.
La factura, a nombre de la empresa
Para deducir el IVA y registrar el gasto, el documento válido es la factura con la razón social, el NIF y el domicilio de la empresa. El ticket del restaurante o del taxi no basta si el proveedor no añade esos datos. Explicamos el detalle en la guía sobre qué hacer con las facturas y el IVA al pagar con tarjeta.
En la práctica, el error más común es que el empleado pida la factura a su nombre. Inclúyelo en la política y, si tu proveedor lo permite, que cada factura se adjunte al movimiento de la tarjeta en el momento.
La prueba del viaje la tiene la empresa
El artículo 9 del Reglamento del IRPF dice que el pagador debe acreditar el día y el lugar del desplazamiento, además de su razón o motivo. El Tribunal Supremo lo confirmó en su sentencia de 29 de enero de 2020 (recurso 4258/2018): cuando Hacienda revisa si unas dietas están exentas, debe pedir las pruebas a la empresa, no al trabajador. Lo ha repetido en sentencias posteriores.
Eso significa que la empresa necesita un registro que cuadre con los movimientos de la tarjeta: quién viajó, a dónde, qué día y para qué (la visita a un cliente, una feria, una obra). Una línea en una hoja compartida o un campo de notas en cada movimiento suele bastar, siempre que se rellene en el momento y no meses después.
Dietas y tarjeta de empresa: cómo encajan
Cuando un empleado se desplaza por trabajo a otro municipio, la empresa puede compensarle la manutención y el alojamiento. Estas son las cantidades que el artículo 9 del Reglamento del IRPF considera exentas para los empleados en 2026:
| Concepto | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Manutención, con noche fuera | 53,34 € al día | 91,35 € al día |
| Manutención, sin noche fuera | 26,67 € al día | 48,08 € al día |
| Alojamiento | El importe que se justifique | El importe que se justifique |
| Vehículo propio | 0,26 € por km, más peajes y aparcamiento justificados | Igual |
El importe por kilómetro es el fijado por la Orden HFP/792/2023. Además, si el desplazamiento al mismo lugar dura más de nueve meses seguidos, las asignaciones de manutención y estancia dejan de estar exentas.
Con tarjetas en el equipo, hay tres puntos que conviene tener claros:
- No compensar dos veces el mismo gasto. Si la cena se paga con la tarjeta de la empresa, el empleado no debería cobrar además la dieta de esa cena. Lo mismo con el coche: si el combustible se paga con la tarjeta, ese trayecto no debería generar también el kilometraje completo.
- El hotel, con factura. El alojamiento está exento por el importe justificado, sin tope fijo, pero tiene que haber factura del establecimiento.
- Pago directo o dieta: decide con tu gestor cómo se registra. Los límites de la tabla se aplican a las cantidades que la empresa da al trabajador para compensar sus gastos. Cuando la empresa paga directamente con su tarjeta, el tratamiento puede ser distinto, y los criterios no son uniformes. Lo que no cambia es que la empresa debe poder acreditar el día, el lugar y el motivo de cada desplazamiento.
Si un empleado usa la tarjeta para gastos personales
Pasa más por despiste que por mala fe: la tarjeta de empresa y la personal están juntas en el móvil y se elige la que no era. Por eso la política debe prever cómo se devuelve el importe, y conviene que se haga rápido y por escrito.
Si la empresa asume un gasto personal y no lo recupera, puede tener que tratarlo como retribución en especie, es decir, como parte del salario. La Ley del IRPF (artículo 42) define así el uso o la obtención gratuita de bienes o servicios para fines particulares. Eso implica reflejarlo en la nómina y practicar el ingreso a cuenta que corresponda. Coméntalo con tu gestor antes de decidir cómo regularizarlo.
El uso deliberado es otra cosa. Los tribunales han llegado a considerar procedente el despido de un trabajador que usó una tarjeta de la empresa para fines propios. Un ejemplo conocido es la sentencia del TSJ de Cantabria sobre una tarjeta restaurante usada en vacaciones. Una política firmada que diga claramente para qué es la tarjeta es lo que, en un caso así, evita discusiones sobre lo que estaba permitido.
