En guide till att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon
Visste du att över 80% av de globala transaktionerna 2023 var digitala, drivna av ökningen av kontantlösa betalningstrender? Med miljontals kunder som söker bekvämlighet behöver företag erbjuda säkra, effektiva alternativ. Enbart i Storbritannien har 90% av vuxna anammat nya betalningsteknologier, vilket visar övergången mot virtuella lösningar. När företag letar efter sätt att ligga steget före i denna digitala ekonomi erbjuder att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon oöverträffad flexibilitet. Detta inlägg utforskar hur telefonbetalningar fungerar, deras fördelar och viktiga säkerhetsrutiner för att hålla transaktioner säkra och effektiva.
Förstå telefonbetalningar för företag
Kreditkortsbetalningar gjorda via telefon, vanligtvis kända som Mail Order/Telephone Order (MOTO) transaktioner, innebär att kunder lämnar sina kortuppgifter via telefon. Denna metod är fördelaktig för företag där transaktioner ansikte mot ansikte inte är genomförbara. Några av de branscher som ofta förlitar sig på telefonbetalningar inkluderar:
- Tjänstebaserade företag
- Professionella som konsulter, terapeuter och evenemangsplanerare måste ofta acceptera betalningar på distans.
- Fjärrförsäljning
- Företag som säljer produkter via telefon kan snabbt avsluta affärer och ta emot betalningar omedelbart.
- Restauranger och takeaways
- Många matställen låter kunder betala för sina beställningar via telefon för snabbare leveransservice.
- Medicinska praktiker
- Kliniker och privata praktiker använder telefonbetalningar för att debitera för möten, särskilt för fjärrkonsultationer.
Metoder för att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon
Företag har flera metoder tillgängliga för att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon. Varje teknik har sina egna fördelar, och valet beror i hög grad på företagets storlek och dess specifika behov.
Använda en virtuell terminal
En virtuell terminal är en säker, webbaserad betalningsbehandlingsapplikation som tillåter företag att manuellt mata in en kunds kortuppgifter. Den är tillgänglig från vilken enhet som helst med internetanslutning, vilket eliminerar behovet av extra hårdvara som kortläsare.
Virtuella terminaler integreras sömlöst med affärsverktyg som bokföringsprogram för att förenkla bokföringen. Populära leverantörer inkluderar Stripe, PayPal och Square, som alla erbjuder unika funktioner för att effektivt passa olika affärsbehov.
Så här fungerar det:
- Logga in på den virtuella terminalen.
- Använd en bärbar dator, stationär dator eller surfplatta för att komma åt betalningsplattformen som tillhandahålls av din handlartjänst.
- Mata in betalningsinformation
- Manuellt mata in kundens kortnummer, utgångsdatum och CVV-kod. De flesta virtuella terminaler kräver också att du anger kundens faktureringsadress.
- Granska och bekräfta
- Dubbelkolla informationen med kunden för att säkerställa noggrannhet och undvika fel.
- Behandla betalningen
- Klicka på ‘Processa betalning’ och vänta på bekräftelse. Vissa plattformar kan omedelbart meddela om transaktionen lyckades eller avslogs.
Använda MOTO-aktiverade kortmaskiner
Om du föredrar fysisk hårdvara är en MOTO-aktiverad kortmaskin ett annat alternativ. Dessa maskiner är utformade för att hantera transaktioner där kortinnehavaren inte är närvarande.
MOTO-aktiverade maskiner är säkra och pålitliga, med inbyggda säkerhetsfunktioner som förbättrar transaktionssäkerheten. De erbjuder bekantskap, vilket gör dem lätta att använda för företag som redan är vana vid kortläsare. Detta alternativ kan dock kräva ytterligare installationskostnader och personalutbildning för att effektivt hantera telefonbetalningar.
Så här fungerar de:
- Mata in transaktionsbeloppet
- Mata in den totala kostnaden i kortmaskinen, inklusive eventuella tillämpliga skatter och avgifter.
- Mata in kundens kortuppgifter
- Manuellt mata in kortnummer, utgångsdatum och CVV-kod.
- Adressverifiering
- Vissa maskiner kräver adressverifiering för att minska risken för bedrägerier. Detta steg innebär att matcha faktureringsadressen som kunden lämnat med adressen som finns hos kortutgivaren.
