Förstå förbetalda utgiftskort för anställda för smidig utgiftshantering
Visste du att 57% av företagen har problem med att spåra anställdas utgifter, vilket leder till problem med budgetkontroll? Förbetalda utgiftskort för anställda erbjuder en modern lösning som förenklar utgiftshanteringen för både anställda och ekonomiavdelningar. Dessa kort hjälper till att minska administrativt arbete, förbättra ekonomisk översikt och öka säkerheten. Effekten är betydande, med företag som sparar upp till 20% på utgiftsrelaterade kostnader genom att använda förbetalda kort. I detta blogginlägg kommer vi att lära oss hur förbetalda utgiftskort för anställda fungerar, deras fördelar och hur man implementerar dem effektivt i ditt företag.
Vad är förbetalda utgiftskort för anställda?
Förbetalda utgiftskort för anställda är finansiella verktyg som företag utfärdar till sina anställda för att göra arbetsrelaterade inköp. Företag laddar en specifik summa pengar på dessa kort, och anställda använder dem tills medlen tar slut. De fungerar på liknande sätt som betalkort men är begränsade till det förladdade saldot, vilket innebär att det inte finns någon risk för överskridande av budgeten.
Till exempel, tänk dig ett marknadsföringsteam som deltar i en mässa. Företaget utfärdar ett förbetalt utgiftskort till varje teammedlem med 500 £ för resor, måltider och eventrelaterade utgifter. Medlen dras från kortets saldo när teamet gör inköp. Om en medlem försöker spendera mer än de förladdade 500 £, nekas transaktionen, vilket säkerställer att de håller sig inom budget och förhindrar överskridande av utgifter.
Hur skiljer de sig från kredit- och betalkort?
- Förbetalda kort kräver ingen kreditkontroll eftersom de endast använder förladdade medel, vilket gör dem tillgängliga för företag av alla storlekar.
- Till skillnad från traditionella kredit- eller betalkort kan företag sätta specifika gränser där anställda kan spendera fritt.
- Förbetalda kort gör det möjligt för företag att undvika risken för skuld som är förknippad med kreditkort och osäkerheten med återbetalningar från betalkort.
Hur fungerar förbetalda utgiftskort för anställda?
Ladda medel
Företag laddar en specifik summa på det förbetalda kortet. Denna process hanteras vanligtvis via en onlineplattform där administratörer kan fylla på eller ta ut medel på några minuter. Till exempel kan ett företag förladda den nödvändiga summan och justera om ett team har en kommande resa.
Ställa in gränser och kontroller
En av de största fördelarna är att sätta utgiftsgränser. Företag kan bestämma hur mycket anställda kan spendera och var de kan använda kortet. Till exempel kan du begränsa transaktioner till vissa leverantörer eller blockera kontantuttag. Detta säkerställer att medlen endast används för godkända affärsutgifter.
Övervakning och spårning
De flesta leverantörer erbjuder mobilappar eller webbdashboards för att övervaka kortaktivitet i realtid. Detta gör det möjligt för ekonomiavdelningar att spåra varje transaktion, se var medlen spenderas och få varningar för misstänkt aktivitet. Automatiserade rapporteringsfunktioner förenklar ytterligare bokföring och revision.
Typer av förbetalda utgiftskort för anställda
Förbetalda utgiftskort för anställda finns i flera typer, var och en tillgodoser olika företagsbehov. Här är en titt på de vanligaste:
Fysiska förbetalda kort
Dessa är traditionella kort som anställda kan använda för personliga transaktioner och bankomatuttag. De fungerar som betalkort men endast upp till det förladdade saldot, vilket gör dem idealiska för dagliga affärsutgifter som resor, måltider eller kontorsmaterial.
Virtuella förbetalda kort
Virtuella kort existerar endast i digital form och används för online-transaktioner. De är perfekta för företag som hanterar återkommande utgifter som programvaruabonnemang eller online-inköp. Den extra fördelen är ökad säkerhet, eftersom virtuella kort minskar risken för fysisk kortförlust eller stöld.
