För- och nackdelar med periodiserad redovisning för växande företag
Periodiserad redovisning är ett sätt för företag att spåra sin ekonomiska aktivitet mer exakt genom att registrera intäkter och kostnader när de inträffar, inte när pengar faktiskt byter händer. Detta skiljer sig från kontantmetoden, där allt endast noteras när betalning mottas eller görs.
Anledningen till att periodiserad redovisning är viktig är att den ger en tydligare bild av vad som händer med företaget ekonomiskt. Istället för att vänta på att pengar ska komma in, kan företag direkt se vad de har tjänat och vad de är skyldiga. Så här fungerar periodiserad redovisning och varför det kan vara användbart för ditt företag.
Nyckelkoncept inom periodiserad redovisning
Matchningsprincipen
En av kärnidéerna bakom periodiserad redovisning är matchningsprincipen. Detta innebär helt enkelt att ett företag bör registrera kostnader under samma period som intäkterna de hjälpte till att generera registreras. Till exempel, om du tillhandahåller en tjänst i oktober men inte får betalt förrän i november, bör kostnaderna relaterade till den tjänsten ändå registreras i oktober. Detta ger en mer exakt bild av hur mycket vinst företaget gjorde under den perioden.
Intäktsredovisningsprincipen
Det andra nyckelkonceptet är intäktsredovisningsprincipen, vilket innebär att du registrerar intäkter när arbetet är gjort eller produkten är levererad, inte när du får betalt. Så, om du säljer en produkt i maj men inte får betalt förrän i juni, registrerar du ändå den försäljningen i maj eftersom det är då du tjänade pengarna. Detta säkerställer att du inte överdriver eller underskattar hur mycket pengar ditt företag tjänade under en viss period.
Förklarade nyckeltermer
Här är några viktiga termer du kommer att stöta på inom periodiserad redovisning:
- Leverantörsskulder: Detta är de pengar ditt företag är skyldigt andra. Det registreras när du har mottagit varor eller tjänster men ännu inte betalat för dem.
- Kundfordringar: Detta är pengar som andra är skyldiga dig. Det registreras när du har tillhandahållit varor eller tjänster men ännu inte fått betalt.
- Förutbetalda intäkter: Ibland får ett företag betalt innan de levererar en produkt eller tjänst. Dessa pengar registreras som en skuld tills du uppfyller din del av avtalet.
- Förutbetalda kostnader: Dessa är kostnader du har betalat i förväg för saker som hyra eller försäkring som täcker framtida perioder. Du registrerar dem först som tillgångar och sedan som kostnader över tid.
Dessa idéer och termer samverkar för att visa företagets verkliga ekonomiska ställning vid en given tidpunkt, även om pengar ännu inte har flyttats fysiskt.
Periodiserad redovisning vs. kontantredovisning
Hur periodiserad redovisning fungerar
Inom periodiserad redovisning registrerar du transaktioner när de inträffar, även om inga pengar har bytt händer ännu. Till exempel, om ditt företag levererar en produkt i januari men inte får betalt förrän i februari, registrerar du ändå försäljningen i januari eftersom det är då försäljningen gjordes. Detta ger en mer komplett bild av din ekonomiska hälsa, och visar hur mycket du har tjänat och hur mycket du är skyldig vid varje given tidpunkt.
Hur kontantredovisning fungerar
Kontantredovisning är en enklare metod där du endast registrerar saker när pengar faktiskt kommer in eller går ut. Med samma exempel, med kontantredovisning, skulle du registrera försäljningen i februari när betalningen mottas, inte i januari när produkten levererades.
Vilken är bättre?
Kontantredovisning är ofta enklare för små företag eftersom det är enkelt och visar kassaflödet direkt. Men det kanske inte ger den mest exakta bilden av din ekonomiska hälsa över tid, särskilt om du hanterar kreditförsäljning eller långsiktiga projekt. Periodiserad redovisning, även om den är mer komplex, ger en bättre bild av lönsamhet och långsiktig prestation, vilket gör den lämplig för större företag eller företag med mer komplicerade verksamheter.
Fördelarna med periodiserad redovisning
Mer exakt ekonomisk rapportering
En av de största fördelarna är att det ger en mer exakt bild av din ekonomi. Eftersom du registrerar intäkter och kostnader när de inträffar, får du en tydligare uppfattning om hur ditt företag verkligen går, inte bara hur mycket kontanter som finns tillgängliga. Detta gör det lättare att planera för framtiden, förutse trender och fatta informerade beslut.
En tydligare bild av ekonomisk hälsa
Periodiserad redovisning hjälper dig att se helhetsbilden genom att visa hur mycket du har tjänat och hur mycket du är skyldig, även om pengarna ännu inte har bytts. Detta är särskilt hjälpsamt om ditt företag har säsongsvariationer eller om du förlitar dig på kreditförsäljning. Det låter dig förstå lönsamhet bättre och hantera långsiktiga projekt mer effektivt.