Använda en mobil kreditkortsbehandlingsapp
För småföretag eller de som är på språng är mobila kreditkortsbehandlingsappar ett prisvärt och bekvämt alternativ. Dessa appar förvandlar din smartphone eller surfplatta till en virtuell kortläsare, vilket gör att du kan mata in kortinformation manuellt.
För att använda en mobilapp för telefonbetalningar:
- Öppna appen och välj ‘Manuell kortinmatning.’
- Mata in kortuppgifterna och transaktionsbeloppet.
- Bekräfta informationen och tryck på ‘Debitering’ för att slutföra betalningen.
Mobilappar är utmärkta för företag som behöver ta betalningar på språng, som mobila tjänsteleverantörer eller pop-up-butiker.
Kostnader förknippade med kreditkortsbetalningar via telefon
Att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon medför olika kostnader. Dessa avgifter kan lägga sig, så det är viktigt att förstå de ekonomiska konsekvenserna.
Transaktionsavgifter för telefonbetalningar
Telefontransaktioner medför högre avgifter än betalningar ansikte mot ansikte på grund av ökad bedrägeririsk. Virtuella terminaler från leverantörer som Stripe och Square tar ut 2,5% till 3% per transaktion, vilket motsvarar upp till £3 på en £100-betalning. MOTO-aktiverade maskiner tar ut mellan 2,75% och 3,5%, vilket motsvarar £17,50 på en £500-transaktion.
Månads- och tilläggskostnader
Vissa leverantörer tar ut en fast månadsavgift för virtuella terminaler, som Lloyds Bank Cardnet på £10 plus moms, medan andra varierar från £5 till £30. Ytterligare kostnader kan inkludera AVS- och CVV-kontroller för bedrägeriförebyggande, investering i PCI DSS-efterlevnad och avgifter för snabbare avvecklingsalternativ, såsom överföringar av medel nästa dag.
Säkerhetsåtgärder och PCI DSS-efterlevnad
Säkerheten för kunddata bör vara en högsta prioritet för alla företag som accepterar kreditkortsbetalningar via telefon. Att inte implementera rätt säkerhetsåtgärder kan leda till dataintrång, böter och förlust av kundförtroende.
PCI DSS-efterlevnad
Betalningskortsindustrins datasäkerhetsstandarder (PCI DSS) är viktiga säkerhetsprotokoll för företag som hanterar kreditkortsdata. Efterlevnad gäller för små och stora företag, vilket kräver strikta åtgärder för att skydda kortinnehavarens information. Viktiga krav inkluderar att använda kryptering för dataöverföring, upprätthålla säkra system och kontinuerligt övervaka nätverk för ovanlig aktivitet. Icke-efterlevnad medför allvarliga konsekvenser, inklusive böter från £5,000 till £100,000 per månad och kostsamma dataintrång som kan skada ett företags rykte och leda till miljontals i finansiella förluster.
Dataskyddspraxis
Robusta dataskyddspraxis är avgörande för att upprätthålla säkerhet i telefonbetalningar. Företag bör aldrig lagra känsliga data, såsom CVV-koder, och endast behålla nödvändig information för transaktionsbehandling. Krypteringsteknik måste användas på virtuella terminaler och kortmaskiner för att skydda kortuppgifter. Dessutom hjälper regelbundna säkerhetsrevisioner att identifiera sårbarheter och säkerställa efterlevnad av PCI DSS-standarder. Dessa proaktiva åtgärder minskar risken för dataintrång avsevärt och säkerställer att företag förblir pålitliga och säkra för sina kunder.
AVS- och CVV-kontroller
Adressverifieringstjänst (AVS) och kortverifieringsvärde (CVV) kontroller är avgörande för att minska bedrägerier. AVS bekräftar att faktureringsadressen som kunden lämnat matchar den som är registrerad hos kortutgivaren, medan CVV-kontrollen verifierar den tresiffriga säkerhetskoden på baksidan av kortet. Tillsammans kan dessa kontroller minska sannolikheten för bedrägliga transaktioner med upp till 40%. Företag som implementerar AVS- och CVV-kontroller lägger till ett extra skyddslager, vilket gör det svårare för obehöriga användare att utnyttja kortinnehavarens information.