Påfyllningsbara förbetalda kort
Påfyllningsbara kort är praktiska för löpande utgifter. Företag kan fylla på dessa kort vid behov, vilket ger flexibilitet till anställda som ofta hanterar affärsrelaterade betalningar. Detta alternativ är praktiskt för säljteam eller avdelningar med varierande budgetbehov.
Engångsförbetalda kort
Dessa kort laddas med ett fast belopp för engångsbruk. De är utmärkta för specifika, begränsade utgifter, som ett engångsköp eller en projektbaserad kostnad. När saldot är spenderat kan kortet inte användas igen, vilket säkerställer strikt kontroll över medlen.
Vilka är fördelarna för företag som använder förbetalda utgiftskort för anställda?
Utgiftskontroll
Förbetalda kort ger företag kontroll över anställdas utgifter. Med gränser som sätts i förväg eliminerar du överraskningar och håller utgifterna förutsägbara. Även stora företag finner värde i detta, vilket gör budgetering över flera avdelningar hanterbar.
Tidsbesparande funktioner
Utgiftsrapportering blir enkel. Istället för att samla in kvitton och lämna in återbetalningsanspråk kan anställda lämna in utgifter digitalt via en ansluten app. Kvitton fångas omedelbart, vilket är särskilt användbart för upptagna team.
Förbättrad kontanthantering
Företag har ofta problem med kontantflödet när återbetalningar väntar. Förbetalda kort löser detta problem genom att säkerställa att medel endast spenderas när de är laddade. Företag kan förutse kontantflödet mer exakt och undvika onödig kredit.
Säkerhet
Förbetalda kort är säkra, med PIN-skydd, transaktionsvarningar och möjligheten att frysa eller blockera kort omedelbart. De minskar också behovet av att anställda bär kontanter, vilket minimerar risken för stöld eller bedrägeri.
Flexibilitet för anställda
Anställda behöver inte längre använda personliga medel för affärsutgifter, vilket kan vara stressande och obekvämt. Förbetalda kort gör det möjligt för dem att göra nödvändiga inköp utan att vänta på återbetalning, vilket ökar moral och produktivitet.
De bästa leverantörerna av förbetalda utgiftskort för anställda
Soldo
Funktioner
Soldo erbjuder kraftfulla funktioner som budgetkontroller, automatisk utgiftsspårning och enkel integration med bokföringsprogram som Xero och QuickBooks.
Fördelar
Upp till 30 användare kan ha 40 aktiva kort. Företag kan också njuta av en 30-dagars gratis provperiod innan de binder sig till tjänsten.
Kostnad
Planer börjar från 5 £ per månad per användare, vilket gör det kostnadseffektivt för små och medelstora företag.
Pleo
Virtuella kortalternativ
Pleo erbjuder fysiska och virtuella kort för online-transaktioner och abonnemang.
Notifikationer i realtid
Chefer får varningar för varje transaktion, och anställda kan få upp till 1% cashback på kvalificerade utgifter.
Kostnad
Månadspriser börjar på 10 £ per användare, med alternativ för skalning när företaget växer.
Spendesk
Centraliserad hantering
Spendesk gör det enkelt att hantera utgifter genom att låta administratörer sätta gränser och spåra transaktioner från en enda dashboard.
Integrationsmöjligheter
Fungerar sömlöst med Sage, Xero och andra bokföringsplattformar.
Automatiserad kvittofångst
Anställda kan ladda upp kvitton direkt genom appen, vilket minskar pappersarbetet.
Equals Money
Internationella transaktioner
Equals Money accepteras i över 190 länder och stöder flera valutor, vilket gör det idealiskt för globala företag.
Konkurrenskraftiga avgifter
Erbjuder cashback på inköp och tar ut lägre avgifter jämfört med traditionella banker.