Bäst lämpad för vissa branscher
Periodiserad redovisning är särskilt användbar inom branscher som bygg, tillverkning eller professionella tjänster, där projekt kan ta månader att slutföra och betalningar inte alltid kommer direkt. Dessa företag behöver ett system som återspeglar alla deras inkomster och kostnader, även när kontanter inte är omedelbart tillgängliga.
Nackdelarna och utmaningarna med periodiserad redovisning
Det är mer komplext
Periodiserad redovisning kan vara svårare att hantera eftersom det kräver att du spårar fler detaljer, som leverantörsskulder och kundfordringar, förutbetalda intäkter och förutbetalda kostnader. Denna ökade komplexitet innebär att du kanske behöver mer sofistikerad redovisningsprogramvara eller till och med en professionell revisor för att hålla saker organiserade.
Kassaflödesmismatchar
En av de största utmaningarna med periodiserad redovisning är att det kan få ditt kassaflöde att se bättre eller sämre ut än det egentligen är. Eftersom transaktioner registreras när de inträffar, inte när pengar mottas eller betalas, kan dina finansiella rapporter visa att du är lönsam medan du i verkligheten kan ha ont om kontanter. Detta kan göra det knepigt att täcka dagliga utgifter, särskilt om du har kunder som tar lång tid att betala.
Ett exempel på potentiella kassaflödesproblem
Låt oss säga att du slutför ett stort projekt och registrerar 50 000 dollar i intäkter för det. Men betalningen förfaller inte förrän om 90 dagar. Medan dina finansiella rapporter visar att du har tjänat pengar, har du fortfarande inte kontanter för att betala dina räkningar förrän de pengarna faktiskt kommer in. Detta kan skapa en tuff situation om du inte är försiktig med att hantera ditt kassaflöde.
När bör ett företag använda periodiserad redovisning?
Inte alla företag behöver använda periodiserad redovisning, men det är definitivt värt att överväga om ditt företag växer eller om du hanterar mer komplexa transaktioner. Generellt sett, om du har många försäljningar på kredit eller hanterar en högre volym av affärer, kan periodiserad redovisning ge dig en tydligare bild av din ekonomi.
Vissa företag, särskilt större eller börsnoterade företag, är till och med skyldiga enligt lag att använda periodiserad redovisning eftersom det ger en mer exakt bild av deras ekonomiska hälsa. Detta är en del av vad som kallas GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Dessa regler finns för att säkerställa att företag inte bara rapporterar vad de vill, utan istället följer standarder som gör deras ekonomi lättare att förstå och jämföra.
Om du funderar på att byta till periodiserad redovisning är det en bra idé om ditt företag expanderar eller om du är i branscher som detaljhandel, bygg eller professionella tjänster. Dessa typer av företag hanterar ofta långsiktiga projekt eller har många kredittransaktioner, och periodiserad redovisning hjälper dem att hålla bättre koll på sina pengar.
Hur periodiserad redovisning påverkar finansiella rapporter
Balansräkning
På din balansräkning visar periodiserad redovisning saker som pengar du är skyldig men ännu inte har mottagit (kundfordringar) och räkningar du är skyldig men ännu inte har betalat (leverantörsskulder). Detta ger en mer exakt ögonblicksbild av din ekonomiska ställning eftersom det visar både vad du har tjänat och vad du är skyldig, även om kontanter ännu inte har flyttats.
Resultaträkning
Med resultaträkningen registrerar du intäkter och kostnader när de inträffar, inte när du får betalt eller betalar ut. Till exempel, om du säljer en produkt i april men inte får betalt förrän i maj, registreras försäljningen ändå i april. På detta sätt kan du se hur mycket vinst du faktiskt gör under en given period, även om kontanter ännu inte har kommit in.
Kassaflödesanalys
Periodiserad redovisning kan ibland göra din kassaflödesanalys lite knepig. Även om din resultaträkning kan visa att du gör vinst, visar din kassaflödesanalys hur mycket kontanter du faktiskt har tillgängliga. Detta är viktigt eftersom även om ditt företag går bra på papper, kan du fortfarande ha svårt att betala räkningar om du väntar på betalningar från kunder.
Varför detta är viktigt
Periodiserad redovisning ger dig en mycket mer detaljerad bild av din ekonomiska hälsa. Det hjälper dig att se den verkliga situationen så att du kan planera i förväg, fatta smarta beslut och undvika överraskningar när det gäller kassaflöde eller vinster. Att ha denna detaljerade information låter dig göra bättre val om vart ditt företag är på väg.