Utbilda personal
Medarbetarutbildning är en nyckelkomponent för att upprätthålla datasäkerhet och förhindra mänskliga fel. Personal bör läras att hantera känslig information försiktigt, såsom att aldrig skriva ner eller dela kortuppgifter. De måste också förstå rätt protokoll vid ett dataintrång, med en tydlig plan som beskriver deras roller och ansvar. Regelbundna utbildningssessioner håller alla uppdaterade om bästa praxis och nya hot, vilket säkerställer att teamet förblir informerat och vaksamt. Välutbildade medarbetare är avgörande för att skydda kortinnehavarens information och upprätthålla övergripande säkerhet.
Steg-för-steg-guide för att acceptera betalningar via telefon
Att bearbeta betalningar via telefon kan verka skrämmande, men att följa dessa steg kommer att säkerställa en smidig och säker transaktion:
Förbered din virtuella terminal eller kortmaskin
Säkerställ att din utrustning är inställd och fungerar korrekt. Kontrollera internetanslutningen och se till att din enhet är säker.
Ring kunden och begär kortuppgifter
Var artig och förklara betalningsprocessen för kunden. Be om kortnummer, utgångsdatum, CVV-kod och faktureringsadress. Försäkra dem om att deras information kommer att hanteras säkert.
Mata in transaktionsdetaljer
Mata in betalningsbeloppet, kortnumret och andra nödvändiga detaljer i din virtuella terminal eller MOTO-aktiverade kortmaskin. Dubbelkolla all information för att säkerställa noggrannhet. Det är viktigt att upprepa detaljerna tillbaka till kunden för att bekräfta dem. Detta steg hjälper till att förhindra fel och försäkrar kunden om att du hanterar deras betalning korrekt.
Bearbeta betalningen
Klicka på ‘Processa betalning’ på den virtuella terminalen eller tryck på rätt knapp på din kortmaskin. Vänta på bekräftelse att betalningen har accepterats. I vissa fall kan systemet ta några ögonblick för att godkänna eller avvisa transaktionen. Om betalningen avvisas, informera kunden artigt och föreslå att de försöker med ett annat kort eller betalningsmetod.
Ge ett kvitto och behåll register
Erbjud att skicka ett kvitto via e-post eller textmeddelande, beroende på kundens preferens. Att skicka ett digitalt kvitto är inte bara bekvämt för kunden utan hjälper dig också att behålla korrekta register utan att generera pappersavfall. Se till att hålla register över transaktionen i ett säkert system för bokföringsändamål och framtida referens. Se dock till att känsliga kortdata inte lagras för att upprätthålla PCI DSS-efterlevnad.
Vanliga bekymmer och hur man hanterar dem
Även med bästa praxis på plats har företag ofta bekymmer om telefonbetalningar. Här är hur man effektivt hanterar vanliga problem:
Bedrägeri och säkerhetsrisker
Bedrägeri är ett legitimt bekymmer, särskilt eftersom telefonbetalningar kategoriseras som “kort-not-present” transaktioner, som medför en högre risk för bedräglig aktivitet. Här är hur man minskar dessa risker:
Använd AVS- och CVV-kontroller
Dessa säkerhetsåtgärder hjälper till att verifiera transaktionens legitimitet. Till exempel säkerställer en AVS-kontroll att faktureringsadressen matchar den som finns hos banken.
PCI-efterlevnad
Att upprätthålla efterlevnad av PCI DSS-standarder är icke-förhandlingsbart. Detta inkluderar att använda säkra system, inte lagra känsliga kortuppgifter och genomföra regelbundna säkerhetsrevisioner.
Övervaka för varningssignaler
Var vaksam för tecken på bedrägeri, som en kund som lämnar ofullständig information eller gör ovanligt stora beställningar.
Fel vid manuell inmatning
Manuell inmatning av kortuppgifter ökar risken för fel, vilket kan leda till avvisade transaktioner eller tvister. För att minimera misstag:
Dubbelkolla med kunden
Upprepa kortnumret, utgångsdatumet och CVV-koden tillbaka till kunden innan du bearbetar betalningen.
Använd kvalitetsutrustning
Säkerställ att din virtuella terminal eller kortmaskin är pålitlig och lätt att använda. Föråldrad eller felaktig utrustning kan öka sannolikheten för fel.