Kundsupport
Högt rankad för sin kundservice, vilket gör det till ett pålitligt alternativ för företag av alla storlekar.
Wise Business
Flera valutor
Wise Business-kort är perfekta för företag som hanterar utländska transaktioner och stöder över 50 valutor.
Prisvärd
Känd för att ha några av de lägsta konverteringsavgifterna, vilket sparar företag pengar på internationella utgifter.
Obegränsade användare
Företag kan utfärda kort till så många anställda som behövs utan extra användaravgifter.
Faktorer att överväga när du väljer ett förbetalt utgiftskort för anställda
Potentiella avgifter
Var uppmärksam på potentiella kostnader som månadsabonnemangsavgifter, transaktionsavgifter och bankomatuttagsavgifter. Vissa leverantörer har också dolda kostnader, så det är viktigt att läsa det finstilta. Till exempel kan ett företag betala 10 £ per månad per användare men spara på internationella avgifter om de väljer ett kort som Wise Business.
Kortfunktioner
Leta efter funktioner som stämmer överens med dina affärsbehov. Vissa kort erbjuder utgiftskontroll, notifikationer i realtid och bokföringsintegration. Andra kan komma med ytterligare förmåner som cashback eller fördelar vid utländska transaktioner. Väg alltid fördelarna och nackdelarna baserat på dina specifika krav.
Enkel användning
Välj en kortleverantör med ett intuitivt användargränssnitt. Anställda ska enkelt kunna lämna in kvitton och kontrollera sina saldon. Likaså bör ekonomiavdelningar finna det enkelt att övervaka utgifter och generera rapporter.
Integration med bokföringsprogram
Sömlös integration med plattformar som Xero, Sage eller QuickBooks kan spara arbetstimmar. Denna funktion säkerställer att alla utgifter kategoriseras automatiskt, vilket förenklar bokföringen och minskar risken för fel.
Säkerhet och efterlevnad
Säkerhet är avgörande. Leta efter kort med funktioner som PIN-skydd, datakryptering och möjligheten att frysa ett förlorat eller stulet kort omedelbart. Efterlevnad av finansiella regler är också avgörande, särskilt för större företag med komplexa finansiella operationer.
Hur implementerar du förbetalda utgiftskort för anställda i ditt företag?
Ställa in ett konto
Börja med att välja en leverantör och ställa in ett konto. De flesta företag erbjuder en enkel onboarding-process som tar mindre än 15 minuter. Du kan sedan ladda medel och tilldela kort till anställda. Till exempel tillåter Pleo och Spendesk enkla medelspåfyllningar och enkel kortdistribution.
Distribuera kort till anställda
Bestäm vem som behöver ett kort och för vilket ändamål. Vissa anställda kan endast behöva virtuella kort för online-abonnemang, medan andra kan behöva fysiska kort för resor. Ge utbildning om hur man använder korten och lämnar in kvitton via företagets app.
Skapa en policy
Det är viktigt att ha en tydlig utgiftspolicy som beskriver vad som anses vara en tillåten utgift, utgiftsgränser och riktlinjer för förlorade eller stulna kort. Detta förhindrar missbruk och säkerställer att alla är på samma sida.
Övervakning och justering
Granska utgiftsmönster regelbundet och justera budgetar vid behov. Till exempel, om en avdelning konsekvent spenderar mindre än sin tilldelade budget, kan du minska medlen och omfördela dem till en annan avdelning.
Vanliga missuppfattningar om förbetalda utgiftskort för anställda
Begränsad funktionalitet
Vissa tror att förbetalda kort är mindre funktionella än traditionella kredit- eller betalkort. I verkligheten erbjuder de många av samma funktioner, inklusive online-betalningar, bankomatuttag och integration med digitala plånböcker.