Cuando alguien deja la empresa o pierde la tarjeta
Cuando un empleado se va, haz esto el mismo día:
- Bloquea su tarjeta desde la plataforma, y la virtual también.
- Recupera la tarjeta física.
- Revisa los servicios que pagaba con ella. Bloquear la tarjeta frena los cobros, pero no cancela la suscripción. Si la empresa necesita mantener el servicio, cambia el medio de pago. Si no, cancélalo con el proveedor.
- Pide los últimos justificantes y cierra su registro de viajes.
Si la tarjeta se pierde o aparece un cargo que nadie reconoce, bloquéala de inmediato y avisa a la entidad. Tu protección depende en parte del tamaño de la empresa. Lo explicamos en detalle en la guía sobre qué pasa si aparece un cargo no autorizado en una tarjeta de empresa.
Tarjetas para el equipo con OneMoneyWay
Las tarjetas empresariales de OneMoneyWay son tarjetas Mastercard de débito, de modo que cada pago sale del saldo disponible, no de una línea de crédito. Se gestionan desde una cuenta empresarial en España con IBAN español. Para un equipo, lo relevante es esto:
- Varias tarjetas con límites propios. Puedes crear varias tarjetas, por ejemplo una por departamento, cada una con su propio límite de gasto.
- Movimientos categorizados. Cada gasto se puede clasificar, lo que facilita la conciliación.
- Control desde la plataforma. Puedes bloquear una tarjeta o cambiar su PIN en cualquier momento.
- Virtuales y físicas. Las virtuales se emiten al instante y se pueden añadir a Apple Pay o Google Pay. Las físicas llegan en 1 a 7 días laborables y permiten pagar en tienda y retirar efectivo.
Elige el plan pensando en cuántas personas van a tener tarjeta. Micro (29 € al mes) incluye una tarjeta virtual, así que solo cubre un uso. Starter (49 € al mes) incluye dos virtuales y una física. Business (99 € al mes) incluye virtuales ilimitadas, tres físicas, acceso multiusuario y doble aprobación de pagos. Los precios se facturan anualmente y son orientativos, porque dependen de la facturación y el sector de cada empresa; consulta los precios vigentes.
Para abrir la cuenta, la empresa debe estar registrada en el Reino Unido o en el Espacio Económico Europeo. Los autónomos también pueden solicitarla. OneMoneyWay no es un banco: actúa como agente de Treezor, entidad de dinero electrónico autorizada por la ACPR francesa.
¿Quieres un límite distinto para cada tarjeta?
Fija el límite de gasto de cada tarjeta y bloquéala al momento desde la plataforma.
Preguntas frecuentes
¿Puede una tarjeta de empresa ir a nombre de un empleado?
Depende del proveedor. El titular sigue siendo la empresa, pero muchas entidades permiten emitir cada tarjeta a nombre de la persona que la usa. Pregúntalo antes de contratar, junto con si el empleado puede ver su propia tarjeta en la aplicación.
¿Sirve el extracto de la tarjeta como justificante ante Hacienda?
No por sí solo. El extracto prueba el pago, pero para deducir el IVA hace falta la factura a nombre de la empresa. Para las dietas exentas, la empresa debe poder acreditar además el día, el lugar y el motivo del viaje.
¿Es obligatorio pagar dietas a los empleados que viajan?
Lo que la empresa debe pagar lo fijan el convenio colectivo y el contrato. La normativa del IRPF no obliga a pagar dietas: solo establece qué cantidades quedan exentas de impuestos si se pagan.
¿Qué límite de gasto conviene poner a la tarjeta de un empleado?
El que cubra su uso normal: lo que gasta en una semana o un mes típico, según su puesto. Es mejor subir el límite puntualmente para un viaje concreto que dejar uno alto de forma permanente.
¿Se puede sacar efectivo con una tarjeta de empresa?
Con la tarjeta física, normalmente sí. Si en tu empresa nadie lo necesita, indícalo en la política y, si tu proveedor lo permite, desactiva esa opción. El efectivo es el gasto más difícil de justificar.