Dataskyddsregler
Att följa dataskyddsregler, såsom Storbritanniens dataskyddslag, är avgörande. Företag måste säkerställa att de hanterar kundinformation ansvarsfullt och säkert. Underlåtenhet att följa kan resultera i betydande straff. Här är några steg för att förbli kompatibel:
Begränsa åtkomst
Endast auktoriserad personal bör ha tillgång till betalningsbehandlingssystemet.
Säker lagring
Använd krypterade databaser för att lagra transaktionsregister och lagra aldrig känslig kortinformation.
Fördelar med att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon
Förbättrat kassaflöde
Betalningar behandlas omedelbart, vilket innebär att du tar emot medel snabbare. Till exempel deponerar de flesta betalningsprocessorer medel på ditt konto inom 1 till 3 arbetsdagar.
Bekvämlighet för kunder
Många kunder föredrar enkelheten att betala via telefon, särskilt för återkommande tjänster eller brådskande inköp.
Bredare kundräckvidd
Telefonbetalningar gör att du kan betjäna kunder som inte kan besöka din fysiska plats, inklusive de i olika städer eller till och med utomlands.
Snabbare transaktioner
Telefonbetalningar är snabbare än att vänta på att en check ska lösas in eller att ställa in en banköverföring, vilket sparar både dig och din kund värdefull tid.
Nackdelar med att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon
Högre avgifter
Som nämnts är transaktionsavgifter för telefonbetalningar högre än för transaktioner ansikte mot ansikte. Till exempel kan en betalning på £1,000 medföra en avgift på upp till £35.
Ökad risk för bedrägeri
Eftersom kortinnehavaren inte är närvarande är det lättare för bedragare att använda stulen kortinformation. Företag måste implementera robusta säkerhetsåtgärder för att skydda mot denna risk.
Dataskyddsbekymmer
Att hantera känslig kortinformation via telefon kräver strikt efterlevnad av dataskyddslagar. Även ett mindre dataintrång kan ha allvarliga finansiella och rykte konsekvenser.
Alternativa metoder att överväga
Medan det är bekvämt att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon, finns det alternativa metoder som kan vara mer säkra och effektiva för ditt företag.
Betalningsbegäranslänkar
Istället för att ta kortuppgifter via telefon kan du skicka en betalningsbegäranslänk till kunden via e-post eller SMS. Så här fungerar detta:
- Kunden klickar på länken och anger sin betalningsinformation i en säker onlineportal. Denna metod minimerar risken för dataintrång och manuella inmatningsfel.
- Många virtuella terminalleverantörer, som Square och PayPal, erbjuder möjligheten att generera betalningsbegäranslänkar.
- Betalningsbegäranslänkar är idealiska för företag som vill minska risken för att hantera känsliga data direkt eller för transaktioner som inte kräver omedelbar betalning.
Onlinebetalningsportaler
Att ställa in en onlinebetalningsportal gör det möjligt för kunder att göra betalningar när det passar dem. Dessa portaler är särskilt användbara för företag som hanterar återkommande betalningar eller har en hög volym transaktioner.
- Onlineportaler kan automatisera fakturering och påminnelser, vilket minskar administrativt arbete.
- Många betalningsleverantörer låter dig anpassa din portal med ditt varumärkes färger och logotyp, vilket förbättrar kundupplevelsen.
- Om ditt företag ofta hanterar återkommande kunder eller har en medlemskapsmodell kan en onlineportal förenkla betalningsprocessen.
Framtiden för att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon
Landskapet för kreditkortsbetalningar utvecklas snabbt, med teknologiska framsteg och förändrade konsumentpreferenser som omformar traditionella metoder, inklusive telefonbaserade transaktioner. Medan det har varit en stapelvara för många företag att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon, påverkas dess framtid av flera nyckeltrender:
Övergång till digitala och kontaktlösa betalningar
Konsumenter föredrar alltmer digitala och kontaktlösa betalningsmetoder framför traditionella telefonbetalningar. Ökningen av mobila plånböcker, såsom Apple Pay och Google Pay, gör det möjligt för användare att lagra kortinformation säkert på sina enheter, vilket underlättar snabba och bekväma transaktioner. Denna trend är särskilt uttalad bland yngre generationer; till exempel visade en undersökning 2023 att 70% av Gen Z föredrar kontantlösa transaktioner, med endast 10% som använder kontanter som sin primära betalningsmetod.