Höga avgifter
En annan missuppfattning är att förbetalda kort har höga avgifter. Medan vissa leverantörer tar ut transaktions- eller serviceavgifter, erbjuder många konkurrenskraftiga priser. Wise Business, till exempel, har låga konverteringsavgifter som är mer kostnadseffektiva än en traditionell bank.
Säkerhetsrisker
Det finns en myt att förbetalda kort inte är säkra. Men de har robusta säkerhetsfunktioner, inklusive tvåfaktorsautentisering, PIN-skydd och möjligheten att frysa ett kort omedelbart. Risken för överskridande av budgeten elimineras också eftersom korten är begränsade till förladdade belopp.
Företagskreditkort vs förbetalda utgiftskort för anställda: hur man väljer
Överväg dina ekonomiska prioriteringar när du beslutar mellan företagskreditkort och förbetalda utgiftskort för anställda online. Företagskreditkort kan hjälpa till att bygga din kredithistorik och ge flexibel användning, men kan ha höga räntor. Däremot erbjuder förbetalda kort strikta utgiftskontroller och är enklare att hantera online, vilket gör dem idealiska för budgetmedvetna företag. Utvärdera ditt kontantflöde, dina utgiftsvanor och långsiktiga mål för att göra rätt val för ditt företag.
FAQs
Vad är ett förbetalt utgiftskort?
Ett förbetalt eller företagsutgifts- eller företagsförbetalt kort är ett påfyllningsbart finansiellt verktyg som gör det möjligt för företag att effektivt hantera och kontrollera anställdas utgifter. Företag laddar medel på dessa kort, och anställda använder dem för arbetsrelaterade inköp. Till skillnad från kreditkort förhindrar förbetalda utgiftskort överskridande av budgeten eftersom utgifterna begränsas till det förladdade beloppet. Dessa kort förenklar utgiftshantering och förbättrar budgetöversikten.
Kan jag få ett betalkort för mina anställda?
Ja, företag kan utfärda betalkort till anställda, var och en i den anställdes namn. Dessa kort fungerar som vanliga betalkort eller kreditkort för affärsrelaterade inköp. Det associerade systemet ger en intuitiv dashboard för att sätta utgiftsregler, överföra medel och visa transaktionsrapporter. Detta gör det möjligt för företag att effektivt övervaka och kontrollera utgifter. Det är ett enkelt sätt att effektivisera anställdas utgifter och finansiell hantering.
Vad används ett PEx-kort till?
PEx-kort är utformade för företag med distribuerade arbetsstyrkor eller volontärer för att hantera utgifter effektivt. De erbjuder en plattform för att distribuera förbetalda kort och sätta användningskontroller anpassade till företagets behov. Systemet låter administratörer övervaka transaktioner i realtid och tillför ett lager av övervakning. Dessutom förenklar PEx-kort utgiftsavstämning, vilket gör den finansiella processen smidigare. De är idealiska för organisationer som behöver flexibla och säkra utgiftslösningar.
Vad är exempel på förbetalda utgifter?
Förbetalda utgifter är kostnader som betalas i förskott för fördelar som erhålls i framtiden. Vanliga exempel inkluderar leasingavtal, hyra och försäkringspremier. Företag kan också förbetala för juridiska ombud, annonseringstjänster eller anställdas löner. Utrustningsleasing och uppskattade skatter är andra exempel som faller under denna kategori. Dessa förbetalda kostnader hjälper till att hantera kontantflödet och säkerställa nödvändiga tjänster i förväg.
Vad är användningen av ett anställdskort?
Anställdskort säkerställer att betalningar för olika affärsrelaterade utgifter görs i tid. De kan beställa förnödenheter eller täcka resekostnader, vilket minskar förseningar och ineffektivitet. Genom att tillhandahålla dessa kort upprätthåller företag smidigare verksamhet och förhindrar finansiella störningar. De minimerar också risken för problem med kontantflödet och potentiella förluster. Sammanfattningsvis är anställdskort ett praktiskt verktyg för effektiv utgiftshantering.