Tips för att övergå från kontant- till periodiserad redovisning
Att byta från kontantredovisning till periodiserad redovisning kan verka som en stor förändring, men det kan göras smidigt med rätt steg. Här är en enkel guide för att hjälpa dig:
- Granska ditt nuvarande system: Först, ta en ordentlig titt på din nuvarande redovisning. Förstå hur ditt företag hanterar kassaflöde och vinstspårning just nu och se om periodiserad redovisning kan ge dig en bättre förståelse för din ekonomi.
- Uppdatera ditt redovisningssystem: Du behöver justera ditt redovisningssystem för att spåra saker som kundfordringar, leverantörsskulder och förutbetalda intäkter. De flesta moderna redovisningsprogram kan hantera denna övergång enkelt, så se till att du använder programvara som stöder periodiserad redovisning.
- Skaffa professionell rådgivning: Det är en bra idé att prata med en revisor innan du gör bytet. De kan hjälpa dig att förstå hur förändringen kommer att påverka saker som skatter och finansiell rapportering, och de kan guida dig genom övergångsprocessen. En professionell kan se till att allt är korrekt inställt från början.
- Ställ in öppningsbalanser: När du byter till periodiserad redovisning behöver du ställa in öppningsbalanser för saker som kundfordringar och leverantörsskulder. Dessa balanser återspeglar vad ditt företag är skyldigt och vad du är skyldig vid tidpunkten för bytet.
- Håll koll på kassaflödet: Eftersom periodiserad redovisning inte direkt spårar kassaflöde, behöver du hålla ett nära öga på hur mycket faktiskt kontanter som finns tillgängliga för att täcka utgifter. Se till att du regelbundet kontrollerar din kassaflödesanalys för att undvika kassabrist.
Verktyg och resurser för att hantera periodiserad redovisning
Redovisningsprogramvara
Populär redovisningsprogramvara som QuickBooks, Xero och FreshBooks kan hantera periodiserad redovisning smidigt. Dessa program kan automatiskt spåra saker som leverantörsskulder, kundfordringar och förutbetalda intäkter. De skapar också hjälpsamma rapporter som visar hur ditt företag mår ekonomiskt.
Automatisera poster och rapporter
En av de bästa funktionerna med dessa redovisningsverktyg är att de kan automatisera mycket av arbetet åt dig. Om du har återkommande kostnader, som hyra eller prenumerationer, kan programvaran automatiskt registrera dessa poster varje månad. Dessutom kan du generera rapporter med bara några klick, vilket ger dig realtidsinsikter i ditt företags ekonomiska hälsa.
Ytterligare resurser
Det finns också onlinekurser och resurser för att hjälpa dig lära dig mer om periodiserad redovisning. Webbplatser som Coursera, LinkedIn Learning och Udemy erbjuder kurser som förklarar hur man hanterar periodiserad redovisning och utnyttjar redovisningsprogramvara. Dessa resurser är utmärkta för alla som vill fördjupa sin förståelse för företagsfinanser.
Slutliga tankar
Periodiserad redovisning är ett bra val om du vill ha en tydligare och mer komplett bild av ditt företags ekonomi. Även om det är lite mer komplext än kontantredovisning, ger det dig värdefulla insikter i dina intäkter, kostnader och övergripande ekonomiska hälsa. Om ditt företag växer eller hanterar många kreditförsäljningar eller långsiktiga projekt, kan det vara ett smart drag att byta till periodiserad redovisning. Med rätt verktyg och lite hjälp kan du göra övergången smidigt och ställa in ditt företag för bättre långsiktig framgång.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan kontant- och periodiserad redovisning?
Kontantredovisning registrerar transaktioner när pengar faktiskt rör sig—antingen mottagna eller betalda. Periodiserad redovisning, å andra sidan, registrerar transaktioner när de inträffar, oavsett när kontanter byts.
Är en periodisering en debet eller kredit?
En periodisering kan vara antingen en debet eller kredit, beroende på typen av transaktion. Till exempel, periodiserade kostnader är debiteringar eftersom de ökar skulder, medan periodiserade intäkter är krediter eftersom de ökar inkomster.
När krävs periodiserad redovisning?
Periodiserad redovisning krävs ofta för större företag och börsnoterade företag enligt redovisningsstandarder som GAAP. Det är också obligatoriskt för företag med intäkter över en viss tröskel, beroende på landets regleringar.
Påverkar periodiserad redovisning skatter?
Ja, periodiserad redovisning kan påverka när skatter betalas. Eftersom det erkänner inkomster och kostnader när de inträffar (inte när kontanter byts), kan det leda till att betala skatter på intäkter som ännu inte har mottagits.
Kan små företag använda periodiserad redovisning?
Ja, små företag kan använda periodiserad redovisning, särskilt om de vill ha en tydligare bild av sin ekonomiska hälsa. Det kan dock vara mer komplext att hantera än kontantredovisning, vilket är varför vissa små företag väljer kontantredovisning istället.