Förbättrade säkerhetsåtgärder
Säkerhetsbekymmer har alltid varit av största vikt i telefonbaserade kreditkortstransaktioner. Framtiden kommer sannolikt att se striktare efterlevnad av Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) och antagandet av avancerade autentiseringsmetoder. Biometrisk verifiering, såsom fingeravtryck eller ansiktsigenkänning, förväntas bli mer utbredd och lägga till ett extra skyddslager till transaktioner. Till exempel visar införandet av handflatskanningsteknik i Kina potentialen för biometrik i att förbättra betalningssäkerheten.
Integration av artificiell intelligens (AI)
AI är inställt på att spela en betydande roll i framtidens betalningar. Smarta plånböcker drivna av AI kan hantera de flesta dagliga finansiella aktiviteter, lära sig av användarnas vanor för att föreslå eller göra betalningar, budgetera och erbjuda finansiell rådgivning. Denna integration syftar till att ge en sömlös och personlig betalningsupplevelse, vilket potentiellt minskar beroendet av traditionella telefonbetalningar.
Regulatoriska förändringar och efterlevnad
Regulatoriska organ fokuserar alltmer på betalningsindustrin för att säkerställa konsumentskydd och datasäkerhet. Till exempel har den brittiska regeringen publicerat resultat från framtiden för detaljhandelsbetalningsgranskning, vilket återspeglar den växande betydelsen av att få detta rätt i en komplex miljö. Företag måste hålla sig uppdaterade om dessa förändringar och anpassa sina betalningsbehandlingsmetoder därefter.
Minskning av telefonbaserade betalningar
Med spridningen av digitala betalningsplattformar och betoningen på säkerhet förväntas beroendet av telefonbaserade kreditkortsbetalningar minska. Konsumenter och företag graviterar mot mer säkra och effektiva metoder, såsom onlinebetalningsportaler och mobilappar, som erbjuder förbättrade funktioner och användarupplevelser.
Medan telefonbaserade kreditkortsbetalningar har fungerat som ett bekvämt alternativ för många företag, pekar framtiden mot en gradvis minskning av deras användning. Antagandet av digitala, kontaktlösa och AI-drivna betalningslösningar, i kombination med stränga säkerhetsåtgärder och förändrade konsumentpreferenser, styr betalningslandskapet mot mer avancerade och säkra metoder. Företag bör proaktivt anpassa sig till dessa förändringar för att möta kundernas förväntningar och behålla en konkurrensfördel.
Vanliga frågor
Kan jag acceptera kreditkortsbetalning på min telefon?
Ja, de flesta betalningstjänstleverantörer (PSP) och handlarserviceleverantörer (MSP) erbjuder appar som gör det enkelt att acceptera betalningar på din telefon. Vanligtvis behöver du en kreditkortsläsare som ansluter till din telefon, och appen hanterar transaktionen, så att du kan behandla betalningar säkert.
Hur kan jag acceptera kortbetalningar via telefon?
För att acceptera kortbetalningar via telefon, följ dessa steg:
- Ställ in ditt konto med en betalningstjänstleverantör.
- Använd en virtuell terminal för att bearbeta betalningen.
- Ta kundens kortuppgifter via telefon.
- Mata in betalningsinformationen i terminalen.
- Bearbeta betalningen säkert.
- Ge ett kvitto till kunden.
- Behåll korrekta register för din bokföring.
- Hantera data säkert för att följa reglerna.
Hur tar jag emot kreditkortsbetalning utan en maskin?
Du kan använda en virtuell terminal för att ta emot betalningar via telefon. Detta gör att du kan mata in kundens kortuppgifter manuellt och slutföra transaktionen. Din klient ger sin kortinformation, och du hanterar betalningen direkt genom terminalen.
Finns det en app för att acceptera kortbetalningar?
Ja, många appar finns tillgängliga för att hjälpa dig acceptera kortbetalningar. Populära alternativ inkluderar Square, PayPal Here och SumUp. Dessa appar är utformade för att integrera med kreditkortsläsare eller tillåta manuell kortinmatning för bekvämlighet och säkerhet.
Kan jag ge kreditkortsuppgifter via telefon?
Det är viktigt att vara försiktig när du ger ut kreditkortsuppgifter via telefon. Ge endast din information om du initierade samtalet och litar på mottagaren. Undvik att dela ditt kreditkortsnummer om du kontaktades av en okänd eller oidentifierad uppringare.
